試論如何提升檔案管理水平

趙晶雯

（吉林人民廣播電臺，吉林 長春 130033）

0 前言

檔案管理水平的高低與檔案管理模式的選用息息相關(guān)，同時也與相關(guān)工作人員的管理素質(zhì)不無關(guān)聯(lián)。在實際工作中，無論是紙質(zhì)的文件檔案管理還是電子化的檔案管理都要遵循一個主要原則，即按照一定的流程來進行檔案管理，以便于檔案部門內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的工作人員對檔案管理的進度有所掌握，同時也便于檔案查閱者進行查閱。為了提升檔案管理水平，我國企事業(yè)單位或國家機關(guān)單位要進一步明確檔案管理工作的目標，重視檔案管理工作的落實程度，強化檔案管理工作的基礎(chǔ)架構(gòu)及流程，通過開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，令檔案管理部門的職能作用突顯出來[1]。只有這樣，才能有效提升單位的檔案管理水平，進而加強內(nèi)部管理，提高市場競爭力。

1 明確檔案管理工作的目標

現(xiàn)階段，對于我國企事業(yè)單位或政府機關(guān)的檔案管理目標而言，建立信息化、智能化的檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下乃至未來該環(huán)節(jié)工作的重點內(nèi)容。檔案管理的工作人員要明確檔案管理工作的目標，通過各項管理手段的實施，將檔案信息化管理工作落實下去，從而提升檔案管理水平。

2 強化檔案管理制度的基本架構(gòu)及工作流程

為了保障企事業(yè)單位的檔案管理水平維持在較高的程度，就必須從基礎(chǔ)管理著手，不斷強化檔案管理工作的基礎(chǔ)工作的落實情況，以及檔案管理工作的各項流程。對于一項具體的工作而言，制定出明晰的工作制才能強化工作的執(zhí)行力，以及監(jiān)督工作的落實程度。所以，只有明晰檔案管理制度的基本架構(gòu)及工作流程，才能將檔案管理水平維持在一定的高度。

2.1 檔案管理工作的原則與意義

目前，我國企事業(yè)單位及政府機關(guān)檔案管理部門的檔案管理工作的執(zhí)行遵循以下幾項原則，其一，檔案管理工作要按照一定的流程來進行，例如：檔案分類、檔案編排與檔案歸集等；其二，檔案管理工作要與現(xiàn)代化技術(shù)進行整合，例如：運用電子計算機等硬件設(shè)備加快檔案信息化管理的進程，并且要將重要的檔案進行備份；第三，要強化檔案管理人員的后續(xù)培訓(xùn)工作。通過檔案管理工作的落實，可將我國企事業(yè)單位及政府機關(guān)的檔案管理水平提升上來，進而提高單位的核心競爭力[3]。

2.2 檔案管理制度的基本架構(gòu)

對于我國現(xiàn)代社會中的企事業(yè)單位而言，各類日常工作文件的整理較為重要，因為其中蘊藏著企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息。在實踐過程中，檔案管理制度要進行分級管理，將檔案按照不同的重要程度進行劃分歸類，尤其要重視重點檔案的管理工作，對檔案要進行妥善保管，并及時做好備份，以便于隨時調(diào)用或轉(zhuǎn)移。檔案管理制度中要明確單位內(nèi)部各部門檔案的報送時間，各部門要派專人進行檔案管理的協(xié)助工作，檔案部門的工作人員要做好與各部門檔案負責(zé)人之間的對接工作。另外，要定期對檔案管理人員進行考核與評估。

2.3 檔案管理工作的流程及其優(yōu)化策略

檔案管理工作的流程可分為三個主要步驟，即檔案的收集、檔案的分類、檔案歸檔，這三個環(huán)節(jié)需要協(xié)調(diào)配合，才能將檔案管理工作執(zhí)行到位。從現(xiàn)實檔案管理工作中可以清楚的看到每個環(huán)節(jié)的工作重點，例如：對于地方電視臺的檔案管理工作而言，要首先要按照檔案的性質(zhì)將檔案進行分類管理，將欄目錄制的媒體資料與文字檔案等內(nèi)容區(qū)分開，分別編號管理。在很多行業(yè)領(lǐng)域，檔案管理水平的高低直接影響到單位內(nèi)部資源的利用率，進而影響自身在業(yè)界的整體競爭力[4]。再比如，我國企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理或業(yè)務(wù)檔案管理，都是單位的核心資源。可以說，檔案管理水平與實際檔案工作的執(zhí)行效果關(guān)系密切，而且也影響到企業(yè)經(jīng)營管理的整體質(zhì)量。

3 進一步強化檔案部門的職能作用，提升單位檔案管理水平

3.1 完善檔案信息化建設(shè)的各項環(huán)節(jié)

檔案信息化建設(shè)是強化檔案管理水平的中藥策略，相對于紙質(zhì)文件檔案來講，電子信息化的檔案更易進行查閱和調(diào)用，提升工作效率。檔案信息化管理工作的環(huán)節(jié)有三項：其一是檔案信息的錄入工作；其二是檔案信息的整理工作；其三是檔案信息的查閱與調(diào)用工作。每個工作環(huán)節(jié)都需要相關(guān)工作人員的密切配合與操作，才能促進單位檔案管理水平的快速提升。

3.2 提高單位檔案管理人員的工作能力

要想進一步提升我國檔案管理部門的管理水平，就需要不斷強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作。只有通過專業(yè)的教育和培訓(xùn)，才可能將相關(guān)工作人員的敬業(yè)精神激發(fā)出來，以及將其專業(yè)能力提升上來。首先，培訓(xùn)的重點要放在提高工作人員對檔案管理工作的重視程度上，一般情況下，檔案管理工作的強度較大，往往需要耗費很多精力去處理不同的檔案數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)進行分類，如若工作人員的工作責(zé)任感不強，就盡可能出現(xiàn)工作懈怠或粗心的情況發(fā)生，通過培訓(xùn)教育就在一定程度上降低了這種狀況的發(fā)生概率；其次，要強化檔案管理部門內(nèi)外部的制度建設(shè)，并且建立獨立的運行機制，通過加強制度建設(shè)與建立良性運行機制來進一步完善檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，而且，二者也是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證；最后，要建立健全的內(nèi)部檔案教育培訓(xùn)的管理制度，同時還要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制，約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。總之，通過檔案管理培訓(xùn)工作的實施，激發(fā)檔案工作者參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性，以此來提升檔案管理工作的整體效能。另外，在檔案管理工作者上崗之前或平級檔案管理崗位調(diào)換時，也要開展崗前培訓(xùn)或輪崗后的崗位培訓(xùn)，以便使檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是單位管理工作不可或缺的一部分，是提高和保證單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理效能的提升與我國企事業(yè)單位的檔案管理部門人員工作效率及工作質(zhì)量密不可分，也與檔案管理部門所采用的檔案管理模式有關(guān)。通常情況下，現(xiàn)代社會中企事業(yè)單位的檔案管理部門采取的是檔案信息化管理模式，即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息的形式存儲在計算機等設(shè)備中，以備隨時查詢或調(diào)用檔案。欲想要從根本上提高相關(guān)部門檔案管理的水平，就要從基礎(chǔ)的檔案收集與整理著手開展檔案管理，同時不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，單位要對相關(guān)人員進行培訓(xùn)。科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個單位管理水平的重要尺度。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認真做好檔案收集、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作，在實踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，提高管理效能，服務(wù)社會建設(shè)，將我國企事業(yè)單位的檔案管理水平提升上來。

［1］王濤.基于如何提升檔案管理效能的探析[J].中小企業(yè)管理與科技：下旬刊，2013，02（02）.

［2］李蓮蓮.淺論新形勢下如何提升檔案管理人員素質(zhì)[J].華章，2012，12（30）.