對文書檔案鑒定工作幾個環節的認識

曹建波

摘 要：檔案鑒定是檔案工作中第一個關鍵環節，做好文書檔案鑒定工作，必須要注意三個基本問題：確定歸檔范圍；突出歸檔單位的“主體地位”，把握檔案保管期限；建立“到期檔案”鑒定的控制系統，使檔案鑒定工作規范化。同時要重視實際工作的分析，在分析中解決問題，使文書檔案鑒定工作真正體現其真實性、準確性、有效性和完整性的意義。

關鍵詞：文書檔案；鑒定工作；認識

檔案鑒定工作，就是判定檔案真偽和價值的工作。是檔案工作整個系列環節中第一個關鍵性環節，是隨后所有決定得以產生的基礎。在基層的機關、企事業單位的文件管理系統與檔案管理系統銜接日益密切，信息時代到來的今天，做好文書檔案鑒定工作，為了使文書檔案真實性、準確性、有效性和完整性更好地加以控制，在文書檔案鑒定工作中要注意以下三個基本問題。

1 堅持“以我為主”的原則，確定歸檔范圍

分清歸檔范圍和不歸檔范圍，將具有保管價值的文件如數歸檔，并將無保存價值的文件從源頭上清除，以確保歸檔文件的質量。2006年12月，國家檔案局第8號令發布《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），使文書檔案的鑒定工作在制度的保障下，對本單位形成的文件，從綜合分析和判斷為抓手，堅持“以我為主”的原則，確定歸檔范圍，對每一份每一組文件開展具體鑒定，常用的方法是直接鑒定法。

1.1 分析文件與本單位的關系，是鑒定檔案價值的出發點

首先要分析這份文件與本單位的關系，立足本單位。本單位形成的文件是保存的重點，外單位文件，是看與本單位的關系。需要本單位執行、隨本單位所辦理的文件一起保存。原則上，本單位文件的價值應大于外單位的文件，只有首先從文件與立檔單位的關系出發，才能準確把握文件的價值。

1.2 分析文件的內容，是鑒定檔案價值的中心環節

鑒定檔案的價值，不是僅僅根據案卷目錄和文件標題就能判定其價值。而是要逐件、逐頁地對文件進行鑒定。每份文件都是工作活動的記錄，工作活動的重要與否，以及文件記錄的詳略程度決定了檔案價值。原則上，應保持本單位重要職能活動和基本歷史面貌，在本單位文件齊全、完整的前提下，避免重復文件保存。

1.3 分析文件的完整程度，是鑒定檔案價值的重點

全宗文件材料是一個完整的體系，在鑒定其價值時，應該非常嚴謹。檔案鑒定人員要直接地、逐卷審查，根據鑒定的原則和標準，結合檔案的實際情況，對檔案的價值做出具體判斷。原則上，檔案保存越完整、檔案的保存價值就越高。

2 突出歸檔單位的“主體地位”，把握檔案保管期限

為了保證檔案鑒定工作的質量，《規定》中明確了鑒定檔案價值的原則和標準。文書檔案保管期限為“永久”和“長期”兩種，長期保管的檔案分為30年和10年。劃分檔案保管期限時，要突出歸檔單位的“主體地位”，把握檔案保管期限，將反映本單位主要職能活動和基本歷史沿革的，維護國家、集體和個人權益等方面具有保存價值的檔案材料按照不同的保管需求確定保管期限。

2.1 保證檔案鑒定質量，提高檔案管理效率。

檔案保管期限表是檔案鑒定的依據和標準。對于統一鑒定質量，提高鑒定工作的效率起著十分重要的作用。一份檔案保管期限表一份指導性文件，可避免因人而言，根據檔案保管期限，以便把需要長遠保存的檔案，妥善地保存起來，準確地揀出不需要保存的檔案，可加快檔案鑒定工作的時間進度。

2.2 確保檔案管理安全，防止任意銷毀檔案。

檔案保管期限表是對本單位文件立卷歸檔的基本要求。首先，凡是需保存的檔案，均需要確定明確的保管期限，按不同的保管期限立卷歸檔。其次，在保管期限未滿之前，任何單位和個人都不得銷毀檔案。再次，即使保管期限已滿，也應依據檔案保管期限表重新進行鑒定。

3 建立“到期檔案”鑒定的控制系統，檔案鑒定工作規范化

檔案的鑒定工作，是關系到檔案的“生死存亡”，必須有組織、有領導地進行，建立到期檔案鑒定的控制系統，檔案鑒定工作規范化，拒絕由個人隨意鑒定、甚至不經鑒定銷毀檔案。銷毀檔案是檔案工作者全部工作中最困難和最重要的一項專業活動，需要的一套嚴格的審批手續和監銷制度。對于可以銷毀的檔案，要編制“檔案銷毀清冊”，“檔案銷毀清冊”需在保留原案卷特征的基礎上，認真填寫銷毀原因、編制日期，并由檔案負責人簽章。

4 實踐過程中可能遇到的問題和建議

4.1 歸檔文件“良莠不分”

在檔案的收集過程中，特別是隨著辦公自動化系統（OA）的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動將產生大量電子文件，人們進行交流的手段也將從紙質文書走向電子媒介，大量的文件以電子形式出現，而一些文書人員、檔案人員檔案價值意識不強，只認為是上級及本單位紅頭文件有文必檔，在大量的紙質文件和電子文件中，把一些與本單位沒有直接關系的上級領導講話、普發性的學習文件、開會通知、辦學習班通知等，充斥歸檔范圍內，使得一部份不該歸檔的文件、資料混入了檔案內，降低了檔案的價值。

筆者認為，較好的解決辦法是：（1）檔案鑒定工作影響檔案的未來價值，應定期進行本單位歸檔范圍的可行性調查和調整活動，對檔案鑒定工作有一個全面、準確的認識。（2）檔案價值的鑒定是要從眾多的文件材料中，區分出不同的保存價值，這需要培養精通檔案專業知識的專業人員，不僅僅是檔案專業知識，還有各職能部門、各專業的業務知識，這樣才能在日常的檔案鑒定工作中，在面對文件材料的實際情況和文件材料內部錯綜復雜的的聯系時，做到準確定位，避免操作差異過大。（3）在當今社會發展比較快的情況下，檔案法律法規和其他法律法規的要求變更比較頻繁，所以檔案人員就必須時刻以規范要求為標尺與待歸檔材料進行對照，仔細鑒別是否具有歸檔的價值和必要，提高檔案搜集的完整性，減少遺失。

4.2 保管期限，該短不短，一律從長

通常在給一份文件的內容和保存價值確定保管期限時，時常會有些檔案人員會說“萬一以后有用呢？還是保留著吧！”“時間留長點終比時間短保險，”錯誤地擴大化“不怕一萬，就怕萬一”的說法。

筆者認為，較好的解決辦法是：⑴檔案鑒定工作應統一制定行業標準，提高檔案鑒定工作的嚴肅性。⑵基層檔案室要嚴格遵照國家檔案標準和行業管理標準，在上級檔案行政管理部門的指導下，結合本單位的管理職能和專業特色，充分認識本單位文件材料形成的環境和特點，編制文件材料歸檔范圍和保管期限，充分展示檔案編制類目設置的完整性、可操作性，保證檔案鑒定工作的科學性、權威性和可行性。

4.3 到期文件下不得手，得過且過

在長期保管的檔案中，很多的法規、政策性文件，有的已經進行了修改、補充，有的已廢止不再執行，還有的文件材料雖然期限沒到，但已失去了它的保存價值，有待于重新鑒定，可就有那么些單位領導怕擔責任、怕麻煩、不重視，而不敢拍板或不愿花功夫去進行這項工作；一些檔案人員有畏難情緒或留著保存終比鑒定銷毀保險的思想等，所有這些直接影響到鑒定工作的開展。

筆者認為，較好的解決辦法是：檔案鑒定工作應齊心協力、齊抓共管。樹立檔案庫藏優化意識，只有盡可能創造條件去保存有價值的珍貴檔案，才能應付突發事件，不致于“玉石俱焚”。

隨著網絡技術的高速發展，辦公自動化已縱向開展，將會產生大量的電子文件，面對著輕點“鼠標”所“制造”出的千姿百態的文件，檔案鑒定工作任重而道遠。我們要從文件材料產生的“源程序”入手，以確保檔案質量為抓手，擔負起時代賦予檔案工作者的重任。