檔案管理與企業內部控制關系研究述評

張倩+徐擁軍

摘要：為了深入分析檔案管理與企業內部控制之間的關系，以中國知網、EBSCO等數據庫為數據來源，采用文獻研究方法和內容分析方法調查了2000-2013年間在國內外正式發表的學術文獻，探討了學術界對企業檔案管理與企業內部控制關系的研究現狀與局限性，并提出了改進建議。

關鍵詞：檔案管理企業內部控制關系企業管理

Review on the Relation between Archives Management and Enterprise Internal Control

Abstract： To in-depth analyze the relation be？ tween archives management and enterprise inter？ nal control； this paper uses literature research meth？ ods and content analysis methods to investigate the academic literature from 2000 to 2013 within the data of CNKI， EBSCO and other databases. It discusses the research status and limitations in the topic， and then puts forward some suggestions.

Key words： Archives Management； Enterprise Internal Control； Enterprise Management； Correla？ tion

美國的安然、世通事件以及中國的銀廣夏等一系列會計造假案例，暴露了企業內部控制的重大缺陷。其中安然事件直接導致了旨在強化企業內部控制的《薩班斯-奧克斯利法案》[1]的產生，該法案也被視為自上世紀30年代以來美國證券法最重要的修改。法案對于檔案材料真實性、完整性做了強制性要求，如針對安達信銷毀安然審計檔案事件，對銷毀審計檔案作了專門處罰規定。

內部控制，是企業合理保證經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略的過程。[2]而這種信息的真實完整很大程度上就依賴于檔案管理。隨著企業內部控制問題得到越來越多的重視，相關研究也越來越細化，國內外開始逐步關注檔案管理與企業內部控制的相互關系。

1文獻統計分析

1.1文獻統計

筆者通過中國知網（CNKI）的學術期刊庫，博士學位論文庫，優秀碩士學位論文庫，中國重要會議論文庫，國際會議論文庫跨庫檢索，共檢出2014年1月22日以前的研究文獻65篇，經去重、篩選等數據清洗后，保留中文文獻18篇。通過獨秀數據庫，檢索出相關書籍1本，為有效文獻。此外，我國為加強和規范企業內部控制，印發的《企業內部控制基本規范》以及《企業內部控制應用指引》中，有諸多涉及檔案管理與內部控制關系問題的條款，因此本文也將其作為分析文獻。

通過EBSCO的全部數據庫，共檢出研究文獻15篇，經去重、篩選等數據清洗后，保留英文文獻8篇，通過論文間引證關系，挖掘相關文獻4篇，共12篇。通過關系分析，挖掘相關法規標準2部，為有效文獻。本文主要基于這35份文獻進行相關分析和綜述。

1.2文獻分析

文獻的年度分布反映了研究的發展趨勢，而類別分布則體現了研究體系和層次。總體來說，檔案管理與企業內部控制關系研究的文獻并不多，該課題并沒有真正掀起研究高潮。單從年度分布來看，如圖1所示，從2000年美國國防部的一份政府檔案開始，強調組織檔案管理對組織內部控制的作用；在2005年前后達到波峰，這很有可能是受2002年7月薩班斯法案頒布并在其后兩三年中緩慢發揮效力的影響；國際上2008年修訂了ISO9001質量體系標準，同時，我國在2008年頒布了1部相關規章制度——《企業內部控制基本規范》明確了檔案管理在企業內部控制中的法律效力和責任；隨著中國企業的發展壯大和國內對檔案管理和企業內部控制的重視（2010年6篇文獻均為中文文獻），檔案管理與企業內部控制關系研究在2010年前后再次達到一個波峰。

進一步，我們對檔案管理與企業內部控制關系研究文獻的年代分布做線性分析預測，從趨勢線的斜率可以直觀地看出對該課題的研究近年來呈緩慢增長趨勢，并將持續有所增長，這表明，隨著檔案管理對企業內部控制影響的加大以及企業內部控制對檔案管理的需求增加，對二者關系的研究將會在未來的一段時間內持續增長。

同時，文獻類別分布差異較大，檔案管理與企業內部控制關系研究文獻主要集中在期刊論文中（文獻總計27篇）；而會議論文僅在2009年和2010年各發表過1篇；相關書本僅在2010年出版過1本，并且只在其中部分章節有所涉及；站在國家高度的層面來重視二者關系的研究也僅在2000年的1篇政府檔案中有初步涉及的雛形；相關法律法規、標準、規章制度僅有4份中有部分涉及內容予以強調；更值得關注的是，至今仍沒有1篇檔案管理與企業內部控制關系研究的博碩士學位論文。這在一定程度上反映了，盡管目前從檔案管理和企業內部控制兩個方面單獨研究的文獻數量豐富、類型完整、體系成熟，但二者的關系研究還處于起步階段，層次較低，理論體系不夠成熟、全面和系統。

2主要研究成果

2.1檔案管理對企業內部控制的作用

2.1.1監督控制作用

長城資產管理公司在其內部管理實踐中，將“鐵檔案”的檔案管理制度作為其內部控制“三鐵（鐵規章鐵賬本鐵檔案）”體系的一個重要控制點，建立科學有效的資產處置全過程倒逼機制，規范不良資產處置的過程，充分發揮了檔案管理的監督控制作用。[3]覃兆劌在其出版的《企業檔案的價值與管理規范》一書中，專門有一個小章節涉及企業檔案管理和企業內部控制的關系，他在書中參照《企業內部控制基本規范》的部分條款，分別闡述了檔案管理在企業內部控制中的監督控制作用，并將企業內部控制各控制點與其所需的檔案工作一一對應起來，說明檔案管理對企業內部控制的監督控制作用。[4]覃兆劌、羅琴在其論文中進一步分析了檔案與企業控制重點的對稱性，并從檔案法規制度、檔案人員、檔案業務活動的三維角度論述了檔案管理應當為企業內部控制提供監督控制作用。[5]趙盈華認為，檔案管理的基本職能決定了檔案管理對內部控制的評價監督和內部風險的評價監督的作用，她還對檔案管理履行內部控制評價監督職能的條件做了梳理，并詳細地闡釋了檔案管理對內部控制的具體監督控制活動及其相應的作用。[6]endprint

2.1.2證明備查作用

Randolph A.Kahn將檔案管理對內部控制的作用進一步細化到合規管理層面，探究了檔案管理項目對企業的重要性，指出檔案可以記錄企業依據法律法規開展業務活動，因而檔案管理是證明企業合法合規運營的前提條件，并給出了具體操作框架的7項關鍵要素。[7]Ko？ tani Masashi進一步探討了作為企業內部控制重要目標的“合規”的術語概念，并論述了檔案管理對于證明企業內控合規性的作用。文中重點從“問責制度”和“信息披露”兩個方面研究了檔案管理對合規內控的保障作用，并基于合規內控政策給出了一些具體的檔案管理方法。[8]毛福民在政協提案中強調，“檔案是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、商譽等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中有著不可替代的作用；在規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業糾紛中所具有重要的憑證、依據和參考作用越來越明顯。”[9]

2.1.3記錄參考作用

段中民等學者認為，“記錄企業質量管理和內部控制的檔案記載了企業業務體系運行的過程及其結果；證明了所做的工作能否滿足技術要求、合同要求和法規要求，以及內部控制是否達到預期的有效性；同時檔案是進行追溯的主要依據，是總結管理經驗并采取糾正措施，以及對內部控制活動進行分析、評價、驗證的主要資料，對企業進一步的內部控制活動提供參考。”[10]趙盈華還認為檔案管理業務活動應當為企業提供可供利用的信息，“企業內部控制過程中所形成的重要的記錄、文件都應移交給檔案室，以便檔案管理部門能全面掌握內部控制運行的情況。同時檔案管理部門可依據內部控制形成的檔案信息，對照指引要求，對企業內部控制的執行過程開展內部風險審核評價，履行開發利用檔案信息的職責，為企業各級管理層決策提供參考意見。”[11]

2.2企業內部控制對檔案管理的影響

2.2.1重新發現價值

美國國防部審計主管Lisa G. Jacobson開始探索組織內部控制對檔案管理的影響，她在實踐中發現檔案管理工作的不足會對內部控制產生極大的阻礙作用，由此開始關注組織內部檔案管理對內部控制的作用和價值，并呼吁強化企業檔案管理。[12]朱桂玲、陳玲霞等認為，檔案管理是企業內部控制五大要素——控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監督的基礎。而薩班斯法案的頒布深刻地影響了檔案管理領域，不僅使得檔案管理作為一項強制性合規措施被法律予以保障，并且使得檔案工作的價值在公司治理方面重新得到了應有的認識和重視，促進了檔案管理工作價值的重新發現。[13]

2.2.2轉變管理模式

王蘅、朱桂玲等在闡釋企業內部控制的質量管理與檔案管理的關系基礎上，指出了檔案管理模式轉變的可行性和必要性。[14]她們認為在企業內部控制影響下，企業檔案管理應當進行徹底地流程重組，實現檔案一體化的無縫鏈接。主張企業檔案管理活動前置，實現前端控制、過程控制和最終控制的模式，變被動管理為主動控制。[15]KotaniMasashi論述了日本版的薩班斯法案旨在加強企業內部控制的同時，強調了企業檔案管理的必要性和重要性。他在文中進一步描述了內部控制與檔案管理的密切聯系，并通過實例分析提出了“檔案管理范式轉變”——“內部控制導向的檔案管理”轉變為“問責制導向的檔案管理”——的構想。[16] John R.Kuhn將薩班斯法案對內部控制的要求進一步細化到電子文件管理層面，探索了企業內部控制合乎薩班斯法案要求下的現代檔案管理具體操作方法，以一個大型跨國公司為案例，詳細闡述了COBIT（Con？ trolled Objectives for Information and Related Tech？ nology）框架方法下的ERM（Electronic Records Man？ agement）實踐。[17]進一步地，俞劍英，探討了內部控制影響下的檔案管理信息系統的優化策略，他在文中主要分小規模企業和擁有一級以上檔案管理部門的大型企業兩個級別，并分別給出了檔案管理信息系統的優化流程說明和控制點，為檔案管理在現代化條件下支撐企業內部控制提供了指導。[18]

2.2.3提升管理水平

孫麗華、徐華從內部控制的質量管理角度，強調了ISO 9000質量體系標準與檔案管理的關系，并從質量管理和檔案管理對檔案工作要求的區別出發，指出企業檔案管理應該進一步融會貫通ISO9000質量管理的精神實質，提高檔案管理的水平，使企業的檔案工作具有實現企業內部控制目標的針對性，發揮更大的價值。[19][20]Randolph A. Kahn和Barclay T. Blair認為，企業的內部控制的問責制度和透明度作為內部控制的主要目標，很大程度上取決于業務檔案管理的可靠性和準確性，這要求企業進一步提高檔案管理的質量和水平。[21]David O. Stephens從安達信事件等一系列美國商業丑聞為切入點，論述了薩班斯法案在文件管理方面的重要意義，并詳細解析了薩班斯法案中有關檔案管理的條款，認為旨在規范企業內部控制的薩班斯法案也會將企業檔案管理提升到更高、前所未有的水平。[22]

3總體評價及未來展望

總體來看，檔案管理與企業內部控制關系研究還處于探索階段，研究成果數量非常少，研究方法比較單一，研究內容主要以強調檔案管理和企業內部控制的表面關系，以及二者結合并相互促進的重要性為主，研究的深度、廣度和高度都還有所欠缺，整體上并沒有形成完備的層次和成熟的體系，尚存在諸多理論空白。

比較而言，國外檔案管理與企業內部控制關系研究始于企業檔案管理缺陷對企業內部控制的威脅，因此國外研究側重于探討檔案管理對內部控制的價值與證明作用；而國內研究始于企業內部控制規范對檔案管理的要求，因此側重于探討企業內部控制對檔案管理造成的影響。endprint

3.1研究高度

由于現階段對檔案管理和企業內部控制關系研究還處于起步階段，多數成果僅限于從單個企業實踐研究，或無樣本的抽象理論辨析，缺乏從同類同質企業群體、行業、國家，乃至整個國際標準體系高度等更為宏觀層面探索二者相互作用的規律性，形成指導性綱領文件。

今后的研究中可以注重規律性與規范性，探索檔案管理和企業內部控制關系在同類同質企業、行業、國家，乃至國際層面的本質和規律，夯實基礎理論，探索通用性理論和方法，從而形成相應領域、相應地域內的法律法規、規章制度以及規范性文件，用以明確執行支撐企業內部控制的檔案管理的機構、人員、權責等，為企業實踐工作提供指導綱領，同時，為企業檔案管理與內部控制的相互支撐執行奠定標準化、合規化基礎。

3.1.2研究深度

目前，雖然已由相關研究初步指出了檔案管理與內部控制對應的關鍵的控制點，也有研究初步探索設計了與內部控制相對應的檔案管理流程框架，并探討了具體的實施方法，但多數研究內容局限于強調檔案管理和企業內部控制的表面關系，以及二者結合并相互促進的價值，理論探析為主，實例研究較少，對實踐的指導意義不大，缺乏深度，沒有形成完整的研究層次體系。

今后的研究應當進一步論證可行性與操作性，更加注重系統全面地論述檔案管理對企業內部控制的支撐策略及其具體操作方式，包括軟硬件支持、人員配備、資金分配、組織設置等資源合理配置的可行性方式，探索適合當前企業內部控制現狀的檔案管理實施框架和流程。

3.3研究廣度

大部分研究成果是基于內部控制相關法律法規、標準制度要求，強調檔案管理對內部控制合規性的輔助作用以及企業內部控制對檔案管理工作的要求，視角囿于財會審計領域和檔案資源管理領域。一來，研究學科視野較窄，較少從管理學基礎理論模型和其他相關學科領域內尋找契合點；二來，上層目標設置和大體框架設計較多，較少從企業實踐操作層面對二者結合的細節做專題探究。

應當進一步拓寬研究思路，提高研究的全面性與系統性。一方面，應拓展研究視角，從學科內多種理論角度以及多學科角度來研究檔案管理和企業內部控制關系，并嘗試引入實證主義研究方法來設計與優化研究方案；另一方面，自頂向下的管理模式研究和自底向上的具體流程研究相結合，從企業實踐操作層面對二者結合的各個橫斷層次做專題探究。

3.4研究方法

目前對檔案管理和企業內部控制關系研究成果以人文主義研究方法為主，多采用實地調研、調查研究等方法以及觀察、訪問、經驗總結等定性研究方法，較少采用實證主義的定量研究方法。同時，創造性不足，較少采用比較研究方法得出不同性質和規模的檔案管理與內部控制關系的共性和特性。

在今后的檔案管理與企業內部控制關系研究中，應當更多地引入實證主義方法，以更具說服力的方式強調檔案管理與企業內部控制結合的必要性與重要性。以統計分析、數據分析為基礎，通過建立模型或構建函數的方式，明確二者相互影響的方式，用相關系數指標衡量檔案管理與企業內部控制之間的相互影響程度和相互響應程度，及其敏感度、邊際效應等指標。以此來突出其必要性與重要性。

*本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。

參考文獻：

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