提高公文質量服務學校發展

（北方工業大學，北京100144）

（北方工業大學，北京100144）

高校公文質量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一個重要標準。本文對于實際工作中常出現的發文處理程序不規范、公文文種使用不規范、公文行文不規范等問題進行探討，對如何規范學校發文工作，提高公文質量，服務學校發展給出合理化建議。

公文；處理；規范

高校公文是實現高校正常運轉的重要工具，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，部署學校工作，發布規章，請示和答復問題，指導和協調工作，報告情況，交流經驗的重要載體。公文作為高校的窗口，其質量如何，將直接影響高校的形象，公文質量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一個重要標準。自《中國共產黨機關公文處理條例》、《黨政機關公文處理工作條例》以及《國家機關公文格式》等制度文件頒布后，高校的公文處理逐步走向規范化。但是，在公文處理的細節上，仍然存在一些失誤，概括起來，主要有以下三個方面：

一、發文處理程序不規范

公文制發是一項極其嚴肅的工作，應有嚴格的工作流程。但在工作中由于審核不嚴，常常出現不按規程制發的現象。例如，有的職能部門擬稿后不經過學校辦公室初審，直接請校領導簽發，但在發文過程中，學校辦公室文秘人員發現文件有文字紕漏，需要大改，等修改后將請校領導再次簽發。這就喪失了簽發稿件的嚴肅性，打亂了公文制發正常的運轉程序，極易出現工作差錯。

二、公文文種使用不規范

根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號文件）規定，公文共有十五個文種，他們各自有不同的特征和使用范圍。有些職能部門在擬稿時容易忽視文種的準確性，常常按照以往經驗或口頭表達方式擬制文稿，以致出現文種誤用、混用等現象。例如出現決定、通知誤用，請示、報告不分或并用等問題。

三、公文行文不規范

主要表現在：一文出現兩個主送機關；抄送機關混亂，不管什么公文都抄送或抄送給下級單位；向上級機關請示時，沒有提出傾向性意見而是原文轉報上級機關；沒有遵循一文一事，在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

高校公文制發的“輸出口”一般都在學校辦公室，校辦肩負著對公文內容、行文規范、公文格式進行最終把關的使命。因此，規范辦公室的發文工作流程、提高辦公室文秘業務素質、優化公文校核方法對提升高校公文質量起到關鍵作用。

一、制定規章制度，強化約束機制

“不以規矩，不能成方圓”，要使高校公文制發程序嚴肅、嚴格、嚴謹，就必須有章可循。因此，在提高思想認識的基礎上，首先要制定嚴格的公文處理程序，健全公文處理制度，從制度上約束發文的每個環節，避免越級發文或發文順序“倒流”的現象。筆者列出了一個較為成熟的校級公文行文工作流程（見圖1）。從該圖可以看出，行文流程應自下而上，不得越級。另外，校領導簽發前，校辦文秘人員需對稿件進行嚴格的審核，并反復與擬稿單位溝通，直到文件無文字、內容差錯之后再請校領導簽發。同時，可以看到校辦打字室在打印文件時，還需要再次請擬稿人核對，這樣的做法能保證稿件愿意的真實性，特別是一些專業性較強的文件，如果涉及到特殊符號或專業術語請擬稿人再次校核可以避免校辦文秘人員在不了解專業知識的情況下出現理解偏差而改換了文件原意，也能避免排版錯誤。同時，請擬稿人知曉修改內容，也間接提高了擬稿人員的寫作水平。

圖1 校級公文行文工作流程

二、加強業務學習，提高文秘素質

治標需治本，提高文秘人員的素質是確保公文質量的根本性工作。如何提高文秘人員素質，除了組織學習相關業務知識、定期培訓等常規手段外，常看“審改稿”能起到事半功倍的作用。“審改稿”是擬稿人員提供的原始稿件，經各級人員修改過后的文字稿。“審改稿”一般建議以紙質文件形式保存。因為，電子文稿雖然也有修訂功能，但很難區分改稿人身份，紙質文件可以從筆跡上進行區別，能讓文秘人員分別領會改稿人的意圖。“審改稿”是文秘人員不可多得的“經典教材”，小到對一個標點的修改，大到對整篇文章結構的調整都能從“審改稿”中最直觀的體現，可以讓文秘人員更好地領會領導意圖，更快捷地發現問題，避免在下一次修改中出現類似的問題。另外，好稿子是改出來的。文件擬稿完畢，必須進行認真修改。高校公文是應用文的一種，具有直接性、真實性、規范性的特征。高校公文語言文字表述如何，直接關系到文件的貫徹執行情況。因此，文秘人員在改稿時應重點對公文結構條理是否清晰，文章層次是否分明作重點修改。但是，公文的審改、校核不單是糾錯字、修錯句，還需要從主題、觀點、材料、結構、語言五個方面進行認真推敲，確保文件精神符合國家的法律、法規，符合高校教育發展要求和工作大局的需要，符合發文意圖。校辦文秘人員既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主動把關。

三、優化校核方法，提倡集體決策

公文的修改一般來講都是由學校辦公室的文秘人員獨立完成的，當然這就如前面所述，對文秘人員的業務素質有很高的要求。但是，文秘人員因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果當一篇公文涉及到的業務性、專業性強或具體的政策規定時，校辦文秘人員往往會表現出力不從心。要解決這樣的難題，首先是文秘人員必須多學習，對照公文查找上級文件，在認真解讀、領會上級文件精神后再做審改。其次便是尋求相關主責部門的幫助，以此確保公文內容的準確性。最后，對于內容涉及面廣或全校性的重要報告，應通過“會商”的形式審稿，避免倉促成文。例如，通過黨委會、校長辦公會集體決策、共同審議；或者邀請報告內容所涉及部門的主要領導與校辦文秘人員同時審稿，借鑒電腦、投影設備等電子工具，做到同時閱稿，有問題現場修改。通過集體決策的形式校核文件，不僅避免了文件傳閱時滯帶來的負面影響，大大縮短了校核周期，同時也能更全面、更真實地反映文件精神，更好地服務學校發展。

[1]寧永錄.高校公文質量問題分析及對策探討[J].新西部（下旬.理論版），2011，（07）.

[2]肖克偉.把好六關切實提高公文處理質量[J].南陽市人民政府公報，2010，（08）.

提高公文質量服務學校發展

楊嵩松，張萌萌，王文革，王丹

G640文獻標志碼：A文章編號：1674-9324（2014）39-0123-02

本文為北方工業大學2013年度教育教學改革和課程建設課題成果，課題組成員：楊嵩松、張萌萌、王文革、王丹。