淺議基層稅務檔案管理存在的問題、成因及對策

王夢曉

（曲阜市檔案局，山東 曲阜273100）

基層稅務業務檔案是指稅務機關受理納稅人的申報資料、征收資料、檢查資料、評估資料、審批資料等資料的總稱。 稅務檔案既是納稅人履行申報義務的憑據，也是納稅人誠信經營的一種體現，更是稅務機關進行后期管理的重要資料， 不僅有利于加強納稅人的動態管理，又能作為進一步加強納稅人管理的重要資料，更是稅務機關規避執法風險重要保障。 筆者從事基層檔案的指導工作，在對稅務機關的檔案指導過程中，了解到了稅務檔案的行業特點，結合檔案管理的要求，對基層稅務檔案有一些淺識。

1 基層稅務檔案管理的重要性

基層稅收檔案的重要性體現在： 為納稅評估建立綜合評價指標體系提供科學、準確、可信的原始數據和資料；為各稅種、各行業的稅源分析和稅源監控提供詳實、全面的歷史數據；為稅務檢查工作提供及時、全方位的相關情報、資料；為稅務執法工作提供依據和憑證，稅務檔案的法律效率性使它成為行政復議、 訴訟和稅務工作的重要依據；為稅務部門和政府部門提供科學原始的稅收數據和分析資料，為宏觀決策、 各部門政策制定提供科學的依據保證； 為納稅人提供準確、詳實、全面的歷史納稅資料和憑證；為稅務機關內部工作評價提供重要依據； 為領導決策、 科學研究稅收發展趨勢提供最有效的服務；為教育、培養艱苦奮斗、勇于創新的稅務事業接班人提供教育基地。

2 目前基層稅務檔案管理中存在的問題：

2.1 思想重視程度不夠

現行的稅務機關實行垂直管理，一個稅務機關下設6-7 個分局或所，而每個基層分局所管轄的納稅戶少則二三百戶，多則近千戶，根據要求每一戶都要建立“一戶式”檔案資料，這些檔案資料包括申報、征收、檢查、評估、重點項目建設、發票代開、委托代征、發票領用存、代收費等等，既有按月的，也有季度、半年、年度的，這些匯繳申報、正常申報、納稅評估、檢查考核、評比驗收、審批資料、備案等資料集中起來，一戶企業的資料少則三四十頁，多則近百頁。相對于基層分局來說，機關單位的檔案資料就少多了，個別的科室涉及審批、備案、會計、人事、公文來往的資料，而這些資料也是分散在各個科室，沒有統一整理。而按照規定，基層稅務機關在工作活動中形成的檔案，應當集中到機關的檔案管理部門統一保管，不得分散。 由于對涉稅資料的檔案管理沒有統一要求，造成各自歸檔，檔案資料散落在各個單位，丟棄現象易發生。

2.2 管理軟硬件配置不到位

檔案硬件設施不平衡、不健全，檔案破損情況時有發生。基層稅務分局由于受經費的限制， 在檔案硬件設施上只是設立了簡單的檔案室，而其它恒溫和除濕等“九防”設施并不健全，同時又沒有足夠的物質和方法對所存檔案進行保管，蟲咬、發霉、變形、污濁等現象不時發生，加之搬移，檔案資料破損情況十分嚴重。 而按照《中華人民共和國檔案法》的有關規定，各個部門都應設立專門的檔案庫房，根據工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、去濕機、吸塵器、空調、微機、復印機、收錄機和照相機等設備，以確保檔案資料的完好保存。相對于基層分局，機關檔案室硬件設施較為完備， 而機關的檔案資料少且分散在各個科室，這些因素導致硬件設施和檔案資料的資源配置不同步，利用程度的不高，從而制約了檔案工作的發展。

2.3 管理能力薄弱

檔案整理較為簡單，保管處于自然式，造成檔案不規范，查找困難。 基層稅務分局沒有專業的檔案人員，從事檔案工作的同志大多是兼職，又沒有時間專門學習檔案業務知識，大多是集中一段時間，將納稅服務大廳和各稅收管理員手中的材料統簡單歸集一下， 羅列起來，資料多了，就打包裝箱，要查找一份文件就有可能要翻箱倒柜，費時費力十分困難。 而基層稅務檔案的整理有嚴格的要求， 要進行分類、排序、編目、裝訂等一系列程序，將每戶檔案裝訂組卷。

3 存在問題帶來的危害

3.1 檔案的價值沒有得到體現

納稅人的涉稅檔案是其辦理稅務登記、稅種鑒定、稅款征收方式、稅款繳納方式、享受稅收優惠的原始資料，在其注銷之前它的各項涉稅事項是有關聯性和延續性的，尤其在納稅人享受稅收優惠時，它的基礎資料是其享受優惠的重要憑證。 對于稅務機關來說，對于納稅人的管理檔案也具有延續性，例如對于虧損企業，其彌補虧損是受5 年期限限制的，在5 年之內，納稅人都要到稅務機關備案逐年彌補，每一前一年的彌補后數額都是后一年要彌補的金額，沒有前期的彌補檔案后一年是無法彌補的。

3.2 檔案不全，存在潛在的執法風險

稅務機關代表國家依法征稅， 征稅和免稅都是由法律依據的，這個依據除國家法律、法規和規章外，檔案資料也是一個重要的依據。 譬如，企業享受研發費和安置殘疾人企業所得稅加計扣除需要省級科技部門出具的研發證明和殘聯部門頒發的殘疾證才能享受稅收優惠；耕地占用稅和契稅需要政府部門出具的用地文件和用地單位繳納的出讓金證明，這些文件和證明不具有，征稅是不行的。 如若納稅人不從其他職能部門取得檔案原始證明而征稅，在執法上稅務機關是有風險的。

4 產生上述問題的原因分析

4.1 思想認識程度不夠

稅務機關的中心任務是組織收入，稅務機關普遍存在著只要把稅收上來就行，完成上級領導和當地政府下達的收入任務目標就行的心理，這種認識是正確的，作為稅務機關應當履行好自己的職責，但管理好檔案對于加強納稅人的管理也是不可缺的一部分。納稅人的檔案資料不僅是稅務機關挖掘稅收增收潛力、 進行稅收分析的重要把手，而且對于預測未來的稅收任務和找準稅收增長點具有重要的作用，而對于這點稅務機關往往思想認識不夠。

4.2 管理力度不大

由于資源的不均衡，一方面導致基層分局檔案整理的零亂，資料的擁擠，另一方面機關檔案設施空空焉，沒有檔案資料的填充，造成資源閑置和浪費。

4.3 檔案人員兼職現象較多

稅務機關的人員大部分都充實到征收一線， 因人力資源有限，且對檔案管理工作的重視不夠， 基層稅務部門檔案管理工作當中，專業的檔案管理人員極少，大多的檔案管理工作都是由其他工作人員兼任的，而這些兼職人員沒有進行過專業的檔案知識培訓，這些人員往往把檔案管理作為自己工作的輔業，領導不重視，工作不考核，久而久之檔案管理工作逐漸被邊緣化，整理檔案的質量就不可企求過高。

5 解決上述問題的對策

5.1 充分認識檔案工作對于稅務工作的重要意義

要把檔案工作放在和組織稅收收入同樣重要的位置上，要把檔案工作作為促進稅務工作的有力措施之一，檔案工作一定程度上反映著對稅收工作的宏觀把握。

5.2 加強檔案硬件設施配備和人員的培訓

在充分認識檔案工作重要性的同時，在辦公經費上應向檔案方面有所傾斜。 配備必要的檔案設備，確保檔案資料歸屬的安全性和可利用性。邀請檔案部門進行業務指導和培訓，提高檔案人員的業務素質，在條件許可的情況下，參觀市級、省級檔案先進示范單位，提高對檔案工作認識的良性感知。

5.3 整合利用檔案資源

資源應該是共有的， 各基層分局要在整理好本單位檔案的同時，根據《中華人名共和國檔案法》的要求，及時將整理過的檔案移交市局機關檔案室，進行統一保管，市局檔案室要整合全局的檔案資源，并通過電子檔案進行資源的共享和利用。

5.4 確定檔案資料的歸屬

按照《中華人民共和國檔案法》和稅務機關對檔案工作的有關規定和要求，要嚴格按照規定銷毀和移交相關檔案，對于有明確銷毀規定的，稅務機關要邀請上級主管部門和檔案部門進行檔案銷毀時的監督銷毀，并有銷毀的記錄和人員簽字。 對于按照時限要求移交的永久性的檔案，稅務機關要及時移送檔案部門，經過檔案部門認定許可后，進行永久保存。