施工企業(yè)合同審查工作中的問(wèn)題及對(duì)策

■張 波 ■中鐵二十四局集團(tuán)南昌鐵路工程有限公司，江西 南昌 330002

西方有句諺語(yǔ)：“財(cái)富的一半來(lái)自合同。”在現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中，合同作為企業(yè)從事民商事行為的書(shū)面憑證，其起草和審查的結(jié)果，直接影響企業(yè)權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)，決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否保障其自身合法權(quán)益。對(duì)于施工企業(yè)，合同管理則是工程項(xiàng)目管理的核心，貫徹于經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程。近年來(lái)，隨著工程參與方的法律意識(shí)普遍提高，加之合同內(nèi)容繁雜、文件不規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)分配不均、審查體系不健全等原因，導(dǎo)致施工企業(yè)合同糾紛逐年上升，牽涉大量管理精力，甚至帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，施工企業(yè)加強(qiáng)合同管理工作、提升合同風(fēng)險(xiǎn)防范能力已勢(shì)在必行，而合同審查是合同正式簽訂前的必經(jīng)程序，是企業(yè)運(yùn)用法律手段有效維權(quán)的重要手段，其重要性和必要性不言而喻。

1 合同審查工作的基本內(nèi)容

1．1 合同審查的概念、目的和內(nèi)容

所謂合同審查，就是按照法律法規(guī)、企業(yè)管理要求以及當(dāng)事人的約定對(duì)合同的內(nèi)容、格式進(jìn)行審核，通過(guò)檢查、核對(duì)、分析等方法，對(duì)合同中存在的法律問(wèn)題及其他缺陷進(jìn)行全面把關(guān)。合同審查的根本目的是有效保護(hù)己方的合法正當(dāng)權(quán)益，其直接目的在于通過(guò)對(duì)合同進(jìn)行法律、專(zhuān)業(yè)(包括財(cái)務(wù)、技術(shù)等)等不同方面的審查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題條款，并進(jìn)行修改完善以達(dá)到減少和避免合同履行爭(zhēng)議，提高合同履約率，達(dá)到交易目的;即便發(fā)生違約事件，也可以及時(shí)避免或減少損失。合同審查主要包括真實(shí)性與合法性審查、技術(shù)性與經(jīng)濟(jì)性、條款完備性審查、合同結(jié)構(gòu)合理性和體例適用性的審查和語(yǔ)言規(guī)范與精確性審查等方面，其中最基本、最核心的是合法性審查，該項(xiàng)內(nèi)容直接決定著合同是否受法律所保護(hù)。

當(dāng)前，我國(guó)判斷合同合法性的法律依據(jù)為《民法通則》第58條和《合同法》第52條的規(guī)定，同時(shí)還有部分相關(guān)法律、法規(guī)和司法解釋中一些強(qiáng)制性和禁止性規(guī)定。在合同審查實(shí)務(wù)中，一般只要不違反法律法規(guī)強(qiáng)制性和禁止性規(guī)定，合同合法性就有了一定保障。合同合法性審查主要包括：主體合格性的審查(法人與個(gè)人)、合同內(nèi)容合法性的審查(包括合同名稱(chēng)、約定的條款、術(shù)語(yǔ)等)、合同條款實(shí)用性的審查(交易風(fēng)險(xiǎn)、交易性質(zhì)、訴訟管轄等)和權(quán)利義務(wù)明確性的審查(條款間的配合性、使權(quán)利義務(wù)的表述、違約的范疇、違約制裁、歸責(zé)方式等)。

1．2 企業(yè)合同的審查與管理流程

企業(yè)合同管理，是指企業(yè)按照合法、規(guī)范、科學(xué)的要求，對(duì)合同的擬定、修改、審查、簽訂、履行、合同糾紛處理以及保管、歸檔等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化管理的活動(dòng)，達(dá)到防控企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的目的。

企業(yè)合同審查的一般流程：

(1)申請(qǐng)合同審查并提交相關(guān)材料：由公司業(yè)務(wù)部門(mén)或合同簽訂部門(mén)向法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同送審登記，并填寫(xiě)合同審查申請(qǐng)表，申請(qǐng)表上應(yīng)有合同標(biāo)的、擬簽訂時(shí)間、合同審查截止日期、合同承辦人、聯(lián)系方式等信息。

(2)法務(wù)部門(mén)初步審查：由公司法務(wù)部人員進(jìn)行初審，對(duì)合同文本進(jìn)行完善和修訂，并出具合同審查法律意見(jiàn)。審查內(nèi)容主要有合法性、嚴(yán)密性、可行性和合同承辦形式的審核等。

(3)相關(guān)部門(mén)的聯(lián)合會(huì)審：根據(jù)法務(wù)部門(mén)初審結(jié)果，如屬于普通合同返回申請(qǐng)部門(mén);如屬于重大合同，需報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并建議召集業(yè)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行集體會(huì)審。其中業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審查合同的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性、可行性和安全性;審計(jì)部門(mén)應(yīng)審查資金、資產(chǎn)的合法性，價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理性與合法性，索賠條款的合法性。

(4)返還送審業(yè)務(wù)部門(mén)：法務(wù)部門(mén)審查完畢，通知送審部門(mén)領(lǐng)取合同審查法律意見(jiàn)。

(5)更改修改送審程序：對(duì)審查完的合同草案，如需變更或修改，需按上述流程重新進(jìn)行。

(6)審核簽署：法務(wù)部門(mén)審核后，應(yīng)將法律意見(jiàn)書(shū)、其他部門(mén)審核意見(jiàn)連合同草案退還合同承辦人，承辦人報(bào)送法人代表或授權(quán)人審核簽署。

根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)司《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引16號(hào)——合同管理》(財(cái)會(huì)［2010］11號(hào))及有關(guān)解答，合同管理可以分為合同訂立階段的管理和合同履行階段的管理兩個(gè)階段，合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié);合同履行階段包括合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。由此可見(jiàn)，合同審查應(yīng)屬于合同管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，主要體現(xiàn)在合同訂立階段的審查。

2 國(guó)有施工企業(yè)合同審查的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

當(dāng)前，整個(gè)建筑行業(yè)已經(jīng)對(duì)合同管理形成共識(shí)，基本認(rèn)同合同管理是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以及規(guī)范合同管理是企業(yè)提升管理水平和實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化的重要手段和有效方法。據(jù)初步了解，大多數(shù)施工企業(yè)都很重視法律風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，設(shè)有專(zhuān)門(mén)的法律顧問(wèn)或聘請(qǐng)外部律師進(jìn)行合同管理工作，基本建立合同管理制度及管理體系。如筆者所在單位出臺(tái)了相應(yīng)的合同管理辦法，初步建立了較為健全的合同“公司、單位(項(xiàng)目部)兩級(jí)會(huì)簽”審核、合同季度報(bào)表、合同聯(lián)絡(luò)員等制度，擬通過(guò)系列規(guī)章制度規(guī)范合同管理流程，特別是合同審查流程，近年來(lái)取得了一定成效。然而，由于國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)形成的思想觀念及管理體制存在的深層問(wèn)題，使得合同管理及審查方面依然存在諸多的不足和盲區(qū)：一是管理層重視程度依然不高，員工合同管理意識(shí)淡薄，普遍存在“重技術(shù)，輕合同”、“重關(guān)系，輕法律”等思想，以致各項(xiàng)合同審查制度落實(shí)不到位。二是合同審查的前期準(zhǔn)備工作不充分，市場(chǎng)調(diào)查(如價(jià)格、品質(zhì))、資信調(diào)查(如授權(quán)委托書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證等證明文件)不足，致使合同存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)。三是法律專(zhuān)業(yè)人員欠缺，合同管理人員(大部分為非法律專(zhuān)業(yè)人員擔(dān)任)總體素質(zhì)不高，相關(guān)的合同管理人員及承辦人員缺乏法律知識(shí)培訓(xùn)，或由于人員流動(dòng)性導(dǎo)致人員更換頻繁，以致簽訂的合同不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確，條款不全面、不完整、有缺陷。四是合同的審查流轉(zhuǎn)程序流于形式，“兩級(jí)會(huì)簽”制度落實(shí)不到，特別是部分項(xiàng)目部對(duì)會(huì)簽制度不重視或完全忽視，以致該層面事務(wù)審查合同不認(rèn)真、不細(xì)致、不貼近市場(chǎng)，甚至還出現(xiàn)過(guò)先形成事實(shí)履行后簽約或者簽完合同之后才上報(bào)審查，以致“兩級(jí)會(huì)簽”制度失去應(yīng)有的功能。

3 加強(qiáng)施工企業(yè)合同審查工作的措施與方法

3．1 注重合同管理制度體系建設(shè)

施工企業(yè)合同管理有其特殊性，根據(jù)業(yè)務(wù)劃分，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善分類(lèi)歸口審核制度，即是經(jīng)營(yíng)部門(mén)牽頭審核對(duì)業(yè)主施工總承包合同，核算部門(mén)牽頭審核分包合同，物設(shè)部門(mén)牽頭審核物資設(shè)備采購(gòu)、租賃合同，工程部門(mén)牽頭審核征地拆遷合同，人力資源部牽頭審核勞動(dòng)、勞務(wù)用工合同，法律部門(mén)具體負(fù)責(zé)所有合同合法性審查，并在條件允許情況下對(duì)合同的目的性、合法性、平衡性、可操作性和結(jié)構(gòu)的合理性進(jìn)行總體把控，才能切實(shí)提高審查的有效性。對(duì)于“兩級(jí)會(huì)簽”制度必須要深入貫徹，并常抓不懈，由于基層單位、項(xiàng)目部更貼近現(xiàn)場(chǎng)，可以掌握更多的交易習(xí)慣，由其相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)先審核后，可以使合同更具有可操作性，然后再由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家會(huì)審后返回，這樣可以大大減少合同的缺陷，此項(xiàng)制度的關(guān)鍵在于貫徹落實(shí)，各個(gè)環(huán)節(jié)必須要嚴(yán)格把關(guān)。企業(yè)只有強(qiáng)化合同審查工作，才能從源頭上使合同管理始終處于可控狀態(tài)，杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)。

3．2 注重合同違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款的審核

合同審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)型、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審查，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否復(fù)合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)等條款是否明確。除此之外，筆者認(rèn)為，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)要特別注重合同違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款的審核。一般情況下合同對(duì)違約條款的約定越簡(jiǎn)單，就越容易出現(xiàn)法律糾紛。根據(jù)筆者的工作經(jīng)歷，大多數(shù)施工企業(yè)在違約責(zé)任條款方面都曾出現(xiàn)過(guò)非常大的失誤，特別物資設(shè)備采購(gòu)合同中違約金數(shù)額巨大現(xiàn)象時(shí)候發(fā)生。因此，過(guò)高的違約金必須要在合同審查過(guò)程中予以杜絕;同時(shí)，要充分利用自身的主導(dǎo)地位，盡量給對(duì)方違約的情況予以列明，并明確違約金的計(jì)算方法或確定違約金的數(shù)額，己方的違約責(zé)任能不明確的則不明確，若對(duì)方強(qiáng)烈要求，則可按法定的計(jì)算方法，如約定“逾期付款按銀行同期貸款利率支付違約金，但總額不得超過(guò)合同額的5%”等，如此以來(lái)可以有效控制風(fēng)險(xiǎn)損失。對(duì)于爭(zhēng)議解決條款問(wèn)題，筆者認(rèn)為在己方在主導(dǎo)地位的合同中，必須要選擇對(duì)自己有利的法院進(jìn)行管轄，如筆者所在企業(yè)一直強(qiáng)制性要求所有合同約定管轄法院為企業(yè)所在地的鐵路運(yùn)輸法院(該法院與企業(yè)關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)，對(duì)企業(yè)十分有利)，如果談判陷入僵局時(shí)，寧愿在其它方面做出些讓步，管轄法院必須要確保。

3．3 注重提高審核人員業(yè)務(wù)能力

一方面，要提高全體員工提高防范法律風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，特別是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，杜絕或減少個(gè)別人擅自訂合同條款、簽訂合同的現(xiàn)象發(fā)生;要定期開(kāi)展法制宣傳教育與培訓(xùn)活動(dòng)，在注重提高業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上普及合同法以及其他與工程施工密切相關(guān)的法律法規(guī)的知識(shí)，切實(shí)提高全員法律、合同意識(shí)，提高合同綜合管理水平。另一方面，要加大內(nèi)部法律專(zhuān)兼職人員以及合同管理員的培養(yǎng)力度，積極培養(yǎng)企業(yè)的內(nèi)部法律、合同管理人才。每年有計(jì)劃地從高校招收法律專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，充實(shí)法律人員的后備力量，讓有法律教育背景的人員參與合同全過(guò)程管理，提升合同過(guò)程管控水平。同時(shí)在機(jī)關(guān)和基層單位、項(xiàng)目部選配專(zhuān)兼職的法律人員和合同管理員，加強(qiáng)日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行內(nèi)部交流、學(xué)習(xí)和研討，提高專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，全面提升企業(yè)合同綜合審查水平。

綜上所述，筆者認(rèn)為：鑒于施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的復(fù)雜性以及涉及合同關(guān)系方多重性，其合同管理活動(dòng)中充滿(mǎn)了施工總承包、分包、物資采購(gòu)、租賃、勞務(wù)用工等諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此，合同審核工作顯得尤為重要，只有建立一套完善、科學(xué)的合同審查機(jī)制，強(qiáng)化合同流程管理，充分利用有效的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施，并嚴(yán)格落到實(shí)處，才能最大限度地規(guī)避或削減合同風(fēng)險(xiǎn)損失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

［1］財(cái)政部會(huì)計(jì)司《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引16號(hào)——合同管理》(財(cái)會(huì)［2010］11號(hào))及其解讀《提高合同管理效能，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益》，2012年7月12日發(fā)布．

［2］蔡世軍主編．企業(yè)合同審查法律實(shí)務(wù)．中國(guó)法制出版社．2012．