會計的電算化進程

馮北峰

摘 要：會計電算化是運用電子計算機技術，對單位經濟活動的全過程和經濟活動的各個方面進行連續(xù)地反映、監(jiān)督，提供會計數據信息，參與經濟預測和管理決策的現代管理信息系統。實現會計電算化具有手工會計處理不可替代的優(yōu)越性，會計電算化將對手工會計核算方法產生重大影響。

關鍵詞：會計；會計電算化

一、電算化做賬同手工做賬比較的優(yōu)勢

（一）簿記規(guī)則。（1） 賬簿格式。手工會計的賬簿格式都是千篇一律，對單位的個性化考慮很少，而電算化會計則可以將主動權交給用戶，由用戶根據會計制度的統一要求和單位自身的實際需要自行設計賬簿格式。（2） 賬簿裝訂方式。手工會計要求總賬、日記賬采用訂本式，明細賬采用活頁式，而電算化會計采用的賬頁是折疊或卷帶狀，并由計算機自動打印。（3） 錯賬更正方式。手工會計對賬簿記錄的錯誤可采用劃線法、紅字法、補充登記法進行更正，而電算化會計為了能夠留下審計線索只能采用后兩種方法。（4） 賬簿記錄形式。手工會計都是以有形紙張作為賬簿記錄載體，而電算化會計是以磁性或光電材料作為賬簿的記錄載體。（5） 自動并賬。當某一客戶與某企業(yè)往來涉及到四個賬戶，應收賬款、應付賬款、預收賬款、預付賬款。在手工會計核算下，就必須逐一打開這四本賬，而在電算化會計下，只要輸入客戶名稱，電腦就可將與此客戶相關的賬戶打開，并可以自動進行并賬處理。

（二）會計核算過程。手工會計核算下，每一步工作都要會計人員親自去做，這就不可能免地存在著一些重復抄轉、環(huán)節(jié)多、差錯率高、數據共享性差、機械做賬、人力和物力嚴重浪費的現象。而電算化會計下有許多核算環(huán)節(jié)都可以由財務軟件自動完成，這樣就可以大大提高會計工作效率、提高會計信息質量、減輕會計人員勞動強度、提高會計信息的準確度和及時性、深化會計職能。

（三）計算工具。自從唐朝末期出現了算盤，我國的會計人員就與之結下了不解之緣。以至于在一定歷史時期算盤成了會計人員身份的象征，每個從事會計工作的人員必須會打算盤。時至今日，算盤作為傳統計算工具的代表，由于自身存在著一些無法克服的缺陷，這就必須需要一個新的計算工具來代替它。計算機的出現，以其高速、自動、準確、高效存儲等特點在日益受到廣大會計人員的青睞，再加上企業(yè)日益增加的信息處理的要求，傳統計算工具明顯不能適應需要，這時會計人員應及時更新知識，痛下決心甩掉算盤，用計算機去處理日常賬務處理。而會計電算化是以計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，它的出現將歷史地改變會計人員使用的計算工具。

（四）信息載體。手工會計核算是以紙張作為其信息載體，由于紙張具有易篡改、易受損、易泄密、難保管、不便攜帶等缺陷，這就使得已實現會計電算化的單位紛紛采用磁性材料和光電材料進行會計信息的記錄、查詢、存儲、交換。

（五）會計工作組織體制。手工會計工作組織體制是以會計事務的不同性質作為制定的主要依據，它一般劃分為：材料核算組、工資核算組、資金核算組、成本核算組、固定資產核算組、綜合財務核算組等。而電算化會計的工作組織體制則是以數據的不同形態(tài)和電算化系統實際運行的要求作為制定依據，它一般劃分為：據搜集組、憑證編碼組、數據處理組、系統維護組。

（六）內部控制方式。手工會計對記賬憑證的控制主要是通過摘要內容、數量、單價、金額、會計科目等項目來完成。對賬戶的控制一般是從三套賬簿的相互核對來完成。電算化會計由于賬務處理程序和會計組織體制的變化，除原始數據的搜集、審核、編碼由原會計人員進行外，其余的處理都由財務軟件自身完成。而且這種控制要求更嚴、范圍更廣。

（七）會計人員內部分工模式。根據會計電算化工作要求財務部門應配備以下人員：（1） 總會計師。（2） 會計主管。（3） 數據操作錄入員。（4） 數據審核員。（5） 出納人員。（6） 系統管理員。（7） 系統維護員。（8） 檔案管理員。（9） 數據管理員。

（八）審計線索。審計線索對審計工作來說是極為重要的。由于會計信息處理的電算化，審計線索會發(fā)生很大的變化。在電算化會計系統中，從原始數據進入計算機，到財務報表輸出，這中間的全部處理都集中由財務軟件自動完成，各項處理再沒有直接的責任人。在電算化條件下，憑證、賬簿和報表是存放在磁性或光電材料上，這些介質上的會計信息是以機器可讀的形式存在的，不再是肉眼所能識別的，可能被篡改而不會留下痕跡，有些還可能是暫存的。為此電算化會計系統設計時應考慮周全，在系統處理時能留下追索的審計線索，以便日后審計人員仍能跟蹤審計線索，順利地完成審計任務。

（九）記賬憑證分類。目前許多財務軟件也正在機械模仿手工，也把憑證類型分成幾大類，事實上在電算化會計下，由于登賬是由系統自動完成的，而且查閱憑證的方法很多 ，因此對記賬憑證分類也就失去了原來的意義。一旦實現單一的記賬憑證類型，不但能做到查找方便、快捷，而且省卻了操作上的麻煩，提高了計算機的處理速度。

（十）會計分期。手工核算下的會計分期的前提是假設企業(yè)的經營活動是可以間斷的，并且可以劃分為若干個相等期間。由于持續(xù)經營的觀念被虛擬公司的出現而動搖，會計分期的觀念是否存在？ 是否必要？ 會計分期對會計的要求就是定期結賬和形成會計報告。在手工會計核算下，由于記賬的工作量太大，就使得沒有人敢去這樣想或這樣做。現在由于電腦的出現，會計軟件的應用，可以做到隨時結賬和輸出會計報告，而且這種做法更適應信息時代對財務信息及時提供的需求，那么會計分期是不是已失去存在的必 要。

二、現今的電算化狀況

企業(yè)所有者和經營者集于一身企業(yè)的所有權并未完全分離，所有者通常就是管理者、監(jiān)督者，管理層次較少而管理幅度較大。所有者對會計主體的控制比較容易。例如：某公司的電算化：出納使用的“祥龍”軟件，會計使用的“用友”軟件。都是市場上兩種常見的電算軟件。公司的電算人員有限，設置電算化的權限時，一人可身兼制表和審核人員。培訓后的老員工認為，業(yè)務數量不多，手工做帳的速度不會影響財務數據的運用。

三、實施電算化存在的問題

（一）電算化人才的缺乏。會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大差距。公司里的會計人員，知識老化，學習會計電算化知識積極性不高，短期培訓效果不明顯，許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務比較熟悉，他們普遍認為“手工記賬”更方便，但對計算機知識了解有限。而年青人則相反。要使得計算機知識和會計工作經驗有機的。

（二）信息系統的安全性，保密性差。（1）公司的電算化操作人員的職責要分離，而一些操作人員為粉飾報表，肆意修改輸入的 業(yè)務數據。修改及刪除業(yè)務數據。會計數據要經過收集，記錄，傳遞。檢查，核對，轉換等環(huán)節(jié)進入計算機系統，任何與之有關的人員都可能篡改數據。電算化系統遭破壞，如硬件故障、軟件故障、非法操作、計算機病毒等可能導致電算化系統陷入癱瘓，使會計信息質量受到影響。（2）電算化的操作人員未及時審查，更新存儲的資料，而電腦多數采取默認系統，這無疑給企業(yè)造成安全問題。（3）經常有別的部門員工，到財務部報銷費用，隨便的查看電腦里的財務資料，這都給公司制造了潛在的安全隱患。

四、存在上述問題的原因

（一）傳統的會計理論禁錮著部分人頭腦，一些人認為算盤和賬本就是財務會計的工具。公司部分員工這種片面的認識嚴重影響了會計電算化健康順利的發(fā)展，表面來看，會計電算化只不過是將電子計算機應用到會計核算中，提高了會計核算的速度和精度。以計算機代替人類記賬，而實際上，促進了會計人員的工作效率和質量的全面提高，節(jié)省了會計人員的時間和精力，促使會計人 員有更多的時間參與企業(yè)的經營管理，從而提高會計電算化發(fā)展的規(guī)定。

（二）財務軟件及ERR軟件的缺陷。現在所有的軟件由于多方面的原因存在很多漏洞和違反會計法規(guī)文件的功能設置，同時軟件種類繁多，水平參差不齊，會計軟件開發(fā)沒有針對性，只能普遍的反映一些常規(guī)的問題 .

（三）企業(yè)內部控制制度的缺陷。實現會計電算化后的企業(yè)本身內部控制度沒有進行調整和跟進，同時，軟件水平不高，沒有嚴密的管理制度或有章可循，使得會計電算化系統不能良好的運行。內部控制制度薄弱將導致操作人員可能越權限，甚至未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據，修改、復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數據。

五、筆者對公司的一些看法和意見

（一）轉變觀念，提高認識。會計電算化是會計工作發(fā)展的方向，是信息時代社會經濟發(fā)展對會計工作提出的必然要求。因此，各級領導和財會人員應高度重視這一工作，充分認識到會計電算化在企業(yè)中的重要作用，把會計電算化工作提高到一個新水平。

（二）選擇真正設計良好的會計軟件或ERR軟件。企業(yè)購買通用軟件的藥結合企業(yè)自身的特點和國家的有關規(guī)定，選擇合適的財務軟件，若是自行開發(fā)的，必須遵守國家有關部門制定的標準和規(guī)范，其中包括符合標準的審批過程。合格的開發(fā)人員，系統的文件資料和流程圖，系統的權限，安全權限，保密性的改置。

（三）擴寬渠道，培養(yǎng)人才。實現會計電算化，人的素質是關鍵。會計電算化系統的運行是在人機協調一致的工作過程，人是決定性的因素。會計人員要自覺加強專業(yè)知識、計算機知識、信息安全知識的學習，重視新知識在工作中的運用，減少工作中的盲目性。單位的管理要重視單位會計電算化人員的崗位培訓，加強符合型人才的培養(yǎng)，深入開展會計電算化人員的安全教育，職業(yè)道德教育，提高安全防范意識，培養(yǎng)工作責任心。

（四）實現電算化會計的規(guī)范化、制度化是會計電算化安全正常運行的制度保證。通過認真落實會計準則、會計規(guī)章來實現用具體會計準則、會計規(guī)范、會計制度、管理辦法來指導會計業(yè)務處理，達到規(guī)范會計行為的目的。對于原有的會計工作規(guī)范、管理辦法、會計制度，根據電算化的要求做出相應的調整。

（五）健全制度，科學管理。會計電算化必須有一套相應的規(guī)章制度來規(guī)范和管理。單位各級領導和會計人員要提高認識，把電算化管理制度的制定和落實作為搞好會計電算化工作的重點來抓，使電算化納入科學化、規(guī)范化的軌道。主要包括：會計電算化系統的操作管理制度，軟、硬件系統管理制度，會計電算化工作下的檔案管理制度，以及會計電算化工作檢查、驗收、評比、獎懲等制度。通過科學有效的管理，來保證會計電算化工作健康有序地發(fā)展。

（六）強化審計監(jiān)督。公司有嚴格監(jiān)督才能保證財務數據真實可靠，從而防止舞弊行為的發(fā)生。嚴格內部控制，強化監(jiān)督是數據安全的有效保證，也是會計電算化健康全面發(fā)展的迫切要求。審計人員對系統的每個環(huán)節(jié)進行核查監(jiān)督，并審核和評估內部控制制度，發(fā)現弱點及時改進，提高審計人員的素質。 參考文獻：

[1] 唐必瓊事業(yè)會計2007年第4期

[2] 張瑞《財務軟件應用教育》清華大學出版社2006年出版