談如何做好煤電企業辦公室的對外接待工作

范龍平

摘 要：煤電企業要想做大做強，辦公室這個強大后援力量就不可缺少。辦公室是企業的窗口，對整個煤電企業的發展和管理意義重大。作為煤電企業行政核心的辦公室，做好接待工作，是企業適應市場的競爭和經濟快速發展的需要。辦公室的對外接待人員改進工作方式，強化服務是必要的。本文將會從以下幾個方面探討如何做好煤電企業對外接待任務。

關鍵詞：煤電企業；辦公室；對外接待

煤電企業發展壯大，隨之而來的是業務往來加大，這樣就使得辦公室的對外接待工作越來越重要。對外接待工作能否做好關系到煤電企業的業務能否順利進行。尤其是在社會主義市場經濟改革之下，煤電企業的辦公室接待工作面臨挑戰。保障企業健康發展，進一步強化辦公室建設，建立一批具有專業素質的煤電企業辦公室接待隊伍勢在必行。

1.辦公室在煤電企業中的作用

1.1統一協調作用

煤電企業要開展多種工作事務，就需要將不同事務進行統一協調。協調作用是對辦公室職能的基本要求，也是保證煤電企業工作正常運轉的保障力量。辦公室是煤電企業連接各個部門，溝通上下的重要樞紐。對于方方面面的復雜工作，做好協調工作，是辦公室職能發揮的必要步驟。總而言之，煤電企業辦公室要充分發揮樞紐職能、統籌全局和牽頭作用。

1.2參謀作用

煤電企業發揮好辦公室的參謀職能，做好助手，是保證企業管理決策科學化的重要環節和必要前提。這一作用體現在幾個方面：第一，為煤電企業領導提供及時有效的信息，盡可能做到信息完善、資料準確、符合工作內容；第二，做好文書工作，起草的文稿等文字資料要認真仔細；第三，為企業領導提供建設性的意見。發揮助手的重要作用，煤炭企業的未來發展將會順風順水，火力強勁。

1.3監督檢查作用

監督檢查是保證決策落實的重要方式，是又一重要職能。辦公室協助煤電企業各部門貫徹好企業決策要把握好三項任務：對煤電企業的重大決策和重點事務要抓住重點，做好監督和專項查辦；盡心盡力，盡職盡責，做好監督檢查；改進工作方法，注重實際效用。發揮好辦公室的監督檢查作用，才能為煤電企業的任務決策提供保證，做好收尾。

2.煤電企業做好對外接待工作的必要性

把煤電企業的對外接待工作做好是煤電企業長遠發展的需要。接待工作的好壞，關系到煤電企業的對外形象，關系到煤電企業各項業務的實施，關系到煤電企業能否獲得長遠發展。認真做好接待工作，樹立煤電企業的良好形象，保證服務質量是必然要求。

做好企業的多外接待工作有利于提高煤電企業的美譽度，更高層次的對煤電企業進行形象宣傳，提高知名度。接待工作要求禮貌、耐心和周到，在精神面貌上展示煤電企業形象。接待對象可以通過對接待人員形象的考察，進而加強對煤電企業的認識，進行高層次的考量。

煤電企業的辦公室接待人員要有強烈的責任意識和較高的職業素養，把企業發展和自身發展結合起來，才能完美的完成每一個任務。把煤電企業當成一個大家庭，以主人翁的形象和狀態投入工作，把握好企業的心跳和靈魂，向大眾展示一個更好的煤電企業。

3.做好煤電企業辦公室接待工作的策略

3.1提高業務能力，做好辦公室工作

要做好辦公室的接待工作，要求全身心投入工作，所以要注意以下幾點：

第一，辦文要注重質量和工作效率的提高，辦公室參謀作用的發揮的載體是文字材料的綜合能力。起草文稿時要堅持綜合領導的意見、工作規范的要求和廣大員工的認同原則。文稿要體現煤電企業的工作意圖和底層的實際情況。在行文時，要提高創新意識，用多樣的方式反映真實，用簡單的文字表達深刻的內容。

第二，辦事要認真細致減少差錯，煤電企業的辦公室人員要保持高度的責任感，思想上要重視，行動上要堅持準則，高要求高質量的要求自己。做事要事無巨細，保證每一個環節的工作質量。

第三，辦事要周全考慮，張弛有度。煤電企業的辦公室業務的處理要進行全面的考慮，做好調研，做好協調。周全的考慮和良好的業務能力是不可缺少的，企業的每一項工作都要求員工的仔細度和認真度。

3.2樹立接待新形象，堅持以人為本

煤電企業的辦公室接待工作要堅持以人為本，將接待對象放在核心位置，給予他們人性化的服務，滿足自身需求。因此接待工作要要注意以下問題：

第一,把握細節，接待工作事無巨細，如果有環節被忽視，很有可能造成整體的被動。因而做好準備工作，事先分析，打好基礎。對于接待工作的關鍵環節要把握好執行力，嚴格按照預設方案進行。每一個環節都要以人為本，工作要做得專業全面針對性強。注重細節才能減少失誤。接待結束后認真做好經驗的積累，避免出現類似的問題。

第二,嚴格要求自己，接待人員因該認識到自己的形象直接聯系著整個煤電企業的形象。對自己嚴格要求，努力提高自身的能力，在接待時要與人為善，時刻保持好自己的形象和良好品德。始終如一地為企業發展保駕護航。

第三,煤電企業的辦公室接待人員交際范圍廣是必然的。在交際過程中要用真情對待他人，使接待對象感受到并至如歸的舒適感和滿足感。用情感人要真實，有原則把握好分寸，這樣效果才能更佳。

4.總結

隨著煤電企業的發展，辦公室接待工作的成功實現，將會為企業提供強有力的競爭實力。在新的形勢和要求下，煤電企業要提高對辦公室接待工作的認識，展望未來，今后的工作要不斷完善，進一步提高接待水平和接待人員的素質修養。把握好每一個環節，展示煤電企業更好的形象和競爭實力，為煤電企業的發展創造更好的環境。

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