淺談工程檔案的特點作用與管理方法

吳淑暖

泉州市公園管理中心 福建泉州 362000

摘要：建筑工程檔案管理是建筑工程項目管理的重要部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，因此本文討論了工程檔案的特點作用與有效管理的措施。

關鍵詞：工程檔案；管理；措施

一、工程檔案的特點

工程檔案來源分散，涉及領域廣泛。形成周期長，同時內容繁雜、數量龐大。工程項目的完成要經過項目建議、可行性研究、勘察、設計、建設準備、施工、竣工驗收等多個階段，不僅涉及研究、決策、設計、建設、監理、施工、監督環保等多個部門和企業，還涉及多個專業、多種技術領域是多種技術、工藝的綜合運用。記錄形式的多樣性。工程內容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報告、往來公函等資料以鉛字印刷為主；工程內容、型式、施工工藝、施工進度、竣工結算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測記錄等資料以手寫為主。隨著科技發展，為了形象表達工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。檔案成果的系統性。工程檔案是以建設項目為單位，記錄該項目形成全過程的各種文件、圖紙、資料的總和，是一個完整的整體。

二、工程檔案資料的內容

綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等；土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等；竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖、給水排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖、通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

三、加強檔案管理的作用

1、建設工程檔案是建設工程的有機組成部分

建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。

2、工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節

建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，實際上是工程項目管理的一部分。

3、工程檔案管理是提高工程質量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。在建設工程檔案業務指導實踐中，我們發現過施工單位的建筑用料與技術說明文件不符的情況，防止了“以次充好”事件發生；還發現過隱蔽工程中以空心墻代替實心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。

四、有效管理工程檔案的措施

1、配備專業技術人才

人才需求和配備問題是工程檔案事業發展中非常現實，非常重要的一個問題，做一個合格的工程檔案管理員應具備以下幾方面素質：工程檔案人員的政治素質：堅持四項基本原則，堅持實事求是，熱愛檔案工作；具有高度的法律意識：要人人知曉工程檔案的法律法規，使大家都懂得以法治檔依法辦事，每個參建人員都應在法律法規的規范下，完成自己承擔的工作；工程檔案人員的專業知識一方面，工程檔案內容廣泛，專業性強，檔案人員必須熟悉檔案管理各項工作的原則和方法，更要了解規劃、土建工程及水、電、設備安裝、圖紙會審、工程質量檢驗等知識，要對專業人員進行定期崗位培訓，崗位必備的知識為：了解城市建設法規和檔案管理法規與技術標準：熟悉檔案與城建檔案的基本知識，以及工程檔案的知識；熟悉計算機應用知識；掌握城建檔案管理的工作程序；通過崗位培訓，使檔案管理人員具有制定工作計劃，組織實施檔案業務管理的能力，處理業務和有關部門協調能力，應用自如的操作計算機能力，有效的提高工作效率和經濟效益。

2、嚴格執行工程檔案與工程竣工同步進行

工程檔案是工程質量檢驗的重要依據和憑證，尤其是工程質量事故檢測的依據.工程施工時應按施工圖施工，從施工記錄、施工實驗記錄，建設材料的選擇，工程檢查驗收，質量評定等方面予以體現.工程文件、竣工圖便是施工質量的真實記錄，當然這也是審定工程質量，判斷工程事故的依據.在工程竣工驗收時，一定要嚴格審核工程檔案的內容是否齊全真實，是否有缺、漏現象，是否按規范要求進行歸檔.如果發現問題及時解決，認真貫徹執行相關法規，把好竣工驗收關，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步.移交合格的由建設部門發放合格證.不按規定移交檔案的，不發放合格證，不得交付使用，不得申報優質工程和其他獎勵。達到工程檔案的完整、準確、系統.由于工程檔案不準不全，造成各種事故原因無法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產、生活帶來了不便和嚴重的經濟損失.因此工程檔案的完整性很重要。

3、做好工程檔案開發利用

工程檔案工作的根本目的是為城市建設和經濟發展提供服務，充分發揮工程檔案社會效益和經濟效益但是只有等到充分的開發利用，只有同城市建設的利用需要結合起來，發揮其客觀存在的價值.對收集來的工程檔案，如果只把它們堆積起來，放在庫房里，使檔案處于靜止狀態，它的價值再大也發揮不出來。為使檔案從靜止狀態進入運動狀態，為使檔案客觀存在的價值充分發揮出來，必須通過利用工作。檔案部門須自學地大力開發工程資源，通過提供檔案信息為城市建設服務，溝通檔案工作與城市建設活動之間的聯系，這樣才能真正有所作為，真正發揮參謀助手的作用.所以提供利用是整個工程檔案工作中最富有活力的一個環節。

4、健全工程檔案管理網絡

在建設初期應把參與建設的各單位組織起來，建立工程檔案編報工作網，工程檔案主管部門隨時掌握工程進度和工程檔案編制情況，及時解決遇到的技術問題和協調問題，編報網絡可組織開展一些有益活動，召開經驗交流會等，加強聯系取長補短。

5、加強對工程檔案工作的監督檢查

城建檔案管理機構要建立健全組織檢查機構，配備人員，組織監督檢查，按程序辦，認真負責對那些不按規定移交工程檔案的單位和主要負責人，應隨時提出意見和批評限期改正，確實起到監督檢查的督促作用。

結語

工程檔案是否齊備直接影響著工程項目的整體質量，同時良好的工程也肯定具備完整的工程檔案；作為企業的領導層，應當充分認識到工程檔案管理的重要作用，重視企業工程檔案歸檔，強化工程重點環節工程檔案質量控制，引進專業的工程檔案管理人員，進而提升企業的工程檔案管理水平。

參考文獻：

[1]湯麗平.淺談工程檔案的建立與管理.廣東檔案[J].2010

[2]魏延曉.做好工程檔案管理確保建設工程質量[J].城建檔案.2011