淺談信息數字化對高校檔案管理的影響

摘 要：在實際的檔案管理過程中，信息數字化的管理模式還存在著一定的問題，文章就高校檔案管理信息數字化的問題進行分析，提出解決的對策，探究信息數字化對高校檔案管理的影響。

關鍵詞：信息數字化；高校檔案管理；影響

1 前言

隨著社會的發展與科技的進步，網絡技術與計算機已經成為人們在生活生產中重要的工具，在高校的檔案管理中，當前我國大部分高校還是通過傳統的人工來對檔案進行管理，這種管理模式辦事的效率低、出錯率卻很高，并且浪費了大量的人力物力及財力，在此前提下，信息數字化檔案管理模式就應運而生了，信息數字化檔案管理模式在一定程度上減輕了檔案管理者的工作量，但是對檔案管理者也提出了新的要求，即要有一定的計算機操作能力與具備專業的檔案管理知識，又要具有強烈的保密意識與責任心。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 高校檔案管理工作人員的素質不高

高校檔案管理工作人員是高校檔案管理最直接的接觸著，要想使其做好管理工作，就必須不斷的加強高校檔案管理工作人員自身的素質，從而做好檔案管理的工作。但是目前大部分高校檔案管理工作人員的素質存在普遍不高的現象，這樣不但對檔案管理正常開展工作不利，同時還會對高校檔案管理工作向標準化邁進產生阻礙。大部分的檔案管理人員都以為檔案管理工作在實際上只是簡單的把檔案搜集和整理，只有必要的時候才會拿出來參考及使用，這樣的想法的大錯特錯的，同時倘若高校檔案管理工作人員對檔案的保密意識不高，也會嚴重影響的高校檔案的安全性。

2.2 高校檔案管理工作量大，工作效率低

高校檔案管理是一項具有系統性、復雜性以及工作量較大的工作，要求管理高校檔案的人員能夠在短時間內快速的找出需要查閱的信息，但是目前大多數高校在檔案管理過程中，還是依靠傳統的紙質記錄的模式來對檔案進行歸檔整理，這樣就使得工作人員的工作量巨大，并且工作的效率低。

2.3 高校檔案的實體保管管理不當

當前大多高校的檔案實體保管管理都不盡人意，主要是因為檔案的實體大都是以紙質為主，隨著時間的變化與季節的更替，紙質檔案就的紙質就會變脆，所印刷的字跡也會逐漸老化變得模糊，同時還有潮濕天氣與蟲害的威脅以及人為因素造成的紙質檔案保管殘缺等，使得檔案的實體保護得不到有效的管理，加上檔案管理占地面積較大，使得管理的成本變得更高。

3 加強高校檔案管理的對策

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員是在高校檔案管理過程中直接的參與者，直接與檔案接觸，管理人員的素質高低很大程度上決定了檔案管理工作的優劣，因此，在選擇檔案管理工作人員的時候，一定要全面加強管理人員的職業素質與管理水平，讓他們深刻的認識到檔案管理的重要性，同時加強檔案管理人員的操作水平與理論知識，讓他們具備有深厚的管理功底，提高檔案管理工作人員的法律意識與責任意識，讓他們了解檔案管理的法律效力與責任意識，從而促進檔案管理工作人員的檔案管理責任意識與法律意識，提高檔案管理工作人員的職業道德素質，讓高校檔案管理工作能夠更加安全有效的進行。

3.2 引入信息數字化管理系統對檔案進行管理

信息數字化管理系統與傳統的檔案管理模式相比，具有許多傳統管理模式沒有的特點，不但可以用電子檔案的形式來儲存大量的檔案資料，還可以在急需的時候通過“關鍵詞”就能把所需要的相關資料迅速的找出來，并且不用擔心檔案信息會被腐蝕或者破壞等，同時還要加強信息數字化檔案管理模式的安全性，禁止管理檔案的專用計算機與外來網絡接觸，避免遭到外來網絡的侵入與偷竊，防止受到網絡病毒的侵害。因此，引入信息數字化管理系統對檔案進行管理，可以使得檔案能夠更加長久的保存。

4 信息數字化對高校檔案管理的作用及影響

4.1 減輕檔案管理工作的任務量，提高工作效率

高校檔案管理的信息數字化可以通過利用計算機進行信息存儲，具有高效方便性，讓更多的檔案信息都可以通過信息數字化的模式存儲起來，節省大量的實際存儲空間，同時保證檔案信息的全面性與完整性，而紙質檔案在長時間的保存與查閱過程中必然會受到不同程度的損壞，從而使得檔案信息的保存質量受到影響。信息數字化還可以精簡檔案信息管理程序，減少信息傳遞與加工的時間，從而使得檔案信息資料的管理失效性降低，保證的檔案信息資料的完整，減輕檔案管理工作人員的工作任務量，由于在傳統的檔案管理過程中主要是通過人工的方法來完成工作的，消耗的時間比較長，對檔案信息的有效性也得不到保障，而通過信息數字化的檔案儲存就可以通過計算機的軟件功能對檔案進行快速存儲，大大提高了檔案信息管理的工作效率，同時，檔案關系信息數字化還可以通過數據庫與搜索信息的功能，進行快速準確的查詢信息。

4.2 推動高校檔案管理與校務工作中的公正化與清晰化建設

高校的檔案管理信息數字化見著可以在高校校務管理的平臺上設置相關的檔案系統與公告欄，對學校的辦學目的、招聘教師、招生條件以及就業準備等相關信息通過信息平臺進行通知，讓教師與學生能夠快速便捷的了解校園的相關動態，及時做好相關的準備工作，了解相關的信息等，不但使得高校檔案管理功能得到擴大化，還可以使得高校的校務工作與檔案管理公正化與公開化，清晰化與透明化，讓高校的檔案管理工作得到更大的認可與支持，對提高高校檔案管理共組的能力與水平起著重要的有利影響。

4.3 加快高校檔案管理信息共享建設進程

由于現代社會的信息量不斷的增加，信息范圍不斷的擴大，使得在現實社會中人們對信息共享的需求越來越強烈，而高校檔案的信息數字化，不但可以使校內的檔案資源實現共享，還可以把其他各個高校的檔案資料進行系統的聯系起來，加大各個高校之間的資源共享與互動，從而形成了全國范圍的高校檔案資源共享的服務平臺與系統，最大程度上方便了教師與學生及科研人員的工作學習和需求，可以更大限度的實現資源的共享與節約。

5 結束語

信息數字化的檔案管理模式就是把各種傳統的檔案實體進行信息數字化管理，從而方便快捷準確的提供檔案資料信息資源，滿足人們對檔案的利用需求，在一定程度上大大的降低了管理的成本，提高了管理工作的工作效率，保證檔案信息的準確性與安全性。因此，在進行高校檔案管理工作的過程當中，要及時準確地找出檔案管理存在的問題，提出科學有效的解決策略，通過信息數字化的檔案管理模式來分析檔案管理的重要性，以優選作為前提、以需求作為導向、以共享作為出發點，從而使得檔案管理工作更加輕松的進行，加強對檔案管理工作人員的工作技能與職業道德素質的培養，要保證檔案管理工作人員具有較高的法律意識與責任意識，從而保證高校檔案管理的安全性與穩定性，促進高校檔案管理工作的健康發展。

參考文獻

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作者簡介

靳曉慧（1981-），女，漢族，河南新密人，學士，助理館員，研究方向：檔案管理，檔案數字化。