預算定額標準難點初探

劉長波

【摘 要】 從實踐看，企業建立預算管理定額標準體系的難點主要集中在以下方面：一是對定額標準的認識與理解；二是誰來制定定額；三是如何推動定額工作；四是制定定額標準的技術方法；五是定額標準的統一性。結合實踐，對上述難點進行探析，有助于企業恰當地應用定額標準，促進全面預算管理提高水平。

【關鍵詞】 預算定額標準； 職責； 工作程序； 技術方法

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）24-0024-02

隨著企業對全面預算管理工作的重視，很多企業逐步探索建立預算管理中的“標準”，從管理現狀看，已經建立成熟的預算定額標準體系的企業相對較少，這與預算定額標準的諸多難點有關。筆者結合多年實際工作經驗和體會試作初步探析，以拋磚引玉。

難點一：關于預算定額標準的認識和理解

預算定額標準究竟在企業全面預算管理中發揮什么作用？從實踐看，促使企業越來越迫切地希望完善預算定額標準體系的重要原因之一是管理者對預算審核“非常頭痛”。由于沒有管理標準，管理層與執行層之間的溝通成本增加，決策效率較低，有時候不得不采用“一刀切”的辦法。也正是這個原因，很多管理者希望通過制定定額標準為預算編制和審批提供可量化的依據，從而降低預算審核工作的壓力。

如何認識和理解“預算定額標準”是企業預算定額工作能否取得成效的關鍵。筆者發現，有的企業對預算定額標準的認識和理解僅停留在“一項指標對應一個數值”的層面，預算定額標準管理工作中往往“花大力氣”去確定數值，而對與預算定額標準相關的基礎工作、流程以及制度建設涉及甚少。筆者認為，“預算定額標準”實質是一種“管理標準”，是管理思路和方法。因此，“定”的關鍵在于“定思路”和“定方法”，“數值”僅僅是應用管理思路和管理辦法的結果。無論對管理者還是執行者，單純的“數值”對他們的作用都是有限的。同時，以“數值”作為預算定額重點，也使得相關單位和部門多在爭論“數值”或高或低，而忽略了定額背后的管理意義。筆者主張，合適的定額管理思路是：管理者與執行者就管理內容（哪些項目需要制定定額）、定額關鍵性因素（如何制定）達成一致意見。在此過程中，管理者與執行者要反復溝通，博弈也是不可避免的。這樣做有利于管理者明確地將管理思路和方法傳達給執行者，從而促使執行者真正從基礎管理及流程層面思考如何達成相關標準，而不是僅僅關注到數值本身。

實際工作中對于“定”字，也存在誤解，有的執行者擔心，“定額一旦定下來，未來情況發生了變化，怎么辦？”“定額標準管理往往也存在滯后于實際工作變化的情況”……筆者認為，可以從兩個方面理解“定額”的意義：一方面，定額管理的關鍵是確定管理思路和管理辦法，思路和方法定下來以后，定額標準的相關數值可以根據經營管理環境變化進行修訂與完善；另一方面，企業可以根據經營管理環境、管理重點或者影響定額標準的其他因素的變化，調整或持續完善定額標準的管理思路和制定辦法。從這兩方面看，“定額”并不意味著恒定不變。

難點二：誰來制定定額標準

此難點主要涉及到職責落實問題。實際工作中，很多企業是由預算管理辦公室（或類似機構）組織預算定額的制定工作，通常的工作流程是：預算管理辦公室下達若干指標，由相關單位和部門填制相關數據后上報預算管理辦公室，預算管理辦公室統計、分析并確定各項標準的數值，決策機構審批后下達。

由以上流程可以看出，在制定定額標準的工作中，業務單位和部門多處于被動接受的地位，盡管參與了定額標準數值填報工作，但基本上是在確定的定額框架和思路下完成。在這種方式下，定額標準的意義僅限于是一些成本費用項目預算的編制或審核標準。前文提及，定額標準的管理意義更在于“定額”背后的管理思路和管理方法，因此，盡管預算管理辦公室負責組織工作，但業務單位和部門宜充分參與定額管理工作，特別是業務歸口管理部門應承擔歸口業務范圍的定額標準組織工作。企業在制定定額標準過程中，需要充分挖掘業務單位和部門的智慧，僅由預算管理辦公室或幾個部門“閉門造車”極有可能是行不通的。

此外，實際工作中，由于無法恰當認識定額管理的意義，造成一些業務單位和部門不愿意參與預算定額的制定工作。例如，有的人認為：“制定定額沒有什么好處，達不到，可能會受到懲罰；達到了，明年可能又會有更嚴格的標準。”針對這種情況，企業需要逐步引導各單位和部門轉變認識，同時企業管理者也要認識到各單位和部門接受定額管理思路需要一個過程，不可能一蹴而就。筆者認為，業務部門充分參與預算定額的制定是可行的思路。

難點三：如何推動定額標準的有關工作

此難點主要涉及定額標準的工作程序。在實際工作中，有些企業在制定定額后，要么“一勞永逸”，要么“手足無措”。這其中的主要原因是企業尚未建立合適的定額標準管理工作程序。從實踐看，合適的工作程序是取得有效工作成果的基本保障。

結合多年的實踐經驗，筆者認為，定額標準管理的工作程序可重點從以下五方面把握：一是落實工作職責，尤其是業務部門的職責；二是工作程序不僅涉及制定環節，還包括后續修訂以及持續完善；三是定額標準制定工作流程，突出業務單位和部門的參與和配合，突出制定過程中的溝通討論，不回避沖突，力求在溝通以及不時發生的沖突中達成共識，實踐表明，溝通討論是有效制定定額必不可少的工作環節；四是定額標準的修訂，明確需要修訂定額的情形、修訂的程序以及審批的流程；五是定額標準的持續完善工作。預算定額標準體系建設是一項逐步推進的工作，很難一步就達到理想狀態，這與具體企業的管理水平緊密相關。企業可根據管理水平的逐步提升，持續優化預算定額標準體系。

難點四：制定定額標準的技術方法

此難點主要涉及定額標準的管理思路和管理方法，這也是現階段一些企業在實際工作中比較頭疼的問題。這主要是因為“無法判斷哪種思路或方法更合適”“某項定額標準所考慮的因素全不全，是否還需要考慮其他因素，如宣傳促銷費，是按照銷售收入定額好，還是按照銷量定額好；再如車輛維修費，是固定每臺車X元，還是要兼顧車輛的已使用年限……”有些項目的定額甚至涉及到專業領域中的具體技術問題。不少企業通過尋求外部技術專家協助的方式完成一些項目的定額標準。

關于此問題，筆者認為：能夠解決定額標準所涉專業技術問題的專家一般就在企業內部，往往就是與這些工作緊密相關的管理者、技術人員或者具體崗位上的員工。相對而言，這些人員才是最了解哪些因素是定額標準應當考慮的，哪些是不需考慮的，例如，司機最了解車輛的維修規律。也正是基于這樣的認識，前文強調業務單位和部門要參與制定定額標準工作。從另一方面看，管理思路和方法更重要的是要體現“合適性”、“可接受”（即滿意原則），這離不開具體的企業管理環境。顯然，對A企業適合的管理方法，在B企業不一定能行得通。如果決策者、制定者與執行者之間能夠達成一致的管理思路和方法，那么就是適合本單位的——盡管所制定的定額未必是“最優”。

難點五：定額標準是統一還是不統一

對于同一預算項目的定額標準，企業內部的各單位和部門是否統一？實踐中存在不同的觀點，各有主張。

主張“標準統一”的觀點認為，統一，有利于企業統一控制各單位和部門的執行標準；如果考慮特殊情況，那需要考慮的因素很多，沒辦法都照顧到，不如統一，在執行時再考慮其他情況。

主張“標準不統一”的觀點認為，統一，抹殺了各單位之間的個性化，不利于具體執行；各單位實際情況各異，有些費用項目難以統一標準；有些單位存在歷史原因，應該考慮，否則容易產生抵觸情緒，影響操作性。

定額標準是否統一，筆者認為可以從兩方面把握：一是單位或部門的特殊情況對預算標準執行的影響程度，企業是否可以建立針對特殊情況的預算調整機制；二是相關單位和部門對統一或不統一的認識和接受程度，雖然統一標準可以降低企業的管理成本，形成表面上“對誰都公平”的局面，但如果相關單位和部門沒有形成統一認識，對統一標準有抵觸的話，極可能會造成執行過程中的“動作變形”而使得定額徒有其表。

此外，企業可以針對預算定額標準的特點，實施分類管理。例如，將定額標準分為公司級定額標準和非公司級定額標準。公司級標準即公司統一和通用的定額標準，比如會議費等；非公司級標準即因地域不同、設備新舊程度等因素造成的難以統一和通用的定額標準，比如人力成本、燃料及動力消耗等。

【參考文獻】

[1] 余緒纓.管理會計學[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2] 財政部企業司.企業全面預算管理的理論與案例[M].北京：經濟科學出版社，2004.