運(yùn)用PDCA循環(huán)改進(jìn)醫(yī)院人事檔案審核工作探究

人事檔案是高校、人事、組織、勞資等部門進(jìn)行人事管理活動(dòng)中形成，記錄和反映個(gè)人成長經(jīng)歷和德才情況，受國家、組織認(rèn)可的人事信息材料。醫(yī)院人事檔案包括登記表、職稱評(píng)審聘任表、考核表等多種形式的原始文字記錄，其真實(shí)地記錄和反映出醫(yī)院每一名醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)水平、科研學(xué)術(shù)水平、獎(jiǎng)懲情況等方面的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，可以說醫(yī)院人事檔案是每一名醫(yī)護(hù)人員個(gè)人的成長印證。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理肌體的“DNA”，其主要作用在于：為醫(yī)院了解并考察專業(yè)技術(shù)人才提供重要依據(jù)，是醫(yī)院進(jìn)行專業(yè)人才管理工作的基石，同時(shí)也是醫(yī)院人事管理中進(jìn)行專業(yè)技術(shù)人才計(jì)劃開發(fā)的重要手段。因此，保證醫(yī)院人事檔案材料的真實(shí)與完整，對(duì)于醫(yī)院人力資源開發(fā)，提高人事管理水平都有重要作用。

過去，由于檔案管理的不健全，檔案管理專員的欠缺，檔案室設(shè)備條件的不完善，導(dǎo)致人事檔案存在檔案材料不完整、檔案材料分類不標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料歸檔不及時(shí)、檔案材料中基本信息記載前后不一致等情況，這些情況不僅不利于人事檔案的長期保管，還影響了檔案材料信息提供的準(zhǔn)確性。因此，開展人事檔案專項(xiàng)審核工作是新時(shí)期人事管理工作的要求。2006年2月中央組織部下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（組廳字〔2006〕15號(hào)），自此干部人事檔案審核專項(xiàng)工作在全國各級(jí)政府、企事業(yè)單位中廣泛開展。2014年9月福建省響應(yīng)號(hào)召，研究制定《全省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作方案》和《省管干部檔案專項(xiàng)審核工作細(xì)則》，于全省范圍開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作主要包含：首先，全面審核干部人事檔案，重點(diǎn)關(guān)注干部出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份等“三齡兩歷一身份”信息，以及獎(jiǎng)懲情況、家庭主要成員等重要信息，尤其要注意檢查人事檔案材料是否完整齊全，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。其次，對(duì)檔案材料中不齊全、檔案材料裝訂中不規(guī)范的情況嚴(yán)格依照檔案審核相關(guān)要求進(jìn)行收集、補(bǔ)充、完善，確保干部人事檔案中材料完整和規(guī)范。最后，將干部人事檔案按照十類分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)，裝訂成冊(cè)。

一、檔案審核工作中引入PDCA管理循環(huán)

醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)審核工作是響應(yīng)國家號(hào)召，針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作。新時(shí)期，醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)審核工作應(yīng)具有與時(shí)俱進(jìn)的管理意識(shí)。PDCA管理循環(huán)亦稱為質(zhì)量環(huán)或者戴明環(huán)，其是開展所有質(zhì)量活動(dòng)的科學(xué)方法。在檔案專項(xiàng)審核工作中合理、科學(xué)地運(yùn)用PDCA管理循環(huán)，將醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)審核看作一個(gè)PDCA管理循環(huán)，通過每一次的PDCA循環(huán)，階梯式上升，通過將在開展人事檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)的問題解決并保留審核過程中取得的好的經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)，然后進(jìn)入到下一個(gè)提升的PDCA循環(huán)，如此可以使得人事檔案專項(xiàng)審核工作變得更加科學(xué)化、條理化、系統(tǒng)化。

醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)審核工作中引入PDCA管理循環(huán)是將其劃分為審核總體規(guī)劃、審核流程制定，檔案審核實(shí)施，分析審核中發(fā)現(xiàn)的問題及提出解決辦法，改善提高檔案審核工作四個(gè)部分，通過將四個(gè)部分有機(jī)結(jié)合構(gòu)成醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)審核工作的科學(xué)規(guī)范工作體系。

（一）P（計(jì)劃）。P計(jì)劃階段是指醫(yī)院人事檔案審核總體規(guī)劃、審核流程制定的計(jì)劃階段。醫(yī)院人事檔案審核的計(jì)劃階段包括了組建人事檔案審核小組的分管領(lǐng)導(dǎo)，小組成員組成，印制人事檔案審核過程中所需填寫的干部任免審批表、人事檔案專項(xiàng)審核工作表等各類表格，對(duì)參與檔案審核人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，熟悉人事檔案分類、三齡兩歷一身份審核要求，最后在人事檔案審核工作開展前夕召開動(dòng)員會(huì)，傳達(dá)工作相關(guān)的文件精神。

（二）D（實(shí)施）。D階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標(biāo)之下進(jìn)行具體的實(shí)施。根據(jù)醫(yī)院人事檔案中的原始記錄，通過初審、復(fù)審，交叉互審，核對(duì)人事檔案材料，認(rèn)真填寫《干部人事檔案審核表》和《干部任免審批表》，保證審核結(jié)果真實(shí)可靠，準(zhǔn)確翔實(shí)。同時(shí)通知員工對(duì)進(jìn)行檔案專項(xiàng)審核后填寫的《干部任免審批表》進(jìn)行個(gè)人信息核對(duì)，若對(duì)“三齡兩歷一身份”審核信息無異議的，讓員工在認(rèn)定的干部任免審批表上簽字確認(rèn)，并由初審人、復(fù)審人等相關(guān)人員簽字，加蓋公章，形成檔案專項(xiàng)審核“三齡兩歷一身份”的認(rèn)定材料，裝入個(gè)人檔案留底；若對(duì)于“三齡兩歷一身份”認(rèn)定結(jié)果存在異議的，根據(jù)相關(guān)人事檔案審核認(rèn)定辦法進(jìn)行相關(guān)調(diào)研、取證，并將最終調(diào)查結(jié)果和存在爭議等情況提交會(huì)議討論研究，做好會(huì)議記錄，最終將認(rèn)定結(jié)果通知員工，讓其簽字歸檔，同時(shí)做好相關(guān)會(huì)議記錄的留檔備查工作。

（三）C（檢查）。C階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標(biāo)之下，通過第二階段（D階段）的具體實(shí)施，落實(shí)檢查實(shí)施情況，將實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)歸納，分析形成這些問題的原因。通過一段時(shí)間的開展，在醫(yī)院人事檔案“三齡兩歷一身份”審核認(rèn)定工作開展中發(fā)現(xiàn)一些問題：1.檔案材料填寫內(nèi)容不一致，格式不規(guī)范。在審核過程中發(fā)現(xiàn)部分人員填寫每份材料時(shí)不按規(guī)范填寫，出現(xiàn)材料信息不一致情況。例如，工作簡歷的填寫，前后時(shí)間點(diǎn)不同材料填寫各不一致，填寫時(shí)全憑記憶。2.檔案材料內(nèi)容不完整不齊全。例如：有的檔案中缺少學(xué)籍材料，有的檔案缺少入黨檔案材料，有的檔案缺少工作證明材料。這些都會(huì)對(duì)進(jìn)行人事干部“三齡兩歷一身份”認(rèn)定工作造成一定困難。通過對(duì)現(xiàn)階段開展人事檔案專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題分析，可以認(rèn)為造成這些問題的成因很大一部分是因?yàn)椋?.員工個(gè)人對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)存在不足。在填寫信息時(shí)態(tài)度不認(rèn)真，不嚴(yán)肅，特別是年齡和學(xué)歷方面填寫隨意。2.早期對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。一些個(gè)人學(xué)歷等重要檔案材料未及時(shí)歸入員工個(gè)人人事檔案，導(dǎo)致部分材料積壓，未能及時(shí)入檔。

（四）A（處置）。A階段是針對(duì)C階段發(fā)現(xiàn)的問題，采取積極主動(dòng)的方式進(jìn)行改進(jìn)，并進(jìn)行總結(jié)，并將相關(guān)的整改方案進(jìn)行推廣。首先針對(duì)部分檔案材料缺失問題，在與員工核對(duì)“三齡兩歷一身份”信息材料時(shí)及時(shí)通知員工補(bǔ)齊檔案中缺失的部分。例如：學(xué)歷檔案材料應(yīng)到原學(xué)校復(fù)印查找原始學(xué)籍檔案材料并復(fù)印蓋章；缺失的工作檔案材料應(yīng)到原單位進(jìn)行查找確認(rèn)是否是當(dāng)時(shí)未及時(shí)入檔還存放于原單位。其次，通過不斷跟員工講解檔案材料填寫的重要性、嚴(yán)肅性，讓員工能夠認(rèn)真嚴(yán)肅填好干部履歷表，確保填寫內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，填寫符合填表規(guī)范，最后確認(rèn)蓋章歸檔。同時(shí)，將檔案專項(xiàng)審核結(jié)果與員工人事檔案信息系統(tǒng)信息核對(duì)，進(jìn)一步完善員工信息電子檔案的建立。

二、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案審核工作的重要性是不言而喻的，其需要采取科學(xué)合理的管理方式，將好的方法運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案審核工作中能夠使事半功倍。在眾多的科學(xué)方法中，PDCA理論是十分值得探討與推廣的有效管理方法，它通過將醫(yī)院人事檔案審核工作看作一個(gè)循環(huán)提升的系統(tǒng)，將醫(yī)院人事檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、解決，并不斷改善，使醫(yī)院人事檔案審核工作與時(shí)俱進(jìn)，融入現(xiàn)代的管理方法，將醫(yī)院人事檔案審核工作朝向更科學(xué)、有效的方向不斷發(fā)展。