移動辦公的DNA

周蕊

數字化辦公不僅僅是技術，它是能力、驅動力和思想方式等的混合物。

早在十多年前，Accenture就以為員工準備的共用工位，代替了為每一位員工提供的固定工位，并且實行遠程辦公政策，鼓勵員工在最有效率的地方工作。員工可以接入即時聊天、視頻會議和遠程登陸桌面等協同工作軟件，進行團隊溝通和虛擬端協同。這種移動工作方式也更容易讓員工平衡工作和生活。

對于移動辦公而言，是否能夠達到節約成本，提高工作效率，推動企業業務成長，便于客戶溝通等目的，最重要的是要持續有效地實施下去，不是僅僅靠幾款協同軟件就能解決的，它涉及到企業內部流程、文化、組織結構、領導力等一系列數字化辦公的管理問題，比如說：

直接面對一線的員工在為客戶提供服務時，是否能夠很容易的找到所需的資料？

企業有哪些部門的員工開始了移動辦公？移動辦公是否能介入業務層面？有運營、R&D和銷售與營銷部門的積極參與嗎？

政策支持是否到位？公司是否有數字化辦公方面的政策，允許員工使用他們自己的設備來進行工作？公司是否允許員工用個人辦公設備接入公司資源？

公司是否有固定的資金給與員工，讓他們購買自己的移動辦公設備（比如說智能手機等）？

公司是否有明確的政策規定，在員工設備遺失的情況下，公司有權刪除設備上所有內容？等等。

數字化辦公不僅僅是技術，它是能力、驅動力和思想方式等的混合物。這些都是企業成長必不可少的因素。新的虛擬組織結構，比如說社區、新流程；比如說眾包、公開和參與式領導力，以及為員工提供移動服務，這些是衡量企業是否擁有有效數字化辦理能力的關鍵標準。

你的企業處于數字化辦公哪一級發展階段？

通過數字化辦公的“五階段”成熟度模型，企業可以判斷自己所處的發展階段。

企業數字化辦公的發展可分為五個階段：

第一階段

數字化辦公處于臨時、未管理階段。

組織內不存在數字化辦公理念，自上而下管理的數字化服務是為一部分員工服務的。

第二階段

數字化辦公處于萌芽、理念階段。

組織的一些部門已經開始形成數字化辦公理念，有了一些重疊的協同和社會化舉措。

第三階段

數字化辦公是有組織、可見的。

數字化辦公理念開始成型。多種協同、移動和社會化化辦公計劃開始執行，開始需要協調。

第四階段

數字化辦公進入運營、可持續階段。

數字化辦公對于日常辦公至關重要，并已整合成為企業實踐，需要在全組織內進行協調。

第五階段

數字化辦公植根于組織內部。

數字化辦公根深蒂固地成為一種工作方式。

能力

人和工具共同來服務于個人、業務和企業的目標

個人：人本角度、員工授權

● 與他人分享信息和知識 ● 共同創造內容 ● 對新聞、信息和內容做出反應 ● 實時溝通 ● 制作和分享個人制作的視頻

● 在工作中不斷地學習和發展

業務：注重核心業務，關注顧客

● 運營、工程、銷售和市場營銷部門都參與其中 ● 為銷售、服務和運營團隊提供移動服務 ● 與外部合作伙伴互動和合作

● 為客戶服務提供支持 ● 在展示和服務客戶時使用視頻 ● 面向客戶的員工：輕松訪問

企業：泛組織視角，打破部門墻，作為一個連接組織開展工作

● 可以從整個組織內尋找到專家 ● 組織中的任何地方都能找到信息 ● 老員工退休后仍能保留他們的知識和經驗 ● 靈活性：在面對重大變革，經濟或環境事件時能及時機動地應對

推動力

組織和工具結合起來形成促進變革的流程和組織結構

企業結構：將社區，團隊和關系網這些虛擬的“運營單位”作為傳統企業組織結構的補充

● 社區：虛擬社區和運營社區 ● 關系網：人際關系網絡 ● 虛擬團隊：項目合作 ● 數字化辦公的整體觀

流程：協同工作方式，創造新流程，改變傳統流程

● 在線的員工服務及流程 ● 共同創造、眾包和共同發展的思路 ● 管理團隊參與社會化合作

● 將社交網絡融入日常工作流程

范圍：人和地點。延伸到每個人、任何地方、任何時間和任何設備。

● 訪問意味著“一線”員工 ● 為員工提供移動服務 ● 遠程辦公

思維模式

● 價值觀、期望和思維方式決定員工和組織的行為方式

領導力：引導變革的影響力

● 企業高層的參與 ● HR的戰略領導力 ● 新興的人力角色，比如說社區經理 ● 為未來辦公方式做準備

文化：態度、行為、風格和期望

● 變革的驅動因素 ● 整體的領導風格：企業高層，傳播，IT，人力資源

戰略資產：開展業務必備的

● 數字化辦公中的決策制定過程 ● 匯報給高管的數字化辦公報告 ● 測量與評價 ● 方針政策 ● 信息管理成熟度管理

（本文根據Netjms.com的文章進行了編輯整理）

責任編輯：周穎endprint