施工企業合同審查工作中的問題及對策

■張 波 ■中鐵二十四局集團南昌鐵路工程有限公司，江西 南昌 330002

西方有句諺語：“財富的一半來自合同。”在現代社會市場經濟體系中，合同作為企業從事民商事行為的書面憑證，其起草和審查的結果，直接影響企業權利義務的承擔，決定了企業在其可控范圍內能否保障其自身合法權益。對于施工企業，合同管理則是工程項目管理的核心，貫徹于經營管理的全過程。近年來，隨著工程參與方的法律意識普遍提高，加之合同內容繁雜、文件不規范、風險分配不均、審查體系不健全等原因，導致施工企業合同糾紛逐年上升，牽涉大量管理精力，甚至帶來較大的經濟損失。因此，施工企業加強合同管理工作、提升合同風險防范能力已勢在必行，而合同審查是合同正式簽訂前的必經程序，是企業運用法律手段有效維權的重要手段，其重要性和必要性不言而喻。

1 合同審查工作的基本內容

1．1 合同審查的概念、目的和內容

所謂合同審查，就是按照法律法規、企業管理要求以及當事人的約定對合同的內容、格式進行審核，通過檢查、核對、分析等方法，對合同中存在的法律問題及其他缺陷進行全面把關。合同審查的根本目的是有效保護己方的合法正當權益，其直接目的在于通過對合同進行法律、專業(包括財務、技術等)等不同方面的審查發現問題條款，并進行修改完善以達到減少和避免合同履行爭議，提高合同履約率，達到交易目的;即便發生違約事件，也可以及時避免或減少損失。合同審查主要包括真實性與合法性審查、技術性與經濟性、條款完備性審查、合同結構合理性和體例適用性的審查和語言規范與精確性審查等方面，其中最基本、最核心的是合法性審查，該項內容直接決定著合同是否受法律所保護。

當前，我國判斷合同合法性的法律依據為《民法通則》第58條和《合同法》第52條的規定，同時還有部分相關法律、法規和司法解釋中一些強制性和禁止性規定。在合同審查實務中，一般只要不違反法律法規強制性和禁止性規定，合同合法性就有了一定保障。合同合法性審查主要包括：主體合格性的審查(法人與個人)、合同內容合法性的審查(包括合同名稱、約定的條款、術語等)、合同條款實用性的審查(交易風險、交易性質、訴訟管轄等)和權利義務明確性的審查(條款間的配合性、使權利義務的表述、違約的范疇、違約制裁、歸責方式等)。

1．2 企業合同的審查與管理流程

企業合同管理，是指企業按照合法、規范、科學的要求，對合同的擬定、修改、審查、簽訂、履行、合同糾紛處理以及保管、歸檔等內容進行規范化管理的活動，達到防控企業法律風險，維護企業合法權益的目的。

企業合同審查的一般流程：

(1)申請合同審查并提交相關材料：由公司業務部門或合同簽訂部門向法務部門進行合同送審登記，并填寫合同審查申請表，申請表上應有合同標的、擬簽訂時間、合同審查截止日期、合同承辦人、聯系方式等信息。

(2)法務部門初步審查：由公司法務部人員進行初審，對合同文本進行完善和修訂，并出具合同審查法律意見。審查內容主要有合法性、嚴密性、可行性和合同承辦形式的審核等。

(3)相關部門的聯合會審：根據法務部門初審結果，如屬于普通合同返回申請部門;如屬于重大合同，需報請企業領導并建議召集業務部門、法律部門、審計部門、財務部門等相關部門進行集體會審。其中業務部門和財務部門應審查合同的經濟性、技術性、可行性和安全性;審計部門應審查資金、資產的合法性，價款、酬金和結算的合理性與合法性，索賠條款的合法性。

(4)返還送審業務部門：法務部門審查完畢，通知送審部門領取合同審查法律意見。

(5)更改修改送審程序：對審查完的合同草案，如需變更或修改，需按上述流程重新進行。

(6)審核簽署：法務部門審核后，應將法律意見書、其他部門審核意見連合同草案退還合同承辦人，承辦人報送法人代表或授權人審核簽署。

根據財政部會計司《企業內部控制應用指引16號——合同管理》(財會［2010］11號)及有關解答，合同管理可以分為合同訂立階段的管理和合同履行階段的管理兩個階段，合同訂立階段包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環節;合同履行階段包括合同履行、合同補充和變更、合同結算、合同登記等環節。由此可見，合同審查應屬于合同管理的一個環節，主要體現在合同訂立階段的審查。

2 國有施工企業合同審查的現狀及存在問題分析

當前，整個建筑行業已經對合同管理形成共識，基本認同合同管理是企業管理的關鍵環節，以及規范合同管理是企業提升管理水平和實現利潤最大化的重要手段和有效方法。據初步了解，大多數施工企業都很重視法律風險的規避，設有專門的法律顧問或聘請外部律師進行合同管理工作，基本建立合同管理制度及管理體系。如筆者所在單位出臺了相應的合同管理辦法，初步建立了較為健全的合同“公司、單位(項目部)兩級會簽”審核、合同季度報表、合同聯絡員等制度，擬通過系列規章制度規范合同管理流程，特別是合同審查流程，近年來取得了一定成效。然而，由于國有企業長期以來形成的思想觀念及管理體制存在的深層問題，使得合同管理及審查方面依然存在諸多的不足和盲區：一是管理層重視程度依然不高，員工合同管理意識淡薄，普遍存在“重技術，輕合同”、“重關系，輕法律”等思想，以致各項合同審查制度落實不到位。二是合同審查的前期準備工作不充分，市場調查(如價格、品質)、資信調查(如授權委托書、營業執照、法人身份證明書、資質證書、安全生產許可證等證明文件)不足，致使合同存在重大法律風險。三是法律專業人員欠缺，合同管理人員(大部分為非法律專業人員擔任)總體素質不高，相關的合同管理人員及承辦人員缺乏法律知識培訓，或由于人員流動性導致人員更換頻繁，以致簽訂的合同不嚴謹、不準確，條款不全面、不完整、有缺陷。四是合同的審查流轉程序流于形式，“兩級會簽”制度落實不到，特別是部分項目部對會簽制度不重視或完全忽視，以致該層面事務審查合同不認真、不細致、不貼近市場，甚至還出現過先形成事實履行后簽約或者簽完合同之后才上報審查，以致“兩級會簽”制度失去應有的功能。

3 加強施工企業合同審查工作的措施與方法

3．1 注重合同管理制度體系建設

施工企業合同管理有其特殊性，根據業務劃分，筆者認為應當進一步完善分類歸口審核制度，即是經營部門牽頭審核對業主施工總承包合同，核算部門牽頭審核分包合同，物設部門牽頭審核物資設備采購、租賃合同，工程部門牽頭審核征地拆遷合同，人力資源部牽頭審核勞動、勞務用工合同，法律部門具體負責所有合同合法性審查，并在條件允許情況下對合同的目的性、合法性、平衡性、可操作性和結構的合理性進行總體把控，才能切實提高審查的有效性。對于“兩級會簽”制度必須要深入貫徹，并常抓不懈，由于基層單位、項目部更貼近現場，可以掌握更多的交易習慣，由其相關業務部門先審核后，可以使合同更具有可操作性，然后再由公司相關業務部門專家會審后返回，這樣可以大大減少合同的缺陷，此項制度的關鍵在于貫徹落實，各個環節必須要嚴格把關。企業只有強化合同審查工作，才能從源頭上使合同管理始終處于可控狀態，杜絕合同風險。

3．2 注重合同違約責任、爭議解決條款的審核

合同審核人員應當對合同文本的合法性、經濟型、可行性和嚴密性進行重點審查，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否復合企業的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務等條款是否明確。除此之外，筆者認為，施工企業應當要特別注重合同違約責任和爭議解決條款的審核。一般情況下合同對違約條款的約定越簡單，就越容易出現法律糾紛。根據筆者的工作經歷，大多數施工企業在違約責任條款方面都曾出現過非常大的失誤，特別物資設備采購合同中違約金數額巨大現象時候發生。因此，過高的違約金必須要在合同審查過程中予以杜絕;同時，要充分利用自身的主導地位，盡量給對方違約的情況予以列明，并明確違約金的計算方法或確定違約金的數額，己方的違約責任能不明確的則不明確，若對方強烈要求，則可按法定的計算方法，如約定“逾期付款按銀行同期貸款利率支付違約金，但總額不得超過合同額的5%”等，如此以來可以有效控制風險損失。對于爭議解決條款問題，筆者認為在己方在主導地位的合同中，必須要選擇對自己有利的法院進行管轄，如筆者所在企業一直強制性要求所有合同約定管轄法院為企業所在地的鐵路運輸法院(該法院與企業關聯性很強，對企業十分有利)，如果談判陷入僵局時，寧愿在其它方面做出些讓步，管轄法院必須要確保。

3．3 注重提高審核人員業務能力

一方面，要提高全體員工提高防范法律風險、合同風險的認識，特別是個別領導和業務部門負責人，杜絕或減少個別人擅自訂合同條款、簽訂合同的現象發生;要定期開展法制宣傳教育與培訓活動，在注重提高業務水平的基礎上普及合同法以及其他與工程施工密切相關的法律法規的知識，切實提高全員法律、合同意識，提高合同綜合管理水平。另一方面，要加大內部法律專兼職人員以及合同管理員的培養力度，積極培養企業的內部法律、合同管理人才。每年有計劃地從高校招收法律專業的畢業生，充實法律人員的后備力量，讓有法律教育背景的人員參與合同全過程管理，提升合同過程管控水平。同時在機關和基層單位、項目部選配專兼職的法律人員和合同管理員，加強日常業務培訓，進行內部交流、學習和研討，提高專業能力和綜合素質，全面提升企業合同綜合審查水平。

綜上所述，筆者認為：鑒于施工企業經營管理的復雜性以及涉及合同關系方多重性，其合同管理活動中充滿了施工總承包、分包、物資采購、租賃、勞務用工等諸多風險。因此，合同審核工作顯得尤為重要，只有建立一套完善、科學的合同審查機制，強化合同流程管理，充分利用有效的風險監控措施，并嚴格落到實處，才能最大限度地規避或削減合同風險損失，實現企業健康持續發展。

［1］財政部會計司《企業內部控制應用指引16號——合同管理》(財會［2010］11號)及其解讀《提高合同管理效能，維護企業合法權益》，2012年7月12日發布．

［2］蔡世軍主編．企業合同審查法律實務．中國法制出版社．2012．