高校照片檔案的收集方法

郝丹梅

【摘 要】高校照片反映了高校的發(fā)展變化，是生動再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研、管理和師生文體活動的真實(shí)材料。高校照片是高校檔案的重要組成部分，高校照片的收集要針對不同類別，確定不同部門和不同的人來收集和整理。文章主要從新聞?wù)掌厴I(yè)生照片、科研照片、設(shè)備照片和其他照片五個(gè)類別來談其相關(guān)的收集方法。

【關(guān)鍵詞】高校照片 收集方法

高校照片是高校檔案的重要組成部分，我們要把高校照片的收集工作作為工作的重中之重，通過多手段、多渠道的方式，盡量地收集多類別、多形式的照片。

一、新聞?wù)掌氖占椒?/p>

新聞?wù)掌歉咝Ｕ掌瑱n案最重要的一部分，是新聞記者在新聞宣傳報(bào)道采訪過程中形成的。它包括學(xué)校在發(fā)展過程中的重大、重要事件；重要人物的來訪、考察；一些具有特色的教學(xué)活動、實(shí)踐活動；校領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議的會議主題以及活動內(nèi)容等等。這類照片，在高校主要由宣傳部負(fù)責(zé)。宣傳部記者在新聞采編過程中拍攝，并通過校園網(wǎng)站發(fā)布，具有形象性、紀(jì)實(shí)性、群眾性等特點(diǎn)，是現(xiàn)實(shí)生活的真實(shí)反映，在一定時(shí)段內(nèi)具有一定的新聞價(jià)值。

所以，這類新聞?wù)掌氖占仨氂尚麄鞑控?fù)責(zé)，宣傳部新聞工作人員應(yīng)以每月的大事記為主線，搜集整理相關(guān)的新聞?wù)掌缓蟾鶕?jù)新聞主題進(jìn)行分類整理，并配有相關(guān)的文字說明，以一個(gè)月為一小節(jié)，一年為一總結(jié)，最后將電子版與紙質(zhì)版照片統(tǒng)一交于檔案館工作人員。這種收集方法，既能避免重要照片的丟失，又對校大事記的編纂提供重要的信息。但是，由于各高校宣傳部記者不止一位，對新聞的采訪也不是由專人負(fù)責(zé)，而是隨時(shí)分工，所以，我們檔案館就要求宣傳部固定一位兼職檔案員，由他來專門負(fù)責(zé)向本單位記者收取自我承接的新聞采訪活動，最后，由兼職檔案員負(fù)責(zé)這類照片的整理、移交工作。

二、畢業(yè)生照片的收集方法

畢業(yè)生照片是學(xué)生畢業(yè)后留給學(xué)校最美好的人物寫照，是高校照片檔案數(shù)量最多的一類。以學(xué)年為單位，每學(xué)年形成一批。并且隨著高校本科生和研究生的擴(kuò)招，這類照片每年呈一上漲趨勢。對于畢業(yè)生照片的收集，個(gè)人認(rèn)為學(xué)校應(yīng)統(tǒng)一攝像師，統(tǒng)一拍照，屆時(shí)，檔案館只需向攝像師索要畢業(yè)生照片電子版進(jìn)行備份保存，并統(tǒng)一翻洗一套照片即可。對于這種收集方法，既減少了之前向各學(xué)院兼職檔案員收集的煩瑣，也能保證照片數(shù)量的齊全，以及其規(guī)格和質(zhì)量的統(tǒng)一。同時(shí)，便于分類整理，杜絕重復(fù)保存。

三、科研照片的收集方法

科研照片的收集應(yīng)由科研處負(fù)責(zé)，分兩類移交，一類是各種活動照片，另一類是科研項(xiàng)目照片。活動照片采取隨時(shí)歸檔的方法。活動結(jié)束，參與人員就得及時(shí)將有價(jià)值的照片交于科研處檔案工作人員。對于科研項(xiàng)目照片，由于許多科研課題時(shí)間都比較長，達(dá)3—5年，所以，在科研項(xiàng)目照片的收集過程中，都要求及時(shí)地對每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的申報(bào)、結(jié)題按類存放，并寫好時(shí)間與說明。為了保證每個(gè)課題能及時(shí)形成檔案，每年檢查紙質(zhì)檔案的同時(shí)要檢查照片檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。課題結(jié)束前，再進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、鑒定，適當(dāng)調(diào)整、編號，寫好目錄。最后，完成科研照片的歸檔工作。

四、工程照片的收集方法

工程檔案再現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的歷史面貌，是對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收及維護(hù)、改造的重要依據(jù)。工程照片是工程檔案重要的一部分，是指在工程勘察、施工過程中直接形成的直觀的歷史記錄。諸如工程中的“三通”照片，及通電、通氣、通水的線路照片，在其日后的維護(hù)中有著極其重要的作用。還有部分拆遷重建工程照片，能真實(shí)反映一個(gè)學(xué)校的發(fā)展變化情況。

工程照片的收集，主要應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)。基建處與施工單位簽訂合同，要求在工程檔案的移交過程中必須附有照片，并將此事責(zé)任到人，由專人負(fù)責(zé)工程照片的拍攝、整理和移交。同時(shí)，基建處兼職檔案員要在工程照片的拍攝、整理過程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并加強(qiáng)檢查，移交的工程照片要真實(shí)地反映工程面貌和建設(shè)情況。最后，一項(xiàng)工程竣工后，由基建處統(tǒng)一整理，并對每類照片附有簡明扼要的文字說明。經(jīng)檢查、審核無誤后，統(tǒng)一向檔案部門移交。

五、其他照片的收集方法

其他照片主要指學(xué)校教師為了提升個(gè)人的學(xué)術(shù)水平，以個(gè)人名義參加各類學(xué)術(shù)交流和科研活動的照片，以及參加各類比賽所獲得省級以上獎(jiǎng)項(xiàng)的頒獎(jiǎng)?wù)掌粚W(xué)生參加實(shí)驗(yàn)教學(xué)和各項(xiàng)實(shí)踐活動，以及競技比賽的照片；教師晨練、學(xué)生出操，以及參加運(yùn)動會、文藝活動的照片；歷任領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人照；歷屆畢業(yè)生中在各自崗位上成績突出的佼佼者的成果照、工作照、生活照等等。這類照片在反映學(xué)校歷史發(fā)展?fàn)顩r和展示學(xué)校名人、名事中提供重要的信息資源。

由于這類照片的移交不作硬性規(guī)定，所以，這類照片的收集也不會責(zé)任到單位或者是個(gè)人。但我建議檔案館確定一位專門的檔案工作人員負(fù)責(zé)此類照片的收集，每一季度，通過學(xué)校OA 辦公系統(tǒng)向全校人員發(fā)布照片征集信息。或者是主動與各單位、各學(xué)院兼職檔案員聯(lián)系，了解各自單位名人、名事信息，然后主動與相關(guān)個(gè)人聯(lián)系，通過捐贈、翻拍或者是電子掃描的方式將此類照片在檔案館備份保存。

綜上所述，高校照片檔案的收集應(yīng)分類別、分形式，有選擇的、有針對性的，并責(zé)任到部門、責(zé)任到人。同時(shí)，檔案部門要做好指導(dǎo)工作與督促工作，只有這樣，照片檔案的收集才能做到及時(shí)與完整，才能充分發(fā)揮其在展現(xiàn)學(xué)校歷史風(fēng)貌與學(xué)校教學(xué)、科研發(fā)展成果方面的重要作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蒙海理.論高校照片檔案的收、管、用[J].蘭臺世界，2005（12）.

[2]黃貴蘇.略談高等學(xué)校照片檔案的收集[J].浙江檔案，1998（2）.

[3]湯鏡秋，李長纓，汪國平.論科研照片歸檔難的癥結(jié)及對策[J].浙江檔案，1999（3）.endprint