信息化環境下的高校會計檔案管理

張娜

會計檔案是會計信息系統的產物在時間維度上的積累，其所包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，不僅能完整的呈現出高校發展的歷史軌跡，而且能為大學管理層的會計預測、決策、控制提供依據。因此，會計檔案實質上是一種能為高校所利用并創造經濟價值的信息資源。

一、電算化會計檔案對高校的重要性

電算化會計檔案是一個單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續性，又具有嚴密性、專業性和廣泛性等特點。電算化會計檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發揮重大作用。

1.電算化會計檔案是真實記錄高校經濟業務事項的證明材料。記錄經濟業務的財務體系是由最初的會計憑證發展到會計賬簿，再發展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經營事項的反映，由它匯集成的資料是高校過去運行管理的經驗。

2.電算化會計檔案是高校進行財務分析的直接依據。在經濟活動過程中，高校獲得的各項業務指標的具體情況都會被詳細地記錄在高校的會計檔案里，以便為以后的財務預決算與高校內部經濟管理等活動提供重要參考。

3.電算化會計檔案是高校解決經濟糾紛、懲治腐敗的重要依據。會計檔案記錄了高校詳細的經濟活動與賬目往來，司法部門可以通過對高校會計檔案的調查來監督它們的經營活動，稽查違法亂紀的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和高校財產不被侵犯?？梢哉f高校完整的會計檔案是經濟領域內堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據。

二、電算化會計檔案管理現狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數據狀態保存于硬盤、軟盤等磁性介質中的會計檔案和會計電算化軟件安裝光盤等計算機系統檔案很容易被損壞、修改、復制和失效，而導致會計檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會計檔案失去價值。計算機軟件系統本身也存在漏洞，如會計電算化操作人員的權限設置不嚴格、沒有對數據庫保存的數據加密以及計算機病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計算機財務軟件版本使用不一致。由于財務軟件開發商之間沒有統一的開發標準，使得市面上的財務軟件種類繁多，而財務人員熟悉的財務軟件又是有限的，不能對每一款軟件都很了解，這就在使用時可能會出現錯誤。另一方面由于會計制度、會計準則的變化也會使財務軟件不斷發生變化。

3.電算化會計檔案管理制度不健全?，F行單位對電算化會計檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規章制度，加之以電子形式存儲的會計檔案的易損性和易修改性，從而導致會計檔案信息資源不能被準確無誤地運用。

4.缺乏現代化的會計檔案管理人才。電算化會計檔案管理涉及計算機應用、會計、檔案管理等多方面的專業知識，不僅要求檔案管理人員既懂得計算機操作，又要懂得會計和檔案管理專業知識，并能對財務部門的立卷管理進行指導。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質不足，對檔案管理需要用到的專業知識有所欠缺。而目前復合型電算化會計檔案管理人才相當匱乏，不能滿足電算化會計檔案管理要求。

三、完善高校電算化會計檔案管理的對策

為了更好的實行信息化環境下會計檔案的管理，解決上述問題，我們認為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應對策略。

1.加強會計資料控制，確保財務數據安全。會計資料是單位的經濟機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發現，會計電算化系統的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時間、文件頁數及操作人員姓名）及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數據要保存雙備份。同時，應健全必要的防治計算機病毒的措施。

2.統一財務管理軟件，理順數據對應關系。選擇財務軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發者是否具有好的信譽、充足的開發資金和足夠的能力。也要注意會計電子檔案與選擇的財務軟件版本要保持一致，將會計電子檔案的格式隨著文檔技術的發展不斷升（下轉第31頁）（上接第18頁）級，使在任何時候形成的電子檔案都具有兼容性。同時，會計信息化檔案不同于普通的會計電算化檔案，它還包括通過會計數據運算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對會計信息化檔案進行保存時，還應注意這些信息與會計數據的對應關系，便于更好達到內控的目的。

3.健全會計檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實可行的管理制度。第一，建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規范并及時歸檔。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，按類別和時間順序對紙質會計檔案、機讀會計數據以及會計電算化軟件系統名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計算機系統檔案進行立卷歸檔。第二，建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度。查閱會計檔案需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人同時批準，并且做詳細的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會計檔案，應經批準后編制銷毀清冊，有關部門派人監督，方可進行銷毀。

4.加強檔案人員培訓，提高檔案管理水平。會計檔案工作需要不斷完善、優化，建設一支高素質的會計檔案干部隊伍，是會計檔案科學管理的重要基礎。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。因此，除了要加強搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要通過每年的輪訓學習更新知識，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念，使高校會計檔案的管理職能更加有效、更加科學、更加適應建設現代大學管理制度的要求。

綜上所述，高效、安全和健全的內部會計控制是會計管理的基礎，也是整個高校管理的基礎。針對信息化環境下會計檔案所帶來的影響、挑戰和難題，高校內部控制唯有進行不斷完善和改進，才能靈活地應對這些問題，提高高校內部控制水平，提供真實、客觀和公正的會計信息，以滿足高校管理的需要。

（作者單位：臨沂大學）