高校住宿學生檔案管理工作之我見

黃英

摘要：宿舍是高校學生學習與生活的重要場所，其管理水平的高低直接影響到宿舍服務的質量，而建立學生宿舍管理檔案是提高學生宿舍管理水平的重要措施。本文運用文獻研究法以及訪談問卷調查法，以高校的學生宿舍檔案為研究對象，系統地研究了高校推行學生宿舍檔案管理的意義、現狀、存在的問題與原因以及對策。研究結果表明，高校實行學生宿舍檔案管理不僅是必要的，也是切實可行的。

關鍵詞：高等學校；宿舍；學生；檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）12-0020-02

宿舍是高校學生學習與生活的重要場所，其管理水平的高低不僅直接影響到宿舍服務的質量，也影響到學校的整體服務形象與聲譽，而建立學生宿舍管理檔案是提高學生宿舍管理水平的重要舉措。對高校的宿舍管理工作而言，住宿學生檔案管理工作做好了，就意味著宿舍學生的管理工作取得了良好的開端。一方面，它可以為高校財務處、學生處、保衛處等相關管理人員及時了解學校整體住宿情況提供依據，也可以為學校下屬二級學院征收費用提供依據；另一方面，也為管理人員的科學管理提供方便條件。因此，高校建立學生宿舍檔案管理是擺在管理者面前的重要課題，研究與探討高校學生宿舍檔案管理對提高學生管理有著重要的意義。

一、高校住宿學生檔案管理的現狀

長期以來，人們一直采用比較傳統的宿舍管理方法，即采用手工紙質檔案或在宿舍管理辦公室設立懸掛式布袋學生檔案來管理宿舍，管理人員根據需要從紙質檔案或懸掛式布袋學生檔案中進行抽取以達到了解信息與管理的目的。由于學生宿舍的成員具有一定的流動性，因此，管理人員要對紙質檔案或懸掛式布袋學生檔案中的信息進行經常性地修改，這就給學生管理工作帶來巨大的不便。隨著計算機科學技術的迅速發展，信息網絡已經為學生宿舍檔案管理提供了比較科學的管理手段，即學生宿舍實行計算機檔案管理。目前，各高校的學生宿舍檔案管理也是參差不齊的，有的還停留在紙質的檔案管理層面，有的學校從表面上看實行了微機管理，而實質上還是沒有脫離紙質的管理模式。

二、高校住宿學生檔案管理存在的問題及原因

（一）高校住宿學生檔案管理存在的問題

高校住宿學生檔案管理存在的問題主要表現在內容不全、手段落后、檔案經常丟失以及更新不及時等方面。

1.內容不全。目前，高校住宿學生檔案管理的內容不全是普遍存在的。從現有的主要住宿學生檔案來看，它主要包括了學生的姓名、所在學院與專業、班級以及年級等方面的信息，這些信息只是反應了學生最基本的自然信息，而對學生日常的表現、愛好、家庭以及學生的心理健康情況等都沒有涉及，這是遠遠不夠的。

2.手段落后。目前，高校住宿學生檔案管理手段主要包括兩種，一種是人工紙質管理，另一種是微機管理。但是，由于一些大學受經濟條件的制約，還沒有全部實行微機互聯網管理；也有一些大學，雖然投入了大量的資金，也購買了計算機設備，但由于管理人員業務不熟練以及學校管理的不嚴格，從而導致多數的計算機設備處于閑置的狀態。

3.檔案經常丟失。目前，高校住宿學生檔案管理主要是由宿舍管理辦公室干事兼任的，宿舍管理辦公室干事平時的工作十分繁雜，他沒有足夠的精力去做好住宿學生檔案管理工作。再加上學校在行政上并沒有設立獨立的住宿學生檔案管理專職干事，對住宿學生檔案管理工作的職責也沒有明確的規定，因此，宿舍管理辦公室干事在管理住宿學生檔案時，也沒有完全盡職盡責，檔案丟失的現象是經常存在的。

4.更新不及時。由于學校沒有專職的住宿學生檔案管理者，如果出現住宿學生檔案丟失的情況，就要等到宿舍管理辦公室干事空閑的時候才能更新，這就表現出了住宿學生檔案更新與日常管理的脫節與滯后的問題，這給管理工作帶來了巨大的不便。

（二）高校住宿學生檔案管理存在問題的原因

1.領導不重視。部分學校的領導只重視學校的教學與科研工作，重視學校的經濟與傳授工作，而對住宿學生檔案管理工作不重視。由于領導不重視，直接導致了在具體地住宿學生檔案管理過程中，出現了學校的經費投入不足，學校對住宿學生檔案管理不嚴以及檔案經常丟失等諸多問題。

2.制度不健全。制度的含義是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，它是實現某種功能和特定目標的社會組織乃至整個社會的一系列規范體系。一個組織或集體如果缺少了制度，就會使這個組織或集體失去了活動與約束的方向。目前，雖然高校出臺了相關的宿舍管理制度，但是卻沒有配套的保障措施，從而導致學校的宿舍管理制度成為一紙空文。

3.缺少激勵機制。對于大多數的高校來說，他們只有宿舍管理制度，卻沒有激勵機制，即學校缺少對違反學校宿舍管理規定員工的懲罰機制。對于員工來說，干好與干壞都一樣。

4.管理人員業務不熟練。部分高校的領導也認識到了建立住宿學生檔案管理的重要性，因此，學校也為宿舍管理部門撥了專款，用于購買計算機設備。但是，由于宿舍管理人員多數都屬于社會聘用人員，學歷層次參差不齊，多數的管理者根本無法進行熟練的業務操作。

三、高校住宿學生檔案管理的對策

1.完善高校住宿學生檔案管理的內容。高校住宿學生檔案管理的內容除了應包括學生的自然信息以外，還應包括家庭與社會信息、社會實踐活動信息、學費上繳信息、誠信信息以及心理健康信息等方面的內容。宿舍管理人員可以從學生檔案中，及時了解大學生的思想及行為的變化，從而采取有效的措施進行教育。

2.實行微機與紙質管理相結合。科學的高校住宿學生檔案管理的有效方式是實行微機與紙質管理相結合。一方面，通過計算機管理，它不僅可以提高宿舍管理人員的工作效率，也可以有效降低管理的成本；另一方面，為了保證計算機所存儲文件的安全，不至于因為計算機中毒而使管理工作限于癱瘓，學校還要建立紙質的學生宿舍檔案。

3.完善高校住宿學生檔案管理的激勵機制。激勵機制，也稱激勵制度，它是通過一套理性化的制度來反映激勵主體與激勵客體相互作用的方式。學校通過建立激勵機制的方式對住宿學生檔案管理業績突出的管理人員，給予一定的物質獎勵；對違反住宿學生檔案管理規定的管理人員，要給予一定的懲罰。如果是在職人員，住宿學生檔案管理的業績與評職及工資待遇掛鉤；如果是聘用人員，住宿學生檔案管理的業績與工資待遇以及是否續聘掛鉤。學校要采取有效的保障措施，堅決打破干好干壞都一樣的固定思維模式。

總之，住宿學生檔案工作是一件長期性的系統性工程，它要求學校的領導把它當作一件大事來抓。因為，住宿學生檔案的管理工作不僅涉及到對學生思想教育與收繳學費等問題，更涉及到學生人身安全的頭等大事，因此，它絕對不是可有可無的。學校對住宿學生信息檔案工作的管理要有一個長遠的發展規劃，在初始階段，學校可以首先完善紙質檔案的信息內容，在此基礎上逐步向計算機管理過渡。在條件成熟以后，學校可以將心理健康檔案的內容也納入到住宿學生檔案中來。

參考文獻：

[1]楊紅霞.提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究[J].統計與管理，2013，（4）：177-178.

[2]李立旭.加強學生檔案管理的創新工作[J].科技風，2013，（2）：248.