檔案是企業的核心、靈魂

黎清瑜

摘 要：企業檔案是對企業各項活動的真實記錄，在企業知識管理中有獨特的作用。因此，增強企業綜合檔案室的信息服務功能，發掘并利用這一資源對企業的建設和發展有著重大的意義。簡單介紹了綜合檔案室在企業中的地位和作用，進一步分析了綜合檔室在企業發展中的必要性和重要性。

關鍵詞：綜合檔案室；核心；靈魂；橋梁

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）13-0096-02

企業檔案是在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和企業具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它記載著企業發展中的優秀成果，凝聚著企業全體員工的勞動智慧，蘊藏著巨大的精神力量，具有豐富的文化內涵。它為企業的經營業績和科學發展提供第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制訂發展方向的好教材。它為企業的健康、順利發展提供了有力的依據。

1 企業綜合檔案室是各部門溝通的橋梁

廣州白云山光華制藥股份有限公司作為一家擁有一百多年歷史的藥企，企業的生產部門、質量管理部門、設備部門、銷售部門、保衛部門、紀檢部門、辦公室等都是綜合檔案室需要緊密配合的部門。檔案部門要綜合開展檔案信息資源的擴充工作，為咨詢、認證工作提供可靠依據。信息技術網絡的發展使綜合檔案室與其他部門的信息交流變得更加便利。在檔案整理工作中，綜合檔案室除了要按照立卷要求和規定對文書檔案進行歸檔、組卷和編目，建立檔案管理統計臺賬，對檔案室內的設備檔案、產品檔案、會計檔案、科研檔案、基建檔案等各類檔案的數量、檔案利用情況進行統計和登記外，還要進一步挖掘檔案內部的信息和它們之間的聯系，并將發現的內容提供給其他部門。綜合檔案室的工作從傳統的管理工作發展為向企業各部門主動提供服務，各部門通過綜合檔案室可以了解其他部門有價值的信息，促進各部門之間信息的交流和溝通，起到了良好的溝通橋梁的作用，使檔案工作與其他各項工作緊密聯系在一起。積極地開展檔案利用工作，可以更好地為公司開展生產經營工作、企業文化建設提供服務，提升綜合檔案室的地位和作用。

2 企業綜合檔案室掌握著企業所有的信息

企業綜合檔案室承擔著記錄企業發展過程中活動情況的任務，這些檔案記錄是企業內部寶貴的財富和重要的信息資源。企業檔案信息資源的權威性要高于、有別于其他資源，它是企業信息中最主要、最基本的信息。企業檔案主要包括企業方針、規定等方面的政策信息，產品、設備、基建等改造方面的技術信息，有關人才培養信息和相關人才的信息，還有會計核算信息、企業發展史料信息等。這些信息除了供本企業利用、幫企業產生效益外，它還具有交流、轉讓的作用，通過雙向交流增加檔案的價值，就相當于將一條信息變為兩條信息，最終獲得各自需要的等價效益。由此看來，企業檔案既是企業從事現實活動的重要資源，又是企業發展的真實記錄。它既有較大的利用價值，又有可靠的史料價值。為了適應檔案管理現代化的要求，我們依靠信息技術的發展編寫了一個數據庫，將公司所有檔案資料的編號、目錄、大致內容輸入到數據庫中，從而可以用電腦檢索資料。將部分文書檔案、實物檔案用掃描、拍照等方式處理后統一錄入到檔案數據庫中，實現檔案數字化管理，將綜合檔案室人員從繁重的整理工作中解放出來，進一步對這些歷史檔案進行多維度的挖掘。

3 檔案在企業經營中起著重要的作用

3.1 行政管理方面

檔案是企業行政工作的工具之一，企業出臺任何規章制度都是建立在原有管理系統基礎上的。我公司按照國家《企業檔案工作規范》標準，貫徹執行《廣藥集團公司檔案文件材料歸檔辦法》等檔案工作的有關規定、辦法和標準，結合我公司檔案管理工作的實際情況，建立了一整套《廣州白云山光華制藥股份有限公司檔案管理制度匯編》，具體內容包括《檔案管理細則》《檔案工作程序與標準》《企業檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案室及檔案人員職責范圍》等，明確了檔案工作的職責和任務，歸檔的范圍和整理要求，讓各相關部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，有章可循。將檔案管理的各項制度落到實處，明確檔案工作機構的設置，使其職責更加清晰，為檔案安全存放、科學利用、嚴守機密提供了制度保障，為規范、有序、科學、高效地開展機關檔案工作奠定了良好的基礎。

3.2 項目運營方面

檔案是企業業務活動的記錄，具有憑證和參考的作用。項目管理的各個環節都會產生相應的記錄，項目的達標創優工作是建立在項目檔案整理和分析的基礎上的。檔案整理與運營工作只有相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。綜合檔案室為公司的新產品介紹、申報、中藥保護品種的報批項目，基建項目和生產場地改造項目，廠外車間基建項目，GMP認證項目等提供了大量翔實的材料，為公司更好地開展生產經營工作、建設企業文化提供服務。2013年，光華成為了廣藥集團首家、全劑型、一次性順利通過新版GMP認證的企業。

3.3 企業文化方面

檔案與企業文化是緊密相連的——企業文化植根于企業檔案，企業檔案是企業文化建設的源泉和動力，是企業發展的真實記錄和見證，是企業的文化財富；如果沒有企業檔案，企業文化建設很難有生命力，難以持久發展。企業檔案工作者應該在管理好企業檔案的同時，認真研究和挖掘蘊藏在企業檔案中的文化思想，積極收集與企業文化建設相關的企業檔案，使企業檔案工作在企業文化建設中大顯身手。通過企業檔案我們能夠了解企業的成長歷程、核心價值觀和文化氛圍等，讓企業檔案工作與企業文化建設相互促進，相互補充，共同推動企業的發展。2012年是光華建司100周年，我司在東方賓館舉行了大型的紀念建司100周年大會暨職工文藝主題晚會，為那些在光華多年發展中作出重大貢獻的同志授予“百年光華榮譽功勛職工”稱號。我司還編輯了《心靈的碰撞——光華職工廉政文化攝影作品剪影集》《百年光華，再創輝煌》兩本書，那一張張舊照片、一段影像、一份份文件、一件件實物都讓員工有了歸屬感，產生了凝聚力和向心力。這次活動不僅促進了光華改革發展的信念、精神力量和道德規范的進一步發展，還激發了全體員工愛企的熱情，營造了光華和諧的企業氛圍，推動了公司經濟的發展，以優異的成績迎接黨的十八大的勝利召開。

3.4 法律方面

檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，它真實、可靠，是令人信服的憑據。它能夠保護企業、員工的合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。檔案為企業證照的變更、年檢，相關法律事務，抵押，審計等提供了重要的資料。

3.5 培訓方面

檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力。綜合檔案室為全體員工每年的GMP培訓、安全培訓、人事培訓、黨建、工會、綜治、計生等培訓提供了大量真實的材料。通過各類培訓，職工的素質也在不斷提高，在良好的文化氛圍中，吸引了更多優秀人才加入到公司，為光華的良性發展儲備了大量的財富。

4 結束語

綜上所述，綜合檔案室作為企業這一特定社會系統中的一個子系統，與企業自身的體制和企業的管理和改革等活動密切相關。從長遠的角度看，隨著信息技術的逐漸成熟，檔案管理從被動、單一、滯后的服務轉變成前端、全過程的服務，并逐漸融入企業的核心活動中，為企業創造價值，實現利潤最大化服務；為提升企業核心競爭力服務，企業綜合檔案室的核心靈魂作用也將更加明顯。

參考文獻

[1]楊紅專.加強企業檔案文化建設 為提升企業核心競爭力服務[J].四川檔案，2012（10）.

[2]虞有.創新檔案管理模式 提升企業核心競爭力[G]//航空工業檔案學會七屆四次理事會暨2013年度優秀論文交流會論文集.北京：航空工業檔案學會，2013.

〔編輯：白潔〕

Abstract： The enterprise archives is a real record of the activities of the enterprise， has a unique role in the enterprise knowledge management. Therefore， the enhancement enterprise integrated information service function of archives， and make use of this resource is of great significance to the construction and development of the enterprise. Simply introduces the status and role in the comprehensive archives in the enterprise， further analyzes the comprehensive archives room in the necessity and importance in the development of enterprises.

Key words： comprehensive archives； core； soul； bridge