聲像檔案管理存在的問題及對策研究

谷全心

摘 要：本文從工作實際出發，介紹了聲像檔案的特性、作用，以及聲像檔案管理工作中存在的問題及解決的方法和對策。

關鍵詞：聲像；檔案；管理

聲像檔案是指在科研生產、試驗、管理、經營、基建、黨政、外事及其它各項管理活動中形成的，具有保存價值的錄像片、影視片、錄音、照片等聲像資料及附屬文字說明。本文針對聲像檔案方面的認識并結合單位的實際情況，對聲像檔案的特征、作用、存在的問題及解決方法做初步的探討。

1 聲像檔案的特性

聲像檔案是以特殊載體、特殊的方式記錄信息的特殊門類的檔案，它除了具有同紙質檔案的共同特性如原始記錄性、憑證性、知識性、信息性之外，還具有它自身的特殊性質。

1.1 視聽形象性

聲像檔案是將檔案信息記錄在特殊載體之上，它能在一定時間內或更短時間準確無誤地將要記錄的信息比如時間、地點、人物、內容、環境永久地保留在載體之上，它可以不受文字限制，以生動形象、直觀真實見長，不受時空限制，給人以身臨其境之感，從而具有紙質檔案無法比擬的強大感染力和說服力。

1.2 內容綜合性

隨著科學技術和文化事業的發展，社會分工越來越細，導致檔案形成領域不斷擴大，聲像檔案以其獨特的載體和記錄檔案信息的方式產生于社會活動的各個領域，記錄內容也越來越豐富，它可以涉及到單位的財務、黨政、教學、科研等活動的方方面面，它與文書檔案、人事檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、財會檔案等門類的紙質檔案在內容上相互印證，在形式上又相互補充，構成文字與圖像結合的有機整體。

1.3 利用方便性

紙質檔案形成多為孤本，因此利用者在利用時受到限制，而且在提供利用時還存在檔案的磨損、被破壞等不利因素，加上紙質檔案有保密性的限制，這樣就大大限制了紙質檔案的利用。與紙質檔案相比，聲像檔案具有易復制性的特點，如照片、縮微片等感光材料的翻拍、掃描復制，只要物質條件具備，就可以將聲像檔案復制成與母帶一樣的聲像材料，在提供利用時，將母帶存檔，將復制片借出。因此，聲像檔案以其自身獨特的特性，即以聲、圖并茂，情景交融的載體形式使現代檔案與利用者更加貼近，使聲像檔案的利用價值日益增大。

2 聲像檔案的作用

由于聲像檔案在內容上的多樣性與形式上的特殊性，決定了它具有把單位各項事物的發生、發展的原貌真實而生動記錄下來，重現歷史、回顧歷史、展望未來，指導現實工作的作用。

2.1 利用聲像檔案舉辦展覽，對人們進行真實而客觀的教育

由于聲像檔案具有原始性、真實性，它生動形象，可直接作用于人的感官器官，因此無論從人的生理機能還是認識過程，無疑都會給人以親切、直觀、易于接受的感覺。

2.2 利用聲像檔案編史修志

聲像檔案是編史修志的主要依據，利用館藏真實而可靠的具有權威性的聲像檔案進行編史修志，不僅可以保證內容真實可信，而且也使檔案存史價值得到實現。

2.3 憑證和參考的作用

例如每次試驗拍攝的素材，影像、聲音互相印證，更貼近現實，為以后參考分析提供形象的證據。

3 聲像檔案管理工作中存在的問題

3.1 攝錄人員存在人員配置和認識的問題。

攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。在人員配置方面普遍存在年齡偏大、學歷偏低、人員數量偏少等問題。

攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人認為在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電視臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

3.2 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

聲像檔案的管理目前存在著三種管理形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個人保存。這表明有的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏必要的統一管理制度，缺乏有效的保障措施。

3.3 檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝錄人員自己也難以追憶齊全和準確。積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，一盤帶子反復用，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，由于管理不規范，當檔案部門去收集時，往往不愿交。原因主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.4 保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。應設置聲像檔案室或配備聲像檔案專柜，不應將聲像檔案存放在不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求的文書柜內或與其它檔案混存。由于不具備保管條件致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，追悔莫及。

3.5 收集渠道不暢，聲像檔案館、室收藏匱乏

基層單位中有相當一部分的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，致使聲像檔案館藏匱乏。endprint

4 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

4.1 加強宣傳，提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位各部門的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全體職工，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

4.2 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。建立相應的聲像檔案管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向上級檔案館移交。在此基礎上要狠抓制度落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

4.3 加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

4.4 結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

4.5 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合實際，要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：1）、通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交檔案館。2）、重點單位、重點科室重點收集。對重點單位、重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。3）、重點人物直接征集。單位內主要領導、項目負責人參加的任務或會議比較多，有時直接自己拍攝照片或錄像，對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。4）、廣泛的社會征集。對散存在單位職工手中的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

綜上所述，聲像檔案在檔案管理中的地位日益重要，與紙質檔案互相補充、互相印證，豐富了館藏，齊全了門類。聲像檔案是一門發展潛力很大的特殊載體檔案，它無論從內容上還是從形式上都讓人容易接受，是一種很重要的社會信息源。只要在檔案制度管理和人們的檔案意識上多做些工作，聲像檔案的社會利用價值是不可限量的。endprint