用知識管理理念帶動企業(yè)檔案工作的發(fā)展

孫燕芝

摘要：知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)發(fā)展最重要的戰(zhàn)略性資源。企業(yè)檔案部門應(yīng)抓住機遇，用知識管理的理念，做好檔案收集、整理和開發(fā)利用工作，積極主動為企業(yè)的各項工作提供有效服務(wù)，不斷提升企業(yè)檔案工作的地位，推動企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識管理企業(yè)檔案檔案管理

知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略性資源，知識管理是企業(yè)適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性反應(yīng)，是企業(yè)通過管理所擁有的知識并運用這些知識提高管理水平的過程。從某種意義上講，企業(yè)成功與否越來越依賴于它所擁有知識的數(shù)量與質(zhì)量，因此，進行知識管理，利用所擁有的知識為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)是貫穿企業(yè)管理的始終的一項重要內(nèi)容。檔案記錄著企業(yè)的重要知識，檔案部門要適應(yīng)時代的要求，收好管好用好檔案，服務(wù)于企業(yè)各項工作。

一、知識管理的基本內(nèi)容

所謂知識管理，就是在構(gòu)建企業(yè)知識系統(tǒng)基礎(chǔ)上，讓企業(yè)中存在的知識，通過獲得、積累、保護、利用、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到企業(yè)知識系統(tǒng)內(nèi)，并通過對知識的管理和利用，提高工作效率、提升企業(yè)記憶、提高企業(yè)競爭力。知識包括顯性知識和隱性知識，顯性知識是以文字、圖表等方式表達的知識，如圖書、情報、檔案等。隱性知識是未以文字、圖表等方式表達的知識，存在于人的大腦中，如員工的經(jīng)驗、技能及企業(yè)文化等。

二、企業(yè)檔案工作與知識管理的關(guān)系

一方面，企業(yè)檔案是企業(yè)知識的組成部分。企業(yè)檔案包括籌建、生產(chǎn)經(jīng)營管理、行政黨群管理等管理類檔案，也包括企業(yè)產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基本建設(shè)項目等科技檔案，還包括照片、錄音、錄像、實物以及電子文件等不同載體的檔案，是企業(yè)成立、研發(fā)、生產(chǎn)等經(jīng)營管理活動的真實記錄。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）將檔案的價值表述為：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，ISO15489.1《檔案管理通則》將檔案的價值表述為：“檔案中包含的信息是有價值的資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)”，充分說明企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素、信息資源和知識資產(chǎn)，是企業(yè)顯性知識的重要組成部分。另一方面，企業(yè)檔案工作是企業(yè)知識管理的組成部分。企業(yè)檔案工作包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計利用等工作。這一工作過程，與知識管理的獲取、積累、創(chuàng)造、應(yīng)用的管理過程，在很大程度上是一致的。

三、面對知識管理的要求，企業(yè)檔案工作存在的不足

知識管理涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面，服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門。它要求企業(yè)應(yīng)清楚地了解已有的知識和需要的知識，將隱性知識顯性化，將顯性知識系統(tǒng)化，提供知識的共享服務(wù)以及企業(yè)知識的安全管理等。知識管理應(yīng)最終實現(xiàn)將有用的知識，在正確的時間給正確的人員使用，發(fā)揮知識的最大效能。

目前的企業(yè)檔案工作，面對知識管理的要求，存在以下不足：一是很多現(xiàn)代企業(yè)制度下產(chǎn)生的文件材料沒有納入到歸檔范圍中。部分企業(yè)歸檔制度不健全，沒有隨著企業(yè)的改革發(fā)展，補充完善歸檔范圍。導(dǎo)致檔案收集工作隨意性較大，業(yè)務(wù)部門歸什么，檔案部門收什么。二是企業(yè)檔案部門對本企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)不夠。檔案部門只做一些簡單的文件匯編、數(shù)據(jù)匯總等編研工作，沒有對室藏檔案中專業(yè)性較強的檔案進行編研開發(fā)，影響檔案作用的發(fā)揮。三是企業(yè)檔案部門信息開發(fā)力量不足。檔案人員學(xué)識水平不高、知識結(jié)構(gòu)單一，檔案人員的嚴重不足等情況，使檔案工作處于維持狀態(tài)，沒有精力和能力開展編研工作。

四、強化企業(yè)檔案工作，服務(wù)企業(yè)知識管理的對策

（一）從知識管理的高度，認識并做好企業(yè)檔案工作

企業(yè)檔案工作是一項全員參與的工作，而抓住全員中的“兩頭”，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門，帶動全員中的“中間”，即各部門和項目負責人及有關(guān)人員，能夠有效提高檔案工作的全員參與比例。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從知識管理的角度出發(fā)，充分認識檔案資源的知識資產(chǎn)屬性，為檔案工作的開展創(chuàng)造條件。檔案工作是一項條件性很高的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、部門的配合等外部環(huán)境的支持，也需要基本的人財物等內(nèi)部條件的支持。在所有檔案工作的內(nèi)部條件中，人的條件是最重要的。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案工作的開展配備數(shù)量充足的檔案人員，不僅要有負責檔案整理保管的人員，還要有負責檔案信息開發(fā)的人員；不僅要有學(xué)檔案專業(yè)的人員，還要有學(xué)其他專業(yè)的人員，以滿足企業(yè)檔案收集、整理、保管、信息開發(fā)的利用共享等工作對人員的需求。為此，我們應(yīng)通過多種形式提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使“要領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作創(chuàng)造條件”，變成“領(lǐng)導(dǎo)要為檔案工作創(chuàng)造條件”。

檔案人員應(yīng)從知識管理的角度出發(fā)，明確自己的角色定位，變知識的管理者為知識的提供者。有為才能有位。目前很多企業(yè)檔案部門對自己的角色定位仍以檔案保管員為主，檔案的收、管、用等各項工作都按部就班開展，特別是開發(fā)利用工作缺少亮點，這也是檔案工作被邊緣化、檔案人員在企業(yè)裁員中總是首當其沖的主要原因之一。檔案人員只有痛下決心，主動自覺做好檔案工作，改變現(xiàn)有的工作狀況，才能從生存夾縫中走出來。

（二）加強檔案資源建設(shè)，為知識管理奠定基礎(chǔ)

加強檔案資源建設(shè)，是做好企業(yè)檔案工作的前提和基礎(chǔ)，也是企業(yè)獲得和積累知識的重要途徑，企業(yè)檔案部門應(yīng)將檔案資源建設(shè)作為檔案工作的重點抓好抓實。

首先，做好企業(yè)各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的修訂完善工作，為知識的積累奠定基礎(chǔ)。一是完善管理類檔案保管期限表。企業(yè)檔案部門應(yīng)以國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為依據(jù)，在分析本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動及管理職能的基礎(chǔ)上，將反映企業(yè)籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件納入歸檔范圍，并準確劃定保管期限，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存。二是完善科技檔案保管期限表。科技檔案是企業(yè)檔案的主體，是企業(yè)顯性知識的主要內(nèi)容，是生產(chǎn)部門開展工作的重要參考資料，檔案部門應(yīng)以有關(guān)文件為依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)活動的特點，完善科技文件的歸檔范圍。三是根據(jù)企業(yè)信息化工作的發(fā)展需要，及時完善電子檔案保管期限表，以適應(yīng)信息化工作發(fā)展的要求。endprint

其次，采取有效措施指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好文件材料的整理、歸檔工作，做好知識的系統(tǒng)化工作。一是將文件歸檔要求與責任納入企業(yè)管理流程和相關(guān)人員崗位責任制，建立歸檔工作問責制，對不按要求歸檔的部門和人員追究其責任；二是指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好重要文件材料的歸檔工作，特別是加強對專利、商標、版權(quán)、合同、信用等各項業(yè)務(wù)文件材料，產(chǎn)品儀器、建設(shè)項目文件材料，以及照片、音像、實物、電子等非紙質(zhì)文件材料歸檔工作的指導(dǎo)力度，確保企業(yè)歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)和有效。

（三）加強檔案信息資源開發(fā)利用工作，引導(dǎo)企業(yè)檔案管理向知識管理轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資源的寶庫，包含了企業(yè)發(fā)展所需的方方面面的知識，在信息資源開發(fā)和服務(wù)企業(yè)發(fā)展方面應(yīng)大有所為。為此，檔案部門要在做好檔案借閱工作的基礎(chǔ)上，進一步做好檔案信息資源開發(fā)工作，使檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的價值，為企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作應(yīng)有的貢獻，使檔案部門從實體保管員向知識提供者轉(zhuǎn)變并以此提高檔案人員的地位。一是加強調(diào)研工作，研究企業(yè)各項工作對知識的需求和室藏檔案內(nèi)容，明確檔案信息資源開發(fā)的重點。檔案部門還可在網(wǎng)站上發(fā)布信息，征詢信息開發(fā)的專題，通過完成“命題作文”，提供一對一的服務(wù)。二是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對性地開發(fā)檔案信息，可根據(jù)需要編制科研成果簡介、工程項目簡介、產(chǎn)品性能比較、設(shè)備更新?lián)Q代、市場的變化等個性化編研材料。同時，在編研工作中注意與各相關(guān)部門專業(yè)人員的合作，借助他們的專業(yè)知識，提高信息開發(fā)成果的專業(yè)化水平。三是主動提供檔案信息服務(wù)，一方面，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案信息，引導(dǎo)管理者及技術(shù)人員利用檔案信息，實現(xiàn)檔案信息共享。另一方面，關(guān)注企業(yè)中心工作、重大活動，主動、及時提供相關(guān)檔案信息，做好服務(wù)工作。四是根據(jù)檔案信息開發(fā)利用工作情況，梳理、改善工作流程。如，通過對企業(yè)所需知識的梳理，完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并在文件生命周期的全過程予以關(guān)注。即在文件形成階段就關(guān)注這些文件的形成、積累情況，確保應(yīng)歸檔文件的齊全完整；在文件整理階段，重點做好這些文件的規(guī)范化整理；在檔案管理階段，重點做好這些檔案的安全保管、分類編目及提供利用工作，使企業(yè)檔案工作形成良性循環(huán)，更好地服務(wù)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。

總之，面對社會發(fā)展的新趨勢和企業(yè)發(fā)展的新要求，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極引入知識管理的理念，完善室藏檔案結(jié)構(gòu)，充實檔案內(nèi)容，加大檔案信息資源綜合開發(fā)力度，加強主動服務(wù)意識，樹立檔案部門知識管理者的良好形象，以此不斷提高檔案部門在企業(yè)中的地位，增強全員的檔案意識，使檔案工作不斷發(fā)展。

作者單位：北京市檔案局endprint