關于國際檔案日活動的探討

劉立

摘要：本文提出國際檔案日活動的目標除了提升社會檔案意識外，還要發揮檔案的教育功能和加強檔案工作者間的交流，并針對不同對象開展不同類型和內容的活動。之后分別闡述了面向社會公眾、檔案形成者和檔案工作者的活動目標、內容和形式，并提出要主動加強與媒體的深度溝通，充分發揮媒體的宣傳作用。

關鍵詞：國際檔案日檔案意識檔案宣傳

國際檔案理事會在2007年將其成立日6月9月確定為“國際檔案日”。2012年底，國家檔案局提出，從2013年開始，把每年的6月9日作為全國各級檔案部門的集中活動日。根據網上發布的報道統計，從2006年開始，廣東、上海、北京、天津、青島、太原等二十個左右的省市、地區檔案部門已經開展了“檔案館日”、“公眾開放日”等活動。如何借鑒已有的活動經驗，將國際檔案日活動辦出特點，辦出影響力，從而進一步提高社會公眾對檔案和檔案工作的關注度，提升檔案部門的行業形象，應是我們研究和關注的問題。

筆者認為，在全國范圍內統一開展國際檔案日活動，對于各省市檔案部門借鑒原有活動經驗，拓展活動范圍，并在同一主題下開展合作項目大有裨益?；顒討愿骷墮n案部門為主體，活動對象既包括社會公眾，也包括各機關、企業事業單位的工作人員和檔案工作者，活動的目標除了提升社會檔案意識外，還要發揮檔案的教育功能和加強檔案工作者間的交流，并針對不同對象開展不同類型和內容的活動。

一、面向社會公眾——提升檔案意識和檔案影響力

社會公眾普遍認為檔案和檔案館是神秘的，與自己的生活毫無關系，所以面向社會公眾的活動應以檔案館為主體，重在檔案、檔案工作常識的普及和開展社會教育。

（一）以公眾的實際需求和興趣確定活動主題

活動主題應與公眾生活緊密相關，使其自發產生參加活動的興趣。檔案館可以根據近年來館藏檔案，尤其是民生檔案的利用熱點確立活動主題，也可以根據當前公眾關注的社會問題結合館藏確立主題。例如，以宣傳愛崗敬業為切入點，舉辦“我身邊的勞?！敝黝}活動，展示建國以來本地區政府表彰勞模、先進工作者的文件，獎章、證書等實物，勞模本人或家屬可以憑有效證件查閱檔案并復制；以反映上山下鄉運動、知青返城為切入點，舉辦“我的青年時代”主題活動；以生態文明建設為切入點，舉辦“美麗的家鄉”主題活動，展示建國以來城市鄉村拆遷改造、環境監測、大氣及水資源等方面的治理，直至現在的掛賬村拆遷、城中村改造等的政府文件、工作記錄、影像資料等……通過活動，讓公眾知道檔案館不僅保存了自己所生活地區的發展歷史，保存了自己親身經歷的一個時代、事件的歷史，還保存了他們辛苦工作一生的單位的發展歷史，甚至保存了自己返城、當勞模、婚姻狀況、房產等的相關記錄，檔案中可能就有自己或家人的名字、影像。當社會公眾產生了對檔案館的親切感和依賴感后，他們才能真正關注檔案館的工作，在需要時到檔案館查閱，有珍貴的歷史資料時想著捐贈給檔案館。

（二）針對不同類型的公眾開展相應的活動

社會公眾存在年齡、文化層次等方面的差異，他們的需求不同，關注點也不同，所以面向不同類型的公眾要設計不同內容的活動。對于一般公眾，可以安排參觀檔案館工作場所、檔案展覽、閱覽宣傳資料并參加知識競賽等活動，通過接觸實實在在的檔案，讓他們知道檔案是什么，檔案館有什么，檔案有什么用途，如何利用檔案等，體會檔案對其工作生活的重要作用，培養他們利用檔案的意識；對于文化層次較高的公眾，可以安排聆聽講座、參與利用檔案進行研究等活動，讓他們感受檔案文化的魅力，激發開發檔案資源的熱情；對于學生，除安排參觀、知識競賽外，還可以安排檔案編輯、職業體驗等活動，提高他們利用檔案開展研究的意識和能力，為檔案館培養潛在的形成者和利用者。

（三）檔案館內、館外活動應各有側重各有特色

為吸引更多的公眾參與，檔案館在舉辦活動時可以在公園、廣場、博物館等地設立分會場。在檔案館內舉辦的活動要側重于介紹館藏和檔案館工作，而在館外舉辦的活動要重在通過宣傳，讓更多的人對檔案和檔案館有初步的認知和了解。

1.挖掘館藏，把公眾吸引進檔案館

作為國際檔案日的主場地，檔案館要充分發揮自身優勢，通過展示特藏檔案原件、檔案展覽及編研作品、檔案館的工作場所等，讓公眾更直觀地感受檔案的魅力。

（1）舉辦有參與性的活動提高公眾的興趣

讓公眾與檔案和檔案工作零接觸，能夠展示檔案館的親和力，提高公眾的參與熱情。開展實踐活動時，檔案館工作人員要做好指導和服務工作，以達到社會教育的目的。

一是開展檔案揭秘活動，向公眾展示與主題相關的文件、照片、實物等，讓公眾看到在報紙、電視、網絡上看不到的原始檔案，以顯示檔案原始性、真實性的特點。

二是開展觀摩或體驗活動，邀約公眾參觀檔案館，參觀或親自參與檔案館查詢、借閱、復制檔案的全過程。

三是開展社會研究和檔案編輯活動，邀請學生或一些家庭，利用檔案探尋本學校、本地區或自己居住社區的歷史和變化，形成圖文并茂的報告并注明所利用檔案的出處；請大、中學生或部分有研究興趣并具有一定文字能力的公眾利用檔案編輯歷史故事或開展某個專題的研究，活動結束后可以對編輯的成果進行評比以資鼓勵。

（2）舉辦講座或展覽以展示檔案內涵

舉辦與主題或其他館藏相關的講座或展覽，多角度、全方位地展示館藏檔案和檔案文化，使公眾充分感受檔案的內涵。內容可以涉及公眾現階段比較關注的環保、疾控、社會保障等方面，或本地區特色文化、非物質文化遺產方面，本地區重大活動、重要歷史事件、著名人物等，既可以講述館藏中涉及上述方面的檔案情況，也可以是介紹相關的編研作品。

（3）集中開放一批檔案以提高社會的關注度

開放檔案與舉辦活動可以相互借勢，既為活動增加了宣傳點，又廣泛宣傳了開放檔案內容。主辦活動的檔案館可以自己，也可以聯合本地區其他檔案館，在活動期間向社會開放一批檔案，借助活動契機，通過各種媒體廣泛宣傳這些開放檔案的內容、到檔案館查閱的時間、手續等，以更大范圍地宣傳檔案館的館藏和工作。而開放檔案又豐富了活動內容，使活動更有厚度和內涵。

2.走出檔案館，讓更多的公眾知曉檔案和檔案工作

在公共場所舉辦活動，可以吸引更多的社會人員參加，目的在于讓參與者知道檔案是什么，檔案館在哪兒，檔案館是干什么的等。

（1）擺放展板。設計一些活潑的、卡通漫畫式的展板，用淺顯的語言，生動的事例，介紹什么是檔案、檔案可以幫助老百姓解決什么問題、這些檔案保存在哪兒……

（2）發放宣傳品和有檔案特色的紀念品，擴大活動的影響范圍。可以將展板上的內容印制成手冊；制作介紹檔案館、檔案館館藏內容、與本屆活動主題相關的檔案知識等內容的手冊；含有本地區所有檔案館位置的地圖；將與活動主題相關的檔案，特別是照片，制作成明信片、海報、光盤等紀念品，作為禮物贈送給活動的參與者等。各種材料都要力求生動、活潑，能吸引參與者在看過之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。

（3）舉辦知識競賽?？梢跃桶l放的手冊中的小知識舉辦現場問答，并向答對者贈送紀念品。這種形式比較熱烈，容易吸引觀眾的廣泛參與，通過問答形式可以加強檔案知識的深入人心。

（4）與本地區其他活動聯合開展?？梢詫n案日活動作為一項內容融入地區性活動中，或與博物館、圖書館舉辦的活動聯合開展，互相借勢，以擴大活動的受眾面和影響力。

（5）深入社區、農村進行宣傳。可以通過表演快板、相聲等群眾喜聞樂見的文藝節目或舉辦展覽、講座等傳統形式宣傳檔案和檔案工作，尤其是館藏民生檔案的內容、服務方式、利用手續等。

二、面向檔案形成者——強化歸檔責任和保護檔案意識

各單位形成的檔案是檔案館館藏的重要來源，各單位檔案是否齊全完整，整理得是否科學規范直接影響了檔案館館藏的質量。各單位工作人員是檔案的形成者，提高他們的檔案意識，對保證本單位檔案的準確、完整、系統具有重要意義。各單位檔案人員開展活動的重點就是宣傳檔案在開展職能工作、處理各項事務、維護單位和職工權益中的重要作用，文件歸檔和規范整理的重要性，提升全體工作人員主動歸檔和自覺保護檔案的意識，轉變他們認為檔案室就是“守攤”的認識。

1.開展檔案知識宣傳和競賽。通過單位網、本系統手機短信平臺、簡報、櫥窗等開展宣傳，包括檔案的基礎知識、法制知識、文件材料歸檔、整理和檔案利用方面的知識等，在此基礎上再開展相關知識的競賽。這樣既普及了檔案知識，又活躍了活動氣氛。

2.舉辦展覽和編輯畫冊。檔案部門可以單獨，或與業務、宣傳等部門聯合，利用室藏檔案舉辦單位發展歷史展覽、檔案利用成果展覽或編輯相關畫冊，通過翔實的文件材料和生動的利用實例強化檔案的效用。

3.開展參觀和體驗活動。邀請單位工作人員參觀檔案室，實地了解檔案的分類、整理、保管、編研等工作，并親自體驗檔案借閱工作等。這項活動可以定期開展，也可以作為新員工入職教育的一部分。

4.開展檔案工作咨詢。檔案部門可以舉辦現場咨詢活動，發放有關查詢利用方面的宣傳資料，解答員工的問題；也可以發放調查問卷，了解員工需求，為以后更好地為領導決策和職能工作服務奠定基礎。

三、面向檔案工作者——搭建交流業務提高素質的平臺

面向檔案工作者的活動主要是業務交流和學術研討，以提高其專業素養。檔案工作者包括基層檔案室的工作人員、檔案局館的工作人員和檔案學科的研究人員，要根據他們的需求開展不同的活動。

1.針對基層檔案人員的活動重在提高其業務水平

基層檔案人員存在更迭頻繁、業務不熟練等問題，他們需要專業人員對其進行業務指導，對工作中存在的問題答疑解惑。所以要從集中指導、培訓的角度舉辦活動。一是舉辦檔案專題培訓或講座，講授檔案專業知識，提高其工作水平；二是舉辦業務交流展覽，如編研作品展，讓各單位檔案人員互相學習、促進和提高。

2.針對檔案局館工作人員的活動重在提高理論水平和開展橫向交流

檔案局館工作人員要對本地區的檔案事業進行宏觀管理，或對館藏檔案進行收集、管理和利用，他們需要了解檔案領域的前沿知識、最新動態、理論成果、其他地區的先進做法等，要借助國際檔案日為他們提供學習和交流的機會。一是舉辦檔案前沿知識的講座，使其開闊視野、增長見識；二是舉辦不同專題的研討活動，使不同檔案館間的工作人員可以就同類工作開展研討和交流，互相借鑒、提高；三是開發館際合作項目，為不同檔案館之間提供合作的平臺，如圍繞一個共同主題舉辦展覽、編輯史料等，從而促進本地區檔案事業發展。

3.針對檔案學科的研究人員舉辦高層論壇

檔案學科的研究人員既包括高校檔案專業的教授，也包括檔案局館的研究人員，他們需要交流和研討世界或全國檔案領域存在的問題，提出解決方案，為決策人員提供理論依據和實踐的可行性。要根據當前檔案學理論與實踐中的熱點、難點問題確定研討主題，為他們提供研討的平臺，之后可將研討內容匯集成冊，供其他檔案工作者學習。

此外，國際檔案日還為主辦活動的檔案館與博物館、圖書館及其他地區檔案館的合作提供了平臺。主辦者可以藉此開展與其他國家、地區檔案部門的交流與合作，共同舉辦學術活動和展覽等，共享檔案資源及相關成果；開展與本地區文博部門的合作，相互借勢，提升檔案的文化價值。

四、面向媒體——善于溝通并善用宣傳陣地

國家檔案局楊冬權局長在2011年召開的全國檔案宣傳會議上提出：要進一步鞏固和擴大檔案宣傳陣地，加強傳統媒體陣地建設、擴大新興媒體陣地建設、善于并大力運用公共宣傳陣地。所以在國際檔案日活動中，檔案部門要善于與社會媒體、專業媒體、傳統媒體、新興媒體等不同媒體，就宣傳內容和形式進行深入溝通，借助多種媒體，讓社會上更多的人知道、參與并持續關注活動，進而關注檔案和檔案工作。

（一）加強與媒體的深度溝通

對于國際檔案日活動的組織者來講，與媒體的溝通，就是要清晰、準確地將活動的對象、內容、目的等表達出來，讓媒體充分了解，并與媒體的宣傳意愿相結合，從而滿足雙方的宣傳目標。

1.與業內媒體的溝通

業內媒體面向的對象是檔案工作者，宣傳的重點應是活動的內容，尤其是活動的創新點和涉及館藏特色的檔案，以達到為檔案館之間互相借鑒、共同提高、日后開展合作創造契機的目標。各檔案館可以通過報道了解其他地區的好做法，發掘共同的關注點或同類內容的館藏，為今后館際之間合作鋪路搭橋，從而促進全國檔案工作水平的提高。

2.與公共媒體的溝通

公共媒體面向的對象是社會公眾，宣傳的重點應是活動的時間、地點、形式等，目的是讓更多的公眾知曉。但是公共媒體的宣傳思路和檔案館的意愿不盡相同，公共媒體在意的是通過抓住公眾“眼球”擴大受眾面，所以他們愿意從社會難點、熱點角度去報道，但從活動或工作本身的角度來看有時會片面。因此檔案館要主動加強聯系、協商，尋求滿足雙方意愿的宣傳點，達到“雙贏”效果。

（二）豐富國際檔案日活動的宣傳內容

活動的宣傳既要考慮活動自身的宣傳，還要突出檔案內容和檔案工作的宣傳。

1.加強活動自身的宣傳。要全方位、多角度地宣傳國際檔案日活動，開展活動之前廣而告之活動的時間、主題、舉辦地點、預約方式等，充分造勢，讓更多的公眾知道并了解這個活動；在活動期間積極報道主場地及各分場地的情況，吸引社會公眾的持續關注；活動結束后對參加活動的人員進行訪談、回顧，使活動在公眾心中留下更深刻的印象。

2.加強檔案內容及檔案工作的宣傳。檔案資料浩如煙海，檔案工作涵蓋百業，這為檔案宣傳提供了豐富的資源。要從檔案里發掘故事，把枯燥的檔案變成有趣的故事；用現實的眼光尋找歷史的檔案，把檔案變成現實的延伸、現實的參照，加強檔案同現實的聯系，使檔案具有鮮活力，從而提高檔案的吸引力、感召力；要深入宣傳檔案工作的歷史、傳承和作用，提高檔案工作在公眾心中的形象和地位?？梢耘c電臺、電視臺、網絡合作，推出一系列與主題相關的檔案電視片、人物訪談；與本地區有影響力的網站合作，推出網上展覽等。

（三）發揮媒體的宣傳作用

1.充分發揮傳統媒體的宣傳作用。積極與黨委、政府的宣傳、新聞出版、文化等主管部門溝通，爭取他們的支持；加強與主流媒體的聯系與合作，充分發揮傳統媒體覆蓋廣、受眾多、公信力強的優勢，借船出海，借勢而為，爭取更大的社會宣傳力度。

2.積極發揮新媒體的宣傳作用。新媒體是新的技術支撐體系下出現的媒體形態，如手機短信、移動電視、網絡、觸摸媒體等。新媒體以其形式豐富、互動性強、渠道廣泛、覆蓋率高、精準到達、性價比高、推廣方便等特點在現代傳媒產業中占據越來越重要的位置。檔案部門要充分利用新媒體，豐富和創新宣傳渠道，吸引更多的宣傳受眾，尤其可以借助微博、微信、博客、論壇等社交媒體推介檔案和檔案工作，如發布開放檔案信息、傳播工作動態、與公眾交流互動等，充分利用國際檔案日活動的契機，對通過社交媒體征集、管理、發布與利用檔案信息及宣傳檔案文化進行積極地探索和嘗試。

國際檔案日為我們提供了一個宣傳檔案和檔案工作、展示檔案部門和檔案專業形象、開展檔案界與社會互動的良好契機，我們要抓住這個契機，加強交流合作，推出更多內容豐富、形式多樣的活動，吸引更多的社會公眾關注檔案和檔案工作，充分發揮檔案的價值和檔案館的社會服務功能。

作者單位：北京市檔案局