淺談高職院校系部行政秘書應具備的工作意識

宋柳萍

摘要：系部行政秘書是高職院校基礎行政管理人員，其工作內容具有繁雜性、服務性、協調性及輔助性的特點。系部行政秘書人員的工作意識，直接影響到高職院校行政管理的基層執行力度及相關工作的完成質量，所以，培養及提高系部行政秘書人員的工作意識勢具有絕對的必要性。

關鍵詞：行政秘書 工作意識

高校系部行政秘書，主要是負責協助系部領導處理日常事務的系辦公室工作人員，是高校行政管理的基層管理者。行政秘書在協調系部與學校行政職能部門之間，系部與系部之間，系部與師生之間的關系中起到至關重要的作用。行政秘書工作任務雜亂繁瑣且看似微不足道，卻關系著系部的發展；行政秘書是否具有正確的工作意識則直接影響到系部日常工作的完成效率與質量。

1 系部行政秘書主要工作及工作特點

高校系部行政秘書的主要工作職責是協助領導做好系部日常事務，主要包括：①文書工作，公文的上傳下達：負責系部對內對外的文書的起草、打印及發布工作，其中包括工作計劃、工作總結、申請報告、通知文件、部門通訊文稿及宣傳工作、會議記錄及會議紀要整理；②檔案管理：負責系部及學院上傳下達的重要公文的收集整理，系部教工檔案資料、科研文件、榮譽證書、人事檔案的登記，整理及保管；③人力資源工作：負責人事考勤、年度評審、職稱評定，人才招聘、福利事務等；④日常行政工作：管理辦公設備、組織會議會務，綜合工作、對外接待對內服務、協調關系，協助領導處理系部突發事件，輔助教學、科研、學生管理等工作。由此可見，系部行政秘書工作具有繁雜性、服務性、協調性、輔助性及管理性的特點。

2 系部行政秘書應具有的工作意識

良好的工作意識具體表現為工作積極認真，有責任感，具有基本的職業道德。由于高職系部行政秘書工作繁雜，事務眾多工作特性，具備良好的工作意識，是做好行政秘書工作的關鍵，也是提升自我工作能力的重要前提。

2.1 行政秘書人員必須具備熱情周到的服務意識：行政秘書是協助領導處理日常事務的辦公室工作人員，這一崗位的性質決定了它本身的就是服務性、條件性很強的工作。服務性，不僅僅體現在服務上級領導，更體現在努力維持系部的日常教學，科研，學生管理，師資事務等日常的工作事務上。通過服務間接對象、輔助各項工作的方式服務整個部門。勤奮工作，積極進取，熱情周到的服務意識，是做好行政秘書工作的基本要求。

2.2 行政秘書人員必須具有良好的協調意識：行政管理工作并非是單獨個人或單獨某個部門就能完成的工作，它必須通過與各部門，各領導乃至與師生們的溝通協調才能夠順利出色地完成。所以行政秘書人員務必認識到，良好的協調能力，是做好工作的必備條件。行政秘書人員在工作中，必須與學院各個職能部門保持溝通，保證信息的暢通，及時進行信息反饋；并學會運用各種溝通協調技巧，協調系部與學院、各系部及各職能部門的關系，建立良好的互助互信互愛的融洽關系；同時，也要學會通過溝通協調，借助各職能部門的信息及能力，保持系部日常工作的正常運行；行政秘書的溝通協調能力，除了體現在日常工作中的溝通之外，還體現在協助系部領導處理好部門內部教師與上級，教師與教師，教師與學生之間的三重關系，行政秘書必須充當好部門“潤滑劑”的角色，避免各種人際關系事件的發生，努力確保系部工作能夠順利出色地完成。

2.3 行政秘書必須具備掌控自我情緒，保持平和心態的意識：行政秘書的崗位由于工作任務在教學部門的特殊性而決定了這個崗位是個普通而又特殊的崗位，但從事行政秘書工作的工作人員，確是一個有著喜怒哀樂情緒的自然人。行政秘書在日常生活中，會遇到各種各樣會引發消極情緒的生活及工作問題，面對情緒的波動起伏，行政秘書人員平和的心態及自我調節情緒的能力顯得尤其重要。不良的消極情緒，不僅給秘書人員的生活帶來負面影響，也會嚴重地影響秘書人員的日常工作的積極性，服務性，進而可能影響部門日常工作的正常運轉。行政秘書工作人員，在日常的工作與生活中，應當強烈地意識到提升自我的品德修養，工作修養，提高精神境界，培養心理抗壓能力的重要意義并能夠在日常生活中自我提升與自我培養。

2.4 行政秘書必須有細心、謹慎、周到的工作思維能力的意識：行政秘書在領導的直接領導下工作，是領導的助手及參謀，所以時刻保持頭腦清醒，是行政秘書人員工作的首要條件。領導在日常工作中，既要了解及配合學院高層行政管理事務，又要把握系部整體發展的全局；既要了解系部的教學情況，又要密切關注系部科研工作；既要洞察師資的發展，又要了解學生的學習發展情況；工作事務大到學院高層，小到部門細枝末節，事務眾多，任務繁重。在這種千頭萬緒的情況下，行政秘書必須保持清晰的頭腦，時刻提醒領導工作安排及完成情況，例如會議會務情況，材料上交情況，對上傳下達文件進行仔細的把關、提醒等，學會站在領導的角度關注日常工作的進展情況，細心、謹慎、周到地為領導考慮，才能更好地發揮助手作用。

3 如何提高系部行政秘書人員工作意識

3.1 提高政治素質：政治素質包括政治理論知識、政治心理、道德品質、工作能力、工作作風等，是人綜合素質的核心。行政秘書工作者要有堅定的政治立場，堅決貫徹執行黨的路線、方針、政策，嚴格遵守高校的規章制度，了解國家的政治活動，掌握高校最新的工作動態，為人正值，忠于職守。

3.2 提高文化素質：面對世界日新月異的變化及行政秘書崗位工作的多樣性及多變性，行政秘書人員應該做到及時地更新自身的文化知識結果，提高文化水平及文化素養。①增強管理知識：行政秘書是行政管理的基礎人員，必須掌握一定的管理知識，了解行政管理的規律，掌握先進的管理理念和方法，培養良好的管理能力，為規范管理工作提供堅實的知識基礎，促使管理工作的規范化。②提高信息科技知識運用能力：在信息化時代，隨著電腦及網絡知識的普及，高校工作進入信息化，自動化，現代化時期，作為高校行政管理基礎人員，應該具備并不斷提升自身的計算機操作能力及網絡運用能力，提高工作效率。③提升寫作表達能力：行政秘書人員在系部工作中負責相關的文書及上傳下達的工作，寫作表達能力是做好本職工作的首要條件。所以行政秘書應該增強文書知識，擴大見聞，不斷提升自身的寫作能力及表達能力。④加強檔案學知識：保存檔案是行政秘書人員的日常工作，所以檔案學知識必不可少。科學地分類保存檔案，合理地整理檔案，做到檔案管理工作的規范化，能夠極大限度地減少檔案查找的時間，提高工作效率。⑤學習溝通協調技巧：行政秘書是系部與領導、與學院職能部門、與其他系部的溝通協調的橋梁，掌握學習相關的溝通協調技巧與行政禮儀知識，有利于行政管理工作的協調溝通，減少人力物力的浪費，最大限度地提高工作效率。

3.3 提高心理品德素質：自信樂觀、熱情坦率、堅強勇敢，高度的自制力，良好地人際關系，都是有助于順利出色完成行政管理工作任務的良好心理品質。行政秘書人員應通過對心理健康知識的學習，培養健康的心理品質。

作為系部行政秘書人員，明確工作任務，是先決條件；了解工作特點，是基本要求；提高工作意識則是必備的工作素養。行政秘書人員必須積極提高自身的工作意識，提升工作能力，才能出色地完成各項基層管理任務，才能達到協助部門領導的目的，才能更好地體現個人的工作及社會價值。

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