淺談Excel在會計實踐教學環節中的有效應用

劉宏

【摘 要】在職業學校會計專業人才培養方案中，運用“Excel電子表格”的功能輔助解決會計核算中的問題，將Excel工作表的基本功能有效應用于會計教學的實踐環節，不但有助于學生學習能力的培養、專業技能水平的提升，還有助于教師專業教學能力的提高。

【關鍵詞】Excel會計專業實踐教學

一、Excel電子表格及會計教學的特點

Office軟件是職業學校學生學習“計算機應用基礎”課程的必學內容之一，其中Excel電子表格軟件是Office軟件的應用程序之一。通過學習和運用不難發現，Excel電子表格具有操作簡便、功能強大、適用范圍廣泛等特點，可以廣泛應用于各種數據處理工作之中。Excel作為一種通用計算工具，允許用戶在屏幕上按要求和格式設計表格，可以不通過編程的方式實現數據處理，發揮數據庫軟件的基本功能，對記錄進行修改、添加、刪除、排序、查詢和分類匯總。

職業學校在會計專業的教學過程中，“基礎會計”“財務會計”“成本會計”等核算類課程貫穿始終，不僅要學習相關核算理論，還要結合實際靈活運用，學會對各類經濟業務的會計處理。與會計核算相關的實踐性教學內容具有如下特點：從形式上看，主要涉及會計工作中常用的會計憑證、各種賬簿及會計報表等各種表式；從各種方法之間的關系看，相關憑證、賬簿、報表中不少數據需要按照一定方法計算得到，還要保持指標與指標之間的關聯性；從企業工作實際看，大部分企業已經實行了會計電算化。

綜上所述，Excel電子表格軟件具有的功能可以滿足會計核算課程實踐性教學需要。

二、Excel工作表的基本功能在會計教學實踐環節的有效應用

（一）利用函數功能實現基本的指標計算

在會計實踐教學中，無論是各種賬簿的登記，還是各種報表的編制都會涉及計算，這些都可以利用Excel電子表格完成。對于一些基本的運算可以直接利用SUM（求和）和AVERAGE（平均值）函數解決，如在各種賬簿發生額計算的過程中可以直接利用“求和”的方式得到本期借方發生額或本期貸方發生額合計。對于一些相對復雜的計算則可以利用Excel電子表格中給定的財務函數完成，Microsoft Excel 2010提供的財務函數達50余種，這些函數可以滿足日常會計核算的基本需要，將相對復雜的計算過程簡單化。

在會計核算中，也有些計算須借助于“絕對引用”的功能方可完成。通常情況下，對于多種受益對象共同耗用的費用，應在按照一定標準計算出分配率后，再按照分配標準和計算出的分配率計算各自應負擔的費用額。在設定計算公式時，由于分配率相對固定，則屬于“絕對引用”，故在分配率所在單元格的列號與行號前分別要標注“Ｓ”符號，而每種受益對象的分配標準相對是變動的，則屬于“相對引用”，無須專門標注，如此設定后，通過下拉列表的方式即可得到所需的數據。

（二）利用數據的動態鏈接功能實現自動記賬

數據的動態鏈接功能，是在數據之間建立某種聯系，實現當一個數據改變以后，所有與之相關的數據（即與其建立鏈接的數據）都會發生相應的變化，這種鏈接包括表內鏈接和表間鏈接等形式。

表內鏈接就是在同一張工作表內對某一單元格進行的鏈接，按照雙倍余額遞減法計算固定資產年折舊額時將會用到此種功能。每年計算折舊額時必須考慮當年年初固定資產的賬面凈值和雙倍直線折舊率這兩個因素，由于當年年初固定資產的賬面凈值即為上一年年末的固定資產凈值，可見計算期當年年初固定資產賬面凈值與上年末固定資產賬面凈值看似兩個指標，實質上為同一個指標。為此，在工作表的“年初賬面凈值”單元格設計時應該令該單元格的值為“=上一行期末固定資產賬面凈值所在單元格的行和列的編號”，以此實現每年年初固定資產賬面凈值隨上年年末固定資產賬面凈值的變動而發生變動。

無論是有關賬戶發生額的登記，還是會計報表的編制，都會用到其他表格中的數據，這時便可以發揮“表間鏈接”的功能。如“生產成本明細賬”中各成本項目的“發生額”應來源于“相關費用歸集分配表”中的“分配額”。在設置生產成本明細賬的有關成本項目的“發生額”時，令該單元格的值為“=該項目發生額所在工作表的名稱！該項目分配額所在單元格的行和列的編號”，這不但滿足了同一文件中不同工作表之間數據的相互共用，而且避免了可能出現的人為記賬錯誤。

（三）利用圖表功能設計并編制相關報表

企業在日常會計核算過程中不僅要編制資產負債表、利潤表和現金流量表等外部報表，還需要編制各種成本費用等內部報表，Excel電子表格中的制表功能可以滿足這方面的需要。接下來以“利潤表”為例說明具體設計和編制方法。

第一步，制作“表頭”。在新建一張工作表后，將該表的第一行作為報表的表名，合并居中后輸入標題“利潤表”，在第二行填寫“編制單位”“年度”和“單位”。

第二步，制作“表體”。在第三行的各列依次輸入“項目”“行次”“本月數”和“本年累計數”，并從第四行起在各行的首列依次輸入“主營業務收入”“主營業務成本”“主營業務稅金及附加”“主營業務利潤”等項目及行次的內容。

第三步，為各指標賦予計算公式。整個表格制作完成后，再按照前述的函數功能輸入各單元格對應的關系公式。

第四步，設定“鎖定保護狀態”。除了要對有公式的單元格設置為鎖定保護狀態，避免誤操作刪除公式，還要將“項目”“行次”等不能更改的單元格也設置為鎖定保護狀態。

第五步，設置字體格式。根據需要設置表頭、表體等各部分的字體格式，進行必要的頁面排版設置。

三、Excel工作表應用于會計實踐教學環節的意義

（一）體現職業教育課程改革的方向

課程改革不僅要改革教學內容，還要對教學方式及教學評價實施改革。在會計專業課程的教學過程中，尤其是將Excel工作表應用到會計實踐性教學環節之后，將“計算機應用基礎”與會計專業課程的教學內容緊密相連，打破了課程之間相對獨立的壁壘；有助于課程的整合，發揮計算機課程服務于專業課程教學的目的，推進信息化手段的運用；激發學生的學習興趣，提高學習效率；為“財務軟件應用”“Excel在財務工作中的應用”等后續課程的學習奠定基礎。

（二）提高學生綜合應用能力

職業學校的根本任務是培養滿足社會需求的技術技能型人才。會計專業的學生除了要學會傳統的手工做賬，還要善于運用各種現代信息技術手段輔助做賬。為此，在日常專業教學過程中，通過Excel工作表與會計實踐教學環節的有效結合，在培養學生傳統專業技能的同時，教會學生結合會計崗位的工作特點選擇性地使用Excel工作表中的相關功能解決會計核算中的一些基本問題，不斷增強學生信息技術手段的應用能力、解決問題的能力，培養學生的學習能力。

（三）提升教師專業教學能力

為在會計實踐性教學過程中較好地應用Excel工作表的相關功能解決工作實際問題，要求教師主動利用業余時間學會熟練使用Excel工作表，并結合教學內容的具體情況有效地應用。通過這些工作,教師分析教材的能力、組織教學內容的能力，以及信息技術手段應用等方面的能力也會隨之得到明顯提高，進而提升自身的專業教學能力。