試論如何提升檔案管理水平

趙晶雯

（吉林人民廣播電臺，吉林 長春 130033）

0 前言

檔案管理水平的高低與檔案管理模式的選用息息相關，同時也與相關工作人員的管理素質不無關聯。在實際工作中，無論是紙質的文件檔案管理還是電子化的檔案管理都要遵循一個主要原則，即按照一定的流程來進行檔案管理，以便于檔案部門內部各個環節的工作人員對檔案管理的進度有所掌握，同時也便于檔案查閱者進行查閱。為了提升檔案管理水平，我國企事業單位或國家機關單位要進一步明確檔案管理工作的目標，重視檔案管理工作的落實程度，強化檔案管理工作的基礎架構及流程，通過開展檔案管理人員的培訓工作，令檔案管理部門的職能作用突顯出來[1]。只有這樣，才能有效提升單位的檔案管理水平，進而加強內部管理，提高市場競爭力。

1 明確檔案管理工作的目標

現階段，對于我國企事業單位或政府機關的檔案管理目標而言，建立信息化、智能化的檔案管理系統是當下乃至未來該環節工作的重點內容。檔案管理的工作人員要明確檔案管理工作的目標，通過各項管理手段的實施，將檔案信息化管理工作落實下去，從而提升檔案管理水平。

2 強化檔案管理制度的基本架構及工作流程

為了保障企事業單位的檔案管理水平維持在較高的程度，就必須從基礎管理著手，不斷強化檔案管理工作的基礎工作的落實情況，以及檔案管理工作的各項流程。對于一項具體的工作而言，制定出明晰的工作制才能強化工作的執行力，以及監督工作的落實程度。所以，只有明晰檔案管理制度的基本架構及工作流程，才能將檔案管理水平維持在一定的高度。

2.1 檔案管理工作的原則與意義

目前，我國企事業單位及政府機關檔案管理部門的檔案管理工作的執行遵循以下幾項原則，其一，檔案管理工作要按照一定的流程來進行，例如：檔案分類、檔案編排與檔案歸集等；其二，檔案管理工作要與現代化技術進行整合，例如：運用電子計算機等硬件設備加快檔案信息化管理的進程，并且要將重要的檔案進行備份；第三，要強化檔案管理人員的后續培訓工作。通過檔案管理工作的落實，可將我國企事業單位及政府機關的檔案管理水平提升上來，進而提高單位的核心競爭力[3]。

2.2 檔案管理制度的基本架構

對于我國現代社會中的企事業單位而言，各類日常工作文件的整理較為重要，因為其中蘊藏著企業經營管理的重要信息。在實踐過程中，檔案管理制度要進行分級管理，將檔案按照不同的重要程度進行劃分歸類，尤其要重視重點檔案的管理工作，對檔案要進行妥善保管，并及時做好備份，以便于隨時調用或轉移。檔案管理制度中要明確單位內部各部門檔案的報送時間，各部門要派專人進行檔案管理的協助工作，檔案部門的工作人員要做好與各部門檔案負責人之間的對接工作。另外，要定期對檔案管理人員進行考核與評估。

2.3 檔案管理工作的流程及其優化策略

檔案管理工作的流程可分為三個主要步驟，即檔案的收集、檔案的分類、檔案歸檔，這三個環節需要協調配合，才能將檔案管理工作執行到位。從現實檔案管理工作中可以清楚的看到每個環節的工作重點，例如：對于地方電視臺的檔案管理工作而言，要首先要按照檔案的性質將檔案進行分類管理，將欄目錄制的媒體資料與文字檔案等內容區分開，分別編號管理。在很多行業領域，檔案管理水平的高低直接影響到單位內部資源的利用率，進而影響自身在業界的整體競爭力[4]。再比如，我國企事業單位內部的人事檔案管理或業務檔案管理，都是單位的核心資源?？梢哉f，檔案管理水平與實際檔案工作的執行效果關系密切，而且也影響到企業經營管理的整體質量。

3 進一步強化檔案部門的職能作用，提升單位檔案管理水平

3.1 完善檔案信息化建設的各項環節

檔案信息化建設是強化檔案管理水平的中藥策略，相對于紙質文件檔案來講，電子信息化的檔案更易進行查閱和調用，提升工作效率。檔案信息化管理工作的環節有三項：其一是檔案信息的錄入工作；其二是檔案信息的整理工作；其三是檔案信息的查閱與調用工作。每個工作環節都需要相關工作人員的密切配合與操作，才能促進單位檔案管理水平的快速提升。

3.2 提高單位檔案管理人員的工作能力

要想進一步提升我國檔案管理部門的管理水平，就需要不斷強化檔案管理人員的培訓工作。只有通過專業的教育和培訓，才可能將相關工作人員的敬業精神激發出來，以及將其專業能力提升上來。首先，培訓的重點要放在提高工作人員對檔案管理工作的重視程度上，一般情況下，檔案管理工作的強度較大，往往需要耗費很多精力去處理不同的檔案數據，并將數據進行分類，如若工作人員的工作責任感不強，就盡可能出現工作懈怠或粗心的情況發生，通過培訓教育就在一定程度上降低了這種狀況的發生概率；其次，要強化檔案管理部門內外部的制度建設，并且建立獨立的運行機制，通過加強制度建設與建立良性運行機制來進一步完善檔案管理系統的構建，而且，二者也是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證；最后，要建立健全的內部檔案教育培訓的管理制度，同時還要建立繼續教育的約束和激勵機制，約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平?？傊?，通過檔案管理培訓工作的實施，激發檔案工作者參加教育培訓的主動性和積極性，以此來提升檔案管理工作的整體效能。另外，在檔案管理工作者上崗之前或平級檔案管理崗位調換時，也要開展崗前培訓或輪崗后的崗位培訓，以便使檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理。

4 結束語

檔案管理工作是單位管理工作不可或缺的一部分，是提高和保證單位工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理效能的提升與我國企事業單位的檔案管理部門人員工作效率及工作質量密不可分，也與檔案管理部門所采用的檔案管理模式有關。通常情況下，現代社會中企事業單位的檔案管理部門采取的是檔案信息化管理模式，即將傳統的紙質檔案轉化為數據信息的形式存儲在計算機等設備中，以備隨時查詢或調用檔案。欲想要從根本上提高相關部門檔案管理的水平，就要從基礎的檔案收集與整理著手開展檔案管理，同時不斷加強檔案管理人員的業務水平，單位要對相關人員進行培訓?？茖W規范的管理檔案是衡量一個單位管理水平的重要尺度。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、管理、利用等各個環節的工作，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規律，提高管理效能，服務社會建設，將我國企事業單位的檔案管理水平提升上來。

［1］王濤.基于如何提升檔案管理效能的探析[J].中小企業管理與科技：下旬刊，2013，02（02）.

［2］李蓮蓮.淺論新形勢下如何提升檔案管理人員素質[J].華章，2012，12（30）.