淺談如何做好企業(yè)干部人事檔案管理工作

白智慧

摘 要：人事檔案真實(shí)地記載和反映干部本人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為企業(yè)的組織工作、人力資源管理工作的決策提供了可靠的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要意義；人才；前提；基礎(chǔ)工作

人事檔案是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字資料，它如實(shí)地反映了干部本人德、能、勤、績(jī)、廉等內(nèi)容，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)。因此，做好企業(yè)人事檔案管理工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

本文結(jié)合我?guī)啄陙砣耸聶n案管理工作的實(shí)踐，就如何做好企業(yè)干部人事檔案管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度，是做好干部人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，要堅(jiān)決克服各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的"說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉"的現(xiàn)象。分管領(lǐng)導(dǎo)要定期向檔案管理員了解干部檔案工作情況，積極地幫助檔案管理員研究解決工作中遇到的問題，形成"主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，分管領(lǐng)導(dǎo)主要抓，檔案管理人員具體抓"的良好工作格局。

二、要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、保密制度等，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度和程序辦事

檔案管理員要堅(jiān)決做到五不查，即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不查；四不借，即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借， 非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；三不轉(zhuǎn)，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)，有效提高檔案的準(zhǔn)確性和工作效率。

三、拓寬材料的收集渠道，完善檔案內(nèi)容

干部人事檔案材料涉及面廣，收集渠道多，收集難度大。作為檔案管理部門要想系統(tǒng)、完整地收集一個(gè)干部的全部材料，只局限于等人送材料是不行的，我們一定要變被動(dòng)為主動(dòng)，千方百計(jì)找材料，想方設(shè)法要材料。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評(píng)定、年終表彰及干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時(shí)還要重點(diǎn)收集反映干部德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個(gè)人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長(zhǎng)、業(yè)績(jī)的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整，提高檔案的價(jià)值和利用率。

四、鑒別、審核收集歸檔材料的真?zhèn)危龊貌牧翔b別工作

鑒別工作政策性強(qiáng)，是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)本著向組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)每-份收集上來的材料進(jìn)行鑒別、甄選，確保干部檔案真實(shí)、準(zhǔn)確。首先要確定該材料是否屬于人事檔案歸檔的范疇，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料應(yīng)視不同情況分別處理。其次要對(duì)歸檔材料內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行鑒別，經(jīng)過鑒別后的材料必須是真實(shí)、完整、實(shí)用、精練。

五、做好檔案整理工作，對(duì)檔案材料精心分類，提高人事檔案的質(zhì)量

檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。對(duì)收集的材料要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做到逐份鑒別，認(rèn)真篩選，并進(jìn)行分類、排序、編制目錄和加工，最后裝訂成卷，保證檔案材料能真實(shí)地反映干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷，確保人事檔案整體質(zhì)量的提高。

六、做好干部人事檔案的保管和保護(hù)，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化。因干部人事檔案的不可再生性，萬一損毀，就無法補(bǔ)救，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整尤為重要。要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》落實(shí)好檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案管理人員辦公室"三室分開"，并符合"六防"（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設(shè)施要求。檔案室要配置鐵質(zhì)的檔案柜，應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。

七、提高檔案管理工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，使其掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

要加大對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)力度，有針對(duì)性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)。通過學(xué)習(xí)切實(shí)提高檔案工作水平，培養(yǎng)出一支思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)，樂于奉獻(xiàn)的綜合型檔案管理人員。

八、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案數(shù)量越來越多，需歸檔的材料也越來越多，因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前那種以"卷"為單位時(shí)案卷目錄這一檢案工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在材料歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于企業(yè)。

總之，檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案，我們能更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，適應(yīng)新形勢(shì)下的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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