淺談房地產檔案信息開發與利用

蔣瑛

摘要：房地產開發企業的檔案管理，是房地產企業工作的重要組成部分。本文通過對房地產檔案信息資源開發利用中存在問題的研究，提出加強房地產檔案信息資源開發利用效果的有效途徑和方法。

關鍵詞：檔案房地產檔案開發利用

近年來，隨著社會經濟的快速發展和人們物質生活水平提高，人們對住房的需求不斷增長，房地產業蓬勃發展，住房建設的速度和工程規模不斷加大。房地產開發企業是房屋的開發建設單位，在企業的管理及房屋的建設、銷售及物業管理過程中，必然產生大量的文件，這些文件是企業正常運作以及房屋建設并投入使用的重要前提。房地產開發企業在經營管理、房屋建設及物業管理過程中產生的文件資料是否規范，將影響企業檔案管理的質量和利用效率。

一、房地產檔案信息資源開發中存在問題

（一）檔案信息資源管理分散，不利于開發利用。信息資源的豐富是開發利用的基礎，但實際上，業務和行政檔案沒有完全集中管理。在目前情況下，房地產檔案信息均分散在多個部門進行保管存放，一些檔案室的建設并不是在檔案部門統一規劃下進行建立，這種分級管理模式常導致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室出現重復存檔以及爭奪檔案資源現象，甚至存有相關法律法規相互沖突，無法協調工作等問題，直接對檔案資源的充分開發利用造成一定程度的阻礙。

現代房地產開發企業行政、人力資源、財務、工程技術、銷售、物業管理等部門一應俱全，在經營管理活動中形成的文件基本上由各部門分散管理，有的甚至保存在業務經辦人手里，在檔案管理工作中沒有做到集中統一管理。由于房地產開發企業人員的流動性相對較大，文件的分散保管使檔案容易散失；檔案保管的責任不清，工作出現問題時便互相推諉，使文件流失的幾率增大。這些情況必然影響到檔案的管理和利用，影響業務工作的開展，給工作造成困擾，嚴重的還會對企業的利益造成損失。

許多房地產企業存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執行其應有職責，監督并且協調室藏檔案開發利用工作，但是這樣的管理制度，從根本上來說，部門對檔案室的監督相當于對自身的監督，因此無法對開發利用檔案形成有效的督促檢查。

（二）檔案工作的重點仍舊停留在傳統手工整理階段，而對其內容開發和提供利用還沒有提上日程。檔案整理工作是檔案業務建設的中心環節。只有經過科學整理，檔案才能實現系統化和科學化的管理和有效利用。房地產開發企業的工程建設文件在工程竣工驗收后須向城建檔案館移交，工程文件整理的質量直接影響著進館工程檔案的質量。分類和編目是檔案整理工作的重要內容，雖然企業檔案有相關的工作規范，但由于沒有結合本企業實際編制的分類方案和整理標準，導致檔案的整理工作比較混亂。此外，在檔案的著錄和登記工作中，大部分房地產開發企業只是對檔案進行了題名的登記或用Excel數據表對檔案信息做簡單的著錄和排序，管理方法和技術都有待改進。

（三）檔案開發利用服務觀念落后，對檔案認識不足。首先，許多人對檔案工作的認識僅局限于個人人事檔案，但具體涉及到保管、利用以及內容卻均不清楚，甚至許多領導干部認為檔案工作只是單純保管好檔案實體，無需開發利用。其次，檔案工作者自身素質問題。多數檔案工作人員僅具備檔案文史知識，而熟悉精通計算機信息化、管理、法律等綜合知識人員稀少，單一知識結構直接阻礙了檔案信息資源開發利用。

我國目前相關法律法規中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時開發利用，哪些不可以，而到期卻不適合開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應的法律法規指引與指示，檔案室對檔案信息開發利用具體尺度無法準確把握，另外《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》中雖對公民隱私權做出保護，但是，相關檔案法律法規中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發利用重要還是保護隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產檔案信息的開發與利用。

二、房地產檔案信息開發利用的有效途徑

（一）加強房地產檔案統籌管理

第一，以維護與建立房屋樓盤表為中心，對各房管業務管理進行梳理，以形成各類型房地產檔案關系結構圖，以便對數字化房地產檔案更好進行統籌規劃，避免重復建設與建設不足等現象出現。

第二，對室藏紙質檔案以掃描形式形成其數字化，并且建立起電子影像文件與業務數據連接通道，完成檔案與業務數據的清點核對工作，對各類數字檔案以及紙質檔案實現配套管理，以減少冗余數據出現。這一步既可以由檔案室與業務部門共同完成，又可由業務部門單獨完成。

第三，對產生的檔案以及業務數據需要進行前置管理。即所謂在業務審核、受理等過程中，對相關數據關系直接建立起電子邏輯組織關系。電子數據以及文件需要直接歸檔，形成數字化檔案，盡可能做到避免重復勞動，以提高歸檔質量與歸檔效率。

（二）加強房地產檔案信息化建設，突破利用局限

房地產檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數據管理信息化。檔案原件就是原始文件，是數據源頭和房地產身份證明。電子檔案數據指原件數據化后的數字檔案，它從原件提取數據，利用數據庫進行各種操作。要建立高質量的檔案信息系統，保障檔案輸入準確性、完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級檔案信息系統。同時建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。

自從房產管理信息綜合系統實行以來，極大提高房地產事業工作效率。但是隨著房地產日益成熟，在業務辦理過程中逐漸暴露出局限性，開始制約信息化工程發展。據調查反映出兩個問題：第一是在前置業務已受理情況下，在下一步收件的時候進行驗收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業務資料實現共享。第二，當收件資料是前置業務成果時業務人員根據情況查詢前置業務辦理過程，以數據或掃描件等形式完成共享。為避免資料重復，需要統一規范業務內資料名稱，在統一業務資料基礎上再次調研，統一想法，制定計劃，進行測試。資料共享系統情況穩定，不僅實現房地產檔案資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎。

自從房屋權屬登記數字檔案利用以來，效果顯著：單位查檔案不受地點、時間等客觀因素影響，根據新系統隨時查閱檔案資料。服務方式多樣化，加入網上預售備案系統與二手房合同網上交易系統，實現房屋查封、抵押等信息網絡化查詢，并且提供自主信息查詢服務，以提高服務效率，并且建立起房產數據GIS整理系統，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

（三）加強房地產檔案信息服務，豐富利用形式

加強房地產檔案信息的服務開發，增加利用形式。加大宣傳力度，通過各種媒體，舉辦房地產展覽向社會展示檔案資源的價值和利用方法，使人們的意識形態影響實踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識。同時也要樹立超前服務的意識，建立房地產檔案網絡中心，實現資源的最大化共享。

參考文獻：

[1]王芳主編.《數字檔案館學》.中國人民大學出版社，2010.

[2]劉耿生.《檔案開發與利用教程》.中國人民大學出版社，2010.

[3]張美芳，唐躍進主編.《檔案保護概論（21實際檔案學系列教材）》.中國人民大學出版社，2013.

作者單位：北京大成房地產開發有限責任公司endprint