班費(fèi)管理中的企業(yè)財務(wù)思想

傅巍

一、大學(xué)班級班費(fèi)收支中存在的問題

1.班費(fèi)管理人員的崗位設(shè)置不合理。

絕大多數(shù)班級班費(fèi)由生活委員保管，同時生活委員也負(fù)責(zé)記錄每筆支出，很明顯，這有違企業(yè)財務(wù)部門的內(nèi)部牽制制度的思想。會計091班有男女生活委員各一名，把班級成立的時候收的第一筆班費(fèi)一份為二，由兩人分別保管，分別使用。這里不討論兩名生活委員，兩筆班費(fèi)，兩本賬的問題，因?yàn)槠渌嗉壊灰欢ㄒ踩绱恕Ｆ髽I(yè)中出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。而在班級活動中，生活委員作為班費(fèi)的保管人同時兼任了收入、支出的登記的工作。我們很愿意相信我們的生活委員，但是這不排除個別同學(xué)會在背后說閑話，尤其是對生活委員本人有偏見的時候。當(dāng)然也不排除某些班級的生活委員做出舞弊的行為，從而損害了全班同學(xué)的利益。有時候生活委員自身的資金緊張的時候，先借用班費(fèi)，一段時間后再補(bǔ)上去，也看似正常。可這在企業(yè)的中是會計制度法規(guī)所不允許的。

2.班費(fèi)支出缺少原始發(fā)票。

很多時候的班費(fèi)支出都沒有發(fā)票。比如去小賣部買一些學(xué)習(xí)用品、去水果店買一些水果，店主是不會開出發(fā)票的。而去農(nóng)貿(mào)家家樂超市購買物品的電腦小票對于班費(fèi)管理來說，算是比較正規(guī)的原始憑證。企業(yè)的每筆業(yè)務(wù)基本上有原始憑證，包括外來原始憑證和自制原始憑證。原始憑證是一切賬目處理的起點(diǎn)。企業(yè)采購時沒有憑證進(jìn)項(xiàng)稅額是不可以抵扣的，企業(yè)的職工出差沒有原始憑證想報銷費(fèi)用也是很難的。而班級班費(fèi)管理中把缺少原始發(fā)票當(dāng)成一種習(xí)以為常，拿什么來約束班費(fèi)支出的具體經(jīng)手人？某種程度上說，缺少原始發(fā)票是外部造成的，但是除了每次盡量要求店主開發(fā)票以外還有沒有其他的途徑解決這個問題嗎？

3.班費(fèi)的使用缺少審批。

拿會計091班來說，只要是用于班級集體的活動，就能夠很容易地使用班費(fèi)。不管數(shù)額有多大，只要班長等主要班委同意就可行，沒有任何走程序的審批制度。班費(fèi)取之于同學(xué)，用之于同學(xué)，是大家共有的。是否應(yīng)該在使用前經(jīng)過廣泛地討論和征求意見？一定數(shù)額，比如500元以上的支出需不需要班主任的批準(zhǔn)或者全班同學(xué)的同意？企業(yè)的財務(wù)是很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模袊?yán)格的規(guī)范制度，每一筆支出都需要多步驟的審批和復(fù)核，最終才有會計部門確認(rèn)支出。

4.班費(fèi)的使用缺少監(jiān)督。

班費(fèi)支出的主要范圍有：班級資料印刷費(fèi)；班會、團(tuán)日活動的籌辦費(fèi)用；各種比賽的后勤支出；圣誕節(jié)、教師節(jié)等節(jié)日購買禮物支出；其他支出等。班費(fèi)的收入主要有兩個方面，最重要的來源是每位同學(xué)的上交，另一來源是班級參加一些活動得到的獎勵，比如會計091班獲得“先進(jìn)班級”稱號，同時得到600元的資金獎勵。一般同學(xué)幾乎很少關(guān)心班費(fèi)的使用情況，一方面是對班委充滿了信任，更多的是無所謂。會計091班在一次班會中，公布了班費(fèi)的使用情況。在一張紙上以流水賬的形式打印出了每一筆收支。雖然很詳細(xì)的記錄了每一筆收支，可這只是事后的監(jiān)督，幾乎沒有同學(xué)會在班會上提出意義。這就說明事后的監(jiān)督已經(jīng)失效，而又缺少事前、事中的監(jiān)督。班委是不是本著節(jié)約、合理、必要的原則使用班費(fèi)，這值得我們深思？企業(yè)有董事會，下設(shè)審計委員會，或者是獨(dú)立的審計部門，對企業(yè)的日常經(jīng)營進(jìn)行財務(wù)審計。企業(yè)還有監(jiān)事會，監(jiān)督企業(yè)。

5.班費(fèi)收支的賬目過于簡單。

班費(fèi)的收入支出賬一般由生活委員保管，記錄。而這個賬一般又是一本流水賬。比如，2012年5月15日，班級資料打印支出10元，結(jié)余560元。2012年5月17日，購買班級活動用品支出20元，結(jié)余540元。很明顯這種流水賬過于簡單，簡單的結(jié)果是容易出現(xiàn)舞弊，因?yàn)楹芏噘~都沒有原始發(fā)票，就這么登記，我們更難核實(shí)支出的真實(shí)性。企業(yè)的賬務(wù)體系是很復(fù)雜的，當(dāng)然我們不能把班費(fèi)和企業(yè)的財務(wù)相提并論。但是班費(fèi)的賬至少可以增加一些明細(xì)項(xiàng)目，比如班費(fèi)領(lǐng)取人，使用人，受益人，以及資金的流入單位的情況。

6.班費(fèi)未能明細(xì)表明每位同學(xué)擁有的余額。

股份制企業(yè)準(zhǔn)確地記錄每一位股東所占的份額，股東可以明確自己所占的公司的財產(chǎn)份額和所能夠行使的表決權(quán)。而我們班費(fèi)只停留在一個總賬戶的金額，總的金額除以全班的人數(shù)就是每位同學(xué)的班費(fèi)余額。其實(shí)這里還有另一個問題，會計091班這兩個學(xué)期相繼轉(zhuǎn)入7位新同學(xué)，而他們在加入這個班級的時候并未交過班費(fèi)，這就是說他們在進(jìn)入新班級那一刻為付出任何代價就擁有和原有同學(xué)一樣的對班費(fèi)的所有權(quán)，這對原有的同學(xué)是不公平的。班費(fèi)就應(yīng)該讓同學(xué)們知道每人還有多少余額。

二、班級班費(fèi)管理和企業(yè)財務(wù)管理的對比

1.機(jī)構(gòu)人員對比。

企業(yè)由股東出資，所以其所有權(quán)掌握在股東手中，而同學(xué)作為班級的一份子，又是班費(fèi)的提供者，自然是班費(fèi)的最終擁有者；企業(yè)的管理者是總裁、總經(jīng)理、CEO等，以及下屬各個部門經(jīng)理，而班主任、班長等班委可以認(rèn)為是班級的管理者；企業(yè)有一個具體管理資金收支的部門，會計或者財務(wù)部，班級具體管理班費(fèi)的是生活委員或者是其他班委。

2.資金流動對比。

企業(yè)的最初資金來源于股東，管理者利用這筆錢投資于一些項(xiàng)目，獲得盈利，達(dá)到錢生錢的目的，最終使企業(yè)的股東得到資本回報。班費(fèi)最初也是每位同學(xué)提供的，班委利用這筆錢的支出使用，去更好地管理班級，服務(wù)于每一位同學(xué)，同學(xué)得到班級的服務(wù)可以更好地學(xué)習(xí)、生活。當(dāng)企業(yè)想擴(kuò)大生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模就會融資，原有的股東或者新的股東又會投入資金，當(dāng)班費(fèi)不足使用時，班級又會進(jìn)行新一輪的班費(fèi)收繳。企業(yè)在破產(chǎn)清算時，股東可以獲得一定的資金流入，班級在解散后，或者集體把剩余的班費(fèi)使用掉，或者退還給每一位同學(xué)。

3.財務(wù)管理的對比。

企業(yè)的每一筆和資金收支有關(guān)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)都由會計記錄在賬本之中，班費(fèi)的每一收支也由生活委員記錄賬本上。企業(yè)定期要出具財務(wù)報表、以供股東、潛在投資者、政府部門等使用，班費(fèi)也要定期地向班級同學(xué)公布。企業(yè)的財務(wù)經(jīng)理在資金不足的時候就會向總經(jīng)理匯報，并制定融資政策，生活委員在班費(fèi)不足的時候就會向班長建議進(jìn)行新一輪的班費(fèi)收繳。企業(yè)財務(wù)管理的目標(biāo)是達(dá)到股東的財富價值最大化，班費(fèi)使用管理的目標(biāo)自然是服務(wù)于每一位同學(xué)。

三、企業(yè)財務(wù)管理對班費(fèi)管理的指引

1.提高全班同學(xué)對班費(fèi)管理的重視程度。

一個企業(yè)的財務(wù)管理的優(yōu)劣，很大程度取決于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)的重視程度。要想班費(fèi)的管理更加合理，需要每一位同學(xué)提高對班費(fèi)的重視程度。如果每位同學(xué)有強(qiáng)烈班費(fèi)公開的要求，主動去監(jiān)督每一筆班費(fèi)的使用情況，那么生活委員在管理班費(fèi)上就會更加小心翼翼，從根本上杜絕舞弊。

2.實(shí)行實(shí)報實(shí)銷制。

設(shè)立兩個生活委員，這里所說的兩個生活委員，并不是如會計091班那樣的一男一女，兩本賬，兩筆錢，而是一個生活委員負(fù)責(zé)保管班費(fèi)，另一個生活委員負(fù)責(zé)記賬。就如企業(yè)的會計和出納的分工，可以很好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部牽制。班費(fèi)的支出采用實(shí)報實(shí)銷制。具體活動組織者可根據(jù)班費(fèi)的開支需要，先行墊付，或向管錢的生活委員預(yù)支。在事務(wù)辦理完畢后，整理相關(guān)票據(jù)，由經(jīng)手人在票據(jù)上簽字，經(jīng)班長、團(tuán)支書共同審核簽署意見后，報管賬的生活委員。生活委員根據(jù)票據(jù)及簽字支付相應(yīng)款項(xiàng)，并做好賬務(wù)記錄。最后到保錢的生活委員處結(jié)算，多退少補(bǔ)。

3.成立班級班費(fèi)管理監(jiān)督小組。

企業(yè)有審計部門對財務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，還有監(jiān)事會對企業(yè)的經(jīng)營活動和財務(wù)會計事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。班級的很多活動只有班委決策，缺少其他專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)。在班費(fèi)使用中，如果有一個監(jiān)督小組，定期查閱生活委員的賬本，那么生活委員會有壓力，然后化為謹(jǐn)慎的班費(fèi)管理的態(tài)度。這樣同學(xué)們也會對班費(fèi)更加放心。

4.實(shí)行預(yù)算管理。

預(yù)算在企業(yè)管理中起著重要的作用，可以幫助企業(yè)控制成本，防止資金鏈的斷裂。班費(fèi)也應(yīng)該實(shí)行一學(xué)期一次的預(yù)算，通過上一學(xué)期班費(fèi)支出情況估計本學(xué)期班費(fèi)的需求量。根據(jù)預(yù)算的情況確定每位同學(xué)交納的班費(fèi)金額，對一些不必要的支出或者同學(xué)們分歧比較大的支出，從預(yù)算環(huán)節(jié)中刪除。做到合理使用班費(fèi)。

5.實(shí)行金額審批制。

在企業(yè)中，不同級別的管理層有不同金額的報銷簽字權(quán)，比如500元以下部門經(jīng)理簽字即可，2 000元以下副總經(jīng)理需要副總經(jīng)理簽字，5 000元就需要總經(jīng)理簽字。班費(fèi)管理也可借鑒這一模式。比如50元以下，可以直接找生活委員報賬，50元到200需要班長簽字，200元到500需要班主任批準(zhǔn)，500元以上的支出就要召開班會得到全班同學(xué)的同意才可進(jìn)行。

6.定期公開班費(fèi)使用情況。

企業(yè)定期公開財務(wù)報表，年報、半年報、季度報、月報。班費(fèi)使用也應(yīng)該定期公布。一個月公布一次，可以通過飛信平臺，把一個月的支出情況、以及每位同學(xué)所擁有的余額以短信的形式發(fā)給每一個同學(xué)的手機(jī)上。大學(xué)沒有固定的教室，不可以在布告欄貼出公告。所以飛信十一個很好的途徑。

7.嚴(yán)格執(zhí)行“入補(bǔ)離退”制度。

企業(yè)隨著發(fā)展的進(jìn)程，股東人數(shù)不會一直停留在創(chuàng)立之初的規(guī)模，新的投資者通過出資也可以獲得企業(yè)的股權(quán)，而必須付出代價。當(dāng)班級有新同學(xué)轉(zhuǎn)入時，就應(yīng)該讓他們交納與原有同學(xué)剩余的相同數(shù)額的班費(fèi)，以代表他們可以從此享受班級的班費(fèi)支出帶來的利益。這對班級所有同學(xué)是一種公平。同樣，當(dāng)有同學(xué)離開這個班級，也應(yīng)該退還他所擁有的班費(fèi)余額。

（作者單位：寧波大學(xué)商學(xué)院）