論高校職工住房檔案信息化的管理與實踐

歐陽慧

摘 要：在高校住房改革不斷深化的形勢下，職工住房檔案日益增加。將住房檔案信息化、規(guī)范化，建立職工住房檔案信息現代化的管理系統(tǒng)，成為提高高校住房管理的水平與效率的重要任務。

關鍵詞：檔案信息化 住房檔案 信息化

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）06（b）-0201-01

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展和城鎮(zhèn)住房制度改革的進一步深化，高等學校停止了住房實物分配，全面推行了住房公積金制度；原有的公有住房按照房改政策出售給教職工；由實物型住房分配轉變?yōu)樨泿呕峙洌咝Ｂ毠さ淖》織l件得到了極大的改善。

1 高校職工住房檔案信息化管理的背景

2005年初，根據房改政策屬地化管理的原則，哈爾濱工程大學頒布了《哈爾濱工程大學住房分配貨幣化實施方案》，并結合學校實際情況，同時出臺《哈爾濱工程大學購房、租房補貼發(fā)放和購房借款試行辦法》。這是學校停止住房實物分配，開始實行住房分配貨幣化改革的標志性文件。截止到2013年12月，8年的時間，學校分數十批次為五千多名教職工發(fā)放各類住房補貼，總金額近三億元。職工住房目前呈現出多樣化的格局，由傳統(tǒng)的單一的承租公房轉變?yōu)槌凶夤颗c已購公房、教工已婚周轉公寓與引進人才公寓、博士后公寓與外聘專家公寓及教工單身公寓等七種性質住房并存的格局。

2 高校職工住房檔案信息化的推動力量

2.1 高校職工住房檔案的主要內容

隨著時間的推移，相關政策和文件的陸續(xù)出臺與落實及各類性質的住房使用與管理，產生的檔案越來越多。包括學校在不同時期與教職工簽訂的各種類型的承租合同、住房調配憑證單、教職工填寫的住房補貼申請表、個人住房憑證，相關單位開具的住房證明材料、住房補貼發(fā)放的審核確認表、簽訂的借款協議等等數以萬計的文字材料。另外還有關于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面圖、建筑面積、使用面積、物業(yè)、包燒費、房租、住戶基本信息等，以及住戶申請、領導批示等各類檔案材料。鑒于高校住房管理的內容和形式的日益多樣化，信息量越來越大，對職工住房檔案信息化管理的要求越來越迫切。

2.2 職工住房檔案的特點和要求

（1）職工住房檔案具有很強的政策性。

住房制度改革是一項政策性很強的工作，國家、省市及學校下發(fā)了許多文件。我校在落實有關住房政策文件，又產生了很多相關的住房申報、證明和審批材料，這些信息都具備很強的政策性，涉及到國家、集體和當事人的利益，需要將相關的文件進行妥善的保管。

（2）職工住房檔案具有變化性。

高校職工的住房情況是不斷變化的。一是由于教職工住房調換、買賣、繼承引起的變化。二是由于房屋的拆遷、改造、翻新所發(fā)生的變化。三是因為政策性的原因導致的房屋屬性的變化，例如房改買斷住房等情況。這些變化都需要在檔案上準確記載，適時更新內容。

（3）職工住房檔案具有需要長期保存的特點。

住房檔案具有長期性和連續(xù)性。學校住房檔案的歷史往往是從建校起就一直延續(xù)下來，而個人住房檔案則伴隨著一個職工從入職到退休直至去世長達幾十年的時間。隨著時間的推移，將越來越多的高校住房檔案信息用現代化的信息手段加以全面的、有效、快捷地收集、整理、歸類保存和利用是檔案信息化建設過程中需要解決的問題。

3 職工住房檔案信息化及基本原則

3.1 職工住房檔案信息化

所謂高校住房檔案信息化，就是在高校房產部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在住房檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對住房檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

3.2 職工住房檔案信息化的基本原則

（1）安全保真。

經過數字化后的住房檔案信息應當符合能夠體現住房檔案文件的初始狀況，保有“可資為憑”的屬性，確保檔案原件的安全、確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合，滿足對住房檔案進行真?zhèn)伪孀C、文字校勘、原件對照等方面的利用需求。

（2）內容整理。

我校目前紙質檔案和電子檔案的結合，一是完成紙質檔案的歸納整理工作，為住房檔案的信息化管理打下良好的基礎。二是以職工為基本單位建立住房檔案編號，整理歸檔電子文件。目標是使住房檔案信息化后能夠具有超文本瀏覽閱讀、全文檢索以及分析研究的綜合支持功能。

（3）標準規(guī)范。

基于住房檔案信息數字化成果必須適應網絡傳輸利用的目的，所有的住房檔案信息必須按照規(guī)定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化，盡可能采取通用標準。

4 提高職工住房檔案信息化管理水平的措施

4.1 健全住房檔案信息化的標準規(guī)范

規(guī)范統(tǒng)一的數據庫形式是住房檔案信息數字化建設的生命所在。因此高校房產管理部門要制定檔案信息數字化建設的統(tǒng)一標準，科學實施標準化、規(guī)范化運作，從而建立起完善的住房檔案信息資源共享體系。另外，為了保證相關數據的準確性與檢索目錄的專指性，還必須對住房檔案原件的進行鑒別、統(tǒng)一著錄標引，完善檔案分類體系，確立具體的分類原則。防止因缺少規(guī)范統(tǒng)一的數據格式與機讀目錄格式標準，制約數據庫系統(tǒng)的流通與交互功能，也就難以達到檔案信息資源共享的基本目的。

4.2 建立職工住房檔案信息現代化的管理系統(tǒng)

一般來說，住房檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是住房檔案目錄信息的數字化。其目標是按照樓號或者職工工號建立檔案目錄數據庫。做好這項工作的關鍵是嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄數據庫結構。二是住房檔案全文信息的數字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經OCR識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。

在實際房產管理過程中，可以發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，利用數據庫軟件，經過系統(tǒng)分析與設計，實現數據的查詢、維護、統(tǒng)計、計算分析、預警提示等功能的運用，通過住房檔案的信息化，來提升高校職工住房管理的水平和效率。

4.3 提高檔案工作人員的專業(yè)技術和相關知識水平

住房檔案信息化建設是一項傳統(tǒng)房產管理與現代科學技術緊密結合的專業(yè)工作。實現檔案信息化不僅要對高校房產部門進行硬件和數據庫的建設，更要培育住房檔案的信息化的管理隊伍。管理人員要深入學習住房檔案的管理業(yè)務，了解相關的法律法規(guī)，成為既能掌握檔案整理技能又精通計算機技術的復合型人才。

總之，我們還要加強檔案信息化理論研究，不斷豐富完善檔案信息化的內涵。建立起科學合理、規(guī)范務實的檔案信息化體系，是我們高校房產管理部門今后一個時期的重要課題。

參考文獻

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