基建檔案管理研究與對策建議

方松+趙紅萍

摘要：基建檔案較一般文書檔案具有更強的現實使用性等特點。當前，我國基建檔案管理總體水平不高?；诖?，本文圍繞基建檔案管理實務要求，借鑒PDCA循環法則、檔案價值鑒定理論等研究工具，對我國基建檔案管理機制、范圍管理、歸檔方法等進行了研究，并提出增強管理意識、提高管理要求、加強科學研究等3項對策建議，希冀促進我國基建檔案管理整體水平的提升。

關鍵詞：基建檔案PDCA循環法則價值鑒定

一、問題提出

基本建設是一項由多主體參與，建設周期相對較長并高度依賴各種專業知識的智力型活動?；n案是基本建設全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實、最全面的特性，是對相關項目進行進一步改擴建或修繕的基本依據?；n案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實性、價值性等特點之外，還具有內容專業性、成套完整性、現實使用性、整理動態性、來源廣泛性、

收集滯后性的特點[2][3]。

文獻檢索以及管理實踐表明，我國當前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識不強、資料不全、整理不規范、硬件投入不

足、人員隊伍力量薄弱等問題[4][5]，

與歐美發達國家差距較大。以美國為例，美國政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統、完整、門類齊全、數量豐富，比如西雅圖港務局、紐約世界貿易中心除保存有基建相關照片和文字材料外，甚至連產業主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

為夯實我國基建檔案管理實務工作基礎，提高基建檔案管理研究水平，本文結合現階段我國檔案管理研究成果和基建檔案管理實踐，從業主方[6]角度研究了我國基建檔案管理工作。

二、研究重點

圍繞基建檔案管理實務要求，本文著重研究基建檔案管理機制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對科學、標準的管理體系。

（一）基建檔案管理機制研究

從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環漸進完善的體系。鑒于此，本文運用“PDCA循環法則”，按照統分結合（“業主方制定管理總體計劃—各責任主體制定并實施具體管理計劃—業主方驗查并總結”）的思路，開展基建檔案管理機制研究。

1. PDCA循環法則概述

PDCA循環又被稱為“戴明環”，是由美國質量統計控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來，經美國質量管理專家戴明改進并加以宣傳而獲得普及。它是全面質量管理計劃制訂和組織實現應遵循的科學程序。PDCA循環法是按照Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環不止地進行下去的一種質量管理基本方法。經過PDCA循環，成功經驗應加以肯定并推廣，推進管理的標準化；失敗教訓要加以總結，以應用到下一個循環，實現基建檔案管理能力的階梯式上升。

2.基建檔案管理流程分析

基于PDCA循環法則，將基建檔案管理流程分解為計劃制定、管理實施、對照檢查以及經驗總結四個階段。

（1）計劃制定?；n案管理計劃包括總體計劃和實施計劃兩類?？傮w計劃由業主方制定，是基建檔案管理的總綱。總體計劃制定是基建檔案全過程管理的起點，始于項目生命周期中“提出項目概念”階段，主要內容包括：一是明確檔案管理是項目管理的必要組成，要求其他建設相關方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責任；二是明確其他建設相關方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實施計劃是其他建設相關方結合本單位實際情況制定的具體工作計劃。實施計劃必須與總體計劃保持一致。其他建設相關方制定的實施計劃須報經業主方批準同意后，方能生效。

（2）管理實施?；n案管理實施遵循“統一計劃、分塊實施、集中歸檔”的原則。統一計劃是指由業主方制定檔案管理總體計劃，明確檔案管理的統一目標、統一標準、統一要求；分塊實施是指其他建設相關方圍繞項目建設管理規劃大綱以及基建檔案管理總體計劃，制定具體的檔案管理實施計劃，履行各自檔案管理職責，完成總體計劃的各項要求；集中歸檔是指項目建設完成后，其他建設相關方按要求將各自檔案移交業主方，由業主方進行查驗、接收，并依據相關標準和要求，進行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

（3）檢查監督?；n案特點要求基建檔案管理必須要高度重視過程監督。一是業主方監管。業主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導、監督其他建設相關方按照總體計劃要求做好基建檔案管理工作的責任和義務。項目建設過程中，業主方要將定期檢查與不定期抽查相結合，做好基建檔案管理的監督檢查。二是其他建設相關方的自查。其他建設相關方要對照經批準認可的實施計劃做好檔案歸檔以及經常性自查，健全借閱制度、復印制度，保證檔案及時收集、完整歸檔、管理規范。

（4）經驗總結。經驗總結既是基建檔案管理系統中的承前啟后環節，也是業主方提升檔案管理水平的關鍵程序。對于管理過程中的好經驗、好做法，要及時總結提煉，形成制度，進行推廣，做到標準化；失敗教訓更是彌足珍貴，應引起業主方高度重視，組織研究應對措施，以避免在下一個PDCA循環中再出現類似問題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

（二）基建檔案范圍管理研究

借鑒現代項目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項目生命周期內所有有價值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計劃所規定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作。基建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認、范圍變更控制等三個環節，基建檔案范圍管理主體是業主方以及其他建設相關方，其中業主方是最終責任主體。基建檔案范圍管理研究基礎是檔案價值鑒定理論。endprint

1.檔案價值鑒定理論概述

檔案價值鑒定是現代檔案管理中的重要方法和重點內容，是指鑒定主體基于對檔案保存價值和利用意義的合理認識，對檔案質量、有用性和管理效益做出判斷與估價的智力性工作。根據檔案價值鑒定三段論，范圍管理是現代檔案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定義

基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據國家檔案管理相關法規、規章、標準和基建程序，進行基建檔案管理內容的初始化定義?；n案范圍管理初始定義是檔案價值鑒定的前提與基礎，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據，應在基建檔案管理總體計劃中予以明確。業主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

3.范圍確認及變更控制

基建檔案范圍管理的范圍確認是指其他建設相關方依據初始定義，并結合各自管理職能，對基建檔案范圍管理內容予以認可的行為過程。范圍確認結果是開展基建檔案管理的直接依據，應在實施計劃中體現。其他建設相關方是基建檔案范圍管理范圍確認的主體。對于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關建設相關方須按基建管理程序向業主方提出變更申請，獲得批準同意并調整初始定義后，方能生效。

4.范圍管理成果

基建檔案范圍管理經“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認后，最終形成三項成果：一是工作任務書，明確基建檔案管理的主要任務；二是工作說明書，詳細解釋基建檔案管理過程中的相關事項；三是工作分解結構（WBS），確定基建檔案管理的工作體系與責任體系。工作任務書、工作說明書、分解結構（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進行基建檔案驗收的最終依據。

（三）基建檔案歸檔方法研究

項目竣工后，業主方需按一定原則對基建檔案進行歸檔、編號。結合管理實踐，我們認為基建檔案歸檔需充分考慮“現實使用性”的突出特點，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進行編號歸檔。

國家檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000），要求檔案以“件”為單元進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。我們研究認為，基建檔案歸檔要在滿足行業標準基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規律，保持文件間有機聯系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件單元；‘件內文件批復在前，申請在后，轉發文在前，被轉發文在后；項目結束年作為檔案歸檔年”的方法進行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續性、整體性和合規性。

三、對策建議

基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點。

（一）增強意識，重視基建檔案管理工作

一是要轉變基本建設“重申報建設，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認識到基建檔案的重要作用，加強檔案重要性宣傳，營造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質量管理、進度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實力和硬件設施建設。建立健全基建檔案管理人員激勵與考評機制，注重對基建管理人員的檔案知識培訓，鼓勵開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運用新興科技提高檔案設施裝備水平，保證檔案資料存儲安全、使用便捷，實現管理的信息化與現代化。

（二）采取措施，提高基建檔案管理要求

基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業主方作為最終責任者，要發揮好統籌、協調與指導作用，研究采取有效措施，細化對其他建設相關方的管理要求。一是進一步建立健全基建檔案管理機制，將檔案管理計劃細化為總體計劃、實施計劃兩個層次，分級制定，分塊實施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務書、工作說明書以及工作分解結構（WBS），界定清楚各建設相關方的管理責任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關合同，以明晰業主方與其他建設相關方的責權關系，強化基建檔案管理實施的強制性。三是要進一步建立健全基建檔案管理的監督制度、借閱制度，保證項目檔案能夠及時集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。

（三）強化研究，逐步增強基建檔案管理科學化水平

隨著現代管理學的發展與現代科學技術的進步，基建檔案管理應與時俱進，不斷運用新理論、新技術，逐步提高管理的現代化水平。在此過程中，應加強基建檔案管理專題研究，以提高管理實務的智力支撐儲備水平。一是要進一步加強基建檔案管理機制研究，使得基建檔案管理與基建項目流程管理更加協調一致，各建設相關方更加自覺地強化檔案管理；二是要繼續加強基建檔案管理標準體系研究，逐步提高基建檔案管理的標準化水平。

參考文獻：

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[6]王英瑋.檔案價值鑒定基礎理論若干關鍵性問題研究[J].圖書情報工作，2013（5）：13-18.

[7]任改蓮.檔案價值鑒定談略[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2012（6）：202-203.

作者單位：中國水產科學研究院

文中“業主方”是廣義概念，包括傳統管理模式（DBB）下的業主以及管理承包模式（MC）下的管理承包商。

文中“其他建設相關方”是指項目建設中除業主方以外的其他參與主體，包括施工方、監理方、設計方等。endprint