淺論水文檔案信息服務

王天華

摘 要：水文信息檔案開發利用存在許多問題。水文檔案工作根本上是要有效地開發檔案信息資源，水文檔案工作者應在確保水文檔案信息安全的前提下使其發揮作用，挖掘檔案的潛在價值，服務于社會主義建設。

關鍵詞：水文檔案；信息化服務

水文檔案是重要的信息資源。大量豐富珍貴的水文檔案資料能為社會生產、建設部門提供大量的有效數據，它就像一座礦山，本身具有巨大的能量，但需要我們去開發、利用。檔案需要被安全保管，更需要開發、利用，才能成為"活信息"。因此，水文檔案工作的關鍵從根本上來說，就在于開發和利用，水文檔案工作人員其價值也在于此。

1 水文檔案信息資源利用過程中存在的問題

（1）開發利用率低

毋庸諱言，長期以來，由于種種原因，水文檔案的利用價值沒有被公眾所認知，水文檔案管理部門多數時候也處于自我封閉或半封閉的狀態，再加上水文檔案工作人員缺乏主動服務意識，致使水文檔案利用率一直保持低位。

（2）檢索工具不完備

檔案工作也需要與時俱進。開發利用檔案信息資源同樣也需要新且適用的方法和技術手段。可是很多檔案部門，尤其在基層檔案部門，水文檔案人員至今仍主要依靠傳統的、低效率的手工方式開發檔案信息資源，沒有普及利用計算機、網絡等新技術進行各種檔案的編目、編研、檢索等工作，水文檔案的開發利用很難擴大、加深。

（3）素質不能適應現實需要

部分水文檔案工作人員知識面窄，缺乏水文及相關專業知識，更缺乏實際工作經驗，還不能適應檔案資源開發利用的要求。這就制約了水文檔案的二次文獻和三次文獻的加工服務，很難很好地把握水文檔案利用工作的動向并預測其發展趨勢。

2 努力開發利用好水文檔案信息資源

（1）更新觀念，提高認識

檔案人員思想上要把檔案的開發利用工作放在整個檔案工作的首要位置，變被動利用為主動提供服務，這就要求檔案人員當然要注重檔案的收集、整理、歸檔、保管等基礎環節，但更要化精力在檔案利用這一環節上。提高水文檔案利用價值，服務社會。檔案部門要同時考慮經濟和社會效益。水文檔案是進行各項生產和社會建設的重要信息資源。水文檔案工作者，除了為水利行業提供信息資料，還應主動走向社會，積極拓寬檔案信息利用的層面和領域。

（2）專人系統分類管理

建議設立專門的水文資料檔案庫、房，其目的是為了保證檔案的完整和管理的有序。檔案的生命力，也是開發利用的前提在于真實、完整、系統。全面管理之后，才有可能真正做到完整地統一地按流域、按年代整編、排架，方便管理，同時也能更好地服務更多技術人員。

（3）編制高效的檔案檢索工具

檢索工具完備，檔案人員才能及時、準確地為利用者服務。檔案人員應該在檔案的收集、整理、保管各環節，就要編制，如全宗介紹、案卷目錄、水文專題目錄、全引目錄、文號索引、檢索卡等等材料，并逐步將計算機技術引入水文檔案管理，使檢索工具電子化，提高檔案信息資源開發利用的效率。

（4）加強檔案的編研工作

水文檔案具有一定的獨立性、系統性、時間性和連續性。水文檔案的編制也應考慮到這一特點。在水文檔案整編過程中盡量以流域、區域、年代規范整理，簡化利用者查詢、檢索，方便其利用。面對水文檔案存量增多，檔案人員應加強編研工作，這是檔案資源的初步開發。可將其加工整理編寫成系統的資料，如水文大事記、水文基礎數據匯編、立檔單位全宗說明等應用性資料，這樣就能把死檔案變成活資料信息提供給用戶，從而提高水文檔案利用率。

（5）重視信息利用反饋

信息反饋工作有利于了解利用者現實和潛在的要求。檔案人員要收集利用者反饋的信息，并整理、研究反饋信息。這可以全面了解檔案工作各環節，特別是開發利用環節實績和不足之處，促進檔案信息資源深層次的開發利用，乃至整個水文檔案管理工作水平的進一步提高。

（6）加強水文檔案保密工作

水文檔案關系國計民生，檔案人員應十分重視水文檔案保密工作。在此基礎上，完善檔案開發利用職責。對檔案密級全面界定，認真執行涉密檔案利用規定。對照水文檔案保密規定，有些只能查閱，有些須嚴格執行審批手續進行借閱。

（7）控制檔案利用成本

水文檔案部門需要優化管理資源配置，集中優勢人、財、物力量投入到對與利用者滿意度直接相關的環節；創新利用服務方式，從整體上間接地降低利用者利用檔案資料的費用和時間成本。檔案部門除了集中整合相關檔案信息外，還應定期主動發布檔案信息。國家應保證并逐步加大對水文檔案工作人、財、物的支持，而檔案部門本身也要優化館藏，改變館藏檔案中長期保存的檔案比例過大、重復件過多的狀況。

（8）促進水文檔案資源的共享

要建立、健全水文檔案共享政策和管理機制，國家政策上要支持。上級部門要理順水文管理機制，流域機構與地方機構、水文部門與其他有關部門建立檔案資源共享機制，采用計算機、網絡數據庫共享技術，各地區、行業、部門之間形成長期、穩定的數據共享運行機制，從而提高水文檔案的利用效率。

檔案部門應當通過服務質量的提高和服務方式的現代化來推動和促進檔案的開發、利用，也要考慮到水文檔案的特點，要提高水文檔案的利用效率，還需要整個社會對于檔案利用價值的意識和利用者對檔案利用的心理需求。

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