強化文書檔案現代化管理的有效方法研究

王麗巖

如今社會正快速進入現代化的進程中，以在致當今社會背景下，現代化的管理已逐漸為世人所關注。因此，有效的管理體制則是維持這一社會持續發展的前提。社會亦是如此，則文書檔案的管理也不例外，其正隨著社會的潮流，由人工轉向了信息時代。為了順應社會的發展，同時滿足文書檔案管理的簡易性和規范性，強化其現代化管理。則對其有效方法的探究是必經之路。

1 、文書檔案現代化管理的內容及意義

所謂檔案，即指可供人們查找的以前事跡的記錄，其內容形式豐富，可以是圖、表以及文字等。社會的迅速發展，致使社會事件的發生遠遠超過舊時代，導致文書檔案的制作及管理都面臨著極大難度。傳統的文書檔案管理已無法滿足現代社會的需要，導致現代化的文書檔案管理形式是社會發展的大勢所趨。建立完善的管理體制是必不可少的，以對現代化社會所發生的事件進行完善的建檔，致使充分體現出文書檔案的現代化管理，其必須是大容量、規范化、系統的檔案建立機制。使文書檔案的管理走上高科技，使檔案記錄所必備的介質形式，能在檔案中得到全面、綜合的體現，促使文書檔案的管理走向現代化。文書檔案管理的現代化體現在以下幾方面：其一，管理人員。現代化的管理人員，是文書檔案現代化管理的前提條件；其二，信息技術的應用。信息技術在文書檔案管理中的應用，是文書檔案現代化的基礎。其三，管理體制。完善的管理體制，才能使文書檔案的現代化管理有序進行，促使檔案的全面完善。做好以上三點內容，則檔案管理者即可做好文書檔案現代化管理。

文書檔案現代化管理的意義，主要體現在以下幾點：第一，適應現代社會的發展。事物的不斷優質發展是其存在與社會的前提。如同生物進化，若其發展無法符合時代的要求必將走向消亡。文書檔案現代化管理的道路，促使文書檔案的管理適應現代社會的發展，為其文書檔案的長遠存在尋求了可發展道路。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉載須注名來源第二，滿足人類的需要。當代社會，文檔一體化已是大勢所趨。文書檔案內容的豐富性大大提高，實現文檔一體化，則必須實現文書檔案的現代化。以信息技術為基礎，不斷豐富文書檔案的內容，包括圖片、視頻、文件等等，已滿足人類的需要。

2 、強化文書檔案現代化管理的有效方法

2.1管理人員的管理

現代化的設備需要現代化的人，因此現代化的文書檔案管理人員培養是強化現代化文書檔案管理的前提。針對管理人員的管理主要方法如下：其一，培訓管理人員的現代化技術。管理人員的培訓是管理工作得以進行的基礎，使其掌握熟練現代化技術，對文書檔案的現代化管理技術了如指掌，這一培訓過程既是對文書檔案現代化管理的一種強化。其二，管理人員制度的建立。通過對管理人員的制約，以確保文書檔案的規范性、全面性以及真實性。用制度約束管理人員、指導管理人員，使其正確的面對文書檔案的現代化管理，已達到強化作用。其三，管理人員的經驗交流。任何技術都是不斷發展的，每個人對技術的掌握都是有所差別的，因此定期的管理人員的經驗交流，必將指導文書檔案現代化管理技術的發展，以使文書檔案現代化管理得到強化。

2.2 技術設備的升級

現代化的管理，亦是離不開現代化的信息技術，文書檔案的管理亦是如此。從紙制檔案發展到電子檔案，不只是備查信息載體的變化，備查信息類型亦是逐漸增多，可以說是文書檔案管理的一次質的飛越。因此，技術設備是文書檔案現代化管理的基礎，是強化文書檔案現代化管理的前提。足以顯現技術設備的升級是如此重要，然其有效方法有如下幾種：首先，技術設備的升級需要大量的資金，以至于需要大量的資金投入，從紙制檔案到電子檔案，可以說，需要的資金絕非小數目。其次，購買或研發適合社會需要的文書檔案現代化管理的軟件。先進的軟件將更有利于文書檔案現代化管理的強化，使其更加適合人們的需要。因為好的軟件足使文書檔案的錄入更加具體全面，且具有規范性。最后技術設備的硬件更換，好的硬件設備必將有利于文書檔案的保存，且要定期的檢查硬件設備上的文書檔案，隨著時代而更換硬件設備，以確保文書檔案的完整性，確保不會流失。

2.3完善的管理制度

所謂完善的管理制度，是指對文書檔案的管理，不論是紙制檔還是電子檔，都應有其完善的管理制度。文書檔案隨著社會發展，其存在形式發生質的變化，而制度是針對具體事務，因此文書檔案的管理制度亦將發生變化，即發展為文書檔案現代化管理制度。通過不斷地完善文書檔案現代化管理制度，已達到強化文書檔案現代化管理的目的。其管理制度當從錄制、保存、定期檢查三個方面做，制定錄制規范、準確，保存完整、有序，定期檢查及時完善已遺失文檔的管理制度。

3 、結束語

文書檔案現代化管理，其管理模式已被世人所關注。強化其管理的有效方法，必定離不開對文書檔案現代化內容的管理。即從人員、設備、制度三個方面強化，以提高管理方法的有效性。

（作者單位：河北省唐山市疾病預防控制中心）