電子文件的受控與管理

【摘要】信息化水平的提高和內部局域網的廣泛使用，使得電子文件越來越多。由于檢測實驗室中很多是受控文件，實驗室不知道如何對電子文件實施“受控”，使得大量文件仍然以紙質版的形式存在。希望通過本文，幫助實驗室建立電子文件受控的概念，提出受控的方法，實現電子文件的受控，從而提高管理水平和工作效率。

【關鍵詞】電子文件；受控；管理

一、概述

隨著信息化水平的提高，電子政務、網絡化辦公方式已得到越來越廣泛的應用，很多政府部門、企事業單位建立了內部局域網，建立了自己的辦公自動化系統（OA系統），許多文件都以電子文件的形式發出，供工作人員使用，從而減少紙質文件的發放，辦公“無紙化”正在逐步取代辦公“有紙化”。與傳統的有紙化辦公相比，建立在內部局域網基礎上的無紙化辦公能提高工作效率，減少紙張等使用，體現了環保意識。電子文件以其使用方便、傳播高效、存儲空間小而越來越受到歡迎并得到廣泛的使用。

許多有一定規模的檢測實驗室與全國其他企事業單位一樣，也建立了基于內部局域網的、集辦公自動化和檢測業務管理于一體的管理系統，實現了辦公和業務管理的自動化，但由于檢測實驗室中很多是受控文件，實驗室不知道如何對電子文件實施“受控”，使得大量文件仍然是以紙質版的形式存在，或者雖以電子版的形式存在，但任何人都可以在電腦上對文件進行任意修改，文件并不受控。建立電子文件受控和管理的規定，是實現實驗室無紙化辦公的必要條件。

二、電子文件及受控文件的概念

1.電子文件的概念

電子文件是隨著信息化的發展而出現的以新的媒介形式作為載體的文件，隨著政務網、辦公自動化的普及而迅速增長，而《中華人民共和國電子簽名法》的頒布、實施，也明確了電子文件的法律地位。那么，什么是電子文件呢？

按照GB/T18894-2002《電子文件歸檔和管理規范》中的定義，電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

2.受控文件的概念

受控文件的定義，無論是GB/T19000-2008《質量管理體系基礎和術語》、GB/T19023-2003《質量管理體系文件指南》還是GB/T27000-2006《合格評定詞匯和通用原則》中，都沒有明確的定義，僅在GB/T19023-2003《質量管理體系文件指南》中，對非受控文件進行了說明：非受控文件是指用于投標、顧客的非現場使用以及其他特殊發放的文件，不要求對其更改進行控制，對此類文件應當作為非受控文件明確標識。與此對應的受控文件，可以理解為對其更改進行控制的文件。

對于檢測實驗室，文件受控的目的是為確保文件的發布、更改受到控制，保證使用者使用經過批準的正確版本。受控文件一般是指內部編制發布的文件，但由于實驗室的特殊性，標準等外來文件也列入了受控文件范圍，以保證標準的使用者使用正確的版本。

文件受控包括文件的發布、修改，也包括文件的定期評審、作廢文件回收的過程。

3.電子文件受控的概念

電子文件受控，是指電子文件從發布、修改、定期評審、作廢文件回收的全過程。

電子文件由于易傳播、易修改、無法控制使用者、作廢文件無法回收等特點，在未聯網的電腦上是無法實行受控的，只有局域網環境下才可以實現電子文件的受控，因此，我們的討論是基于實驗室的OA系統或業務管理系統而展開的。

三、建立電子文件受控的管理程序

CNAS-CL01《檢測和校準實驗室通用能力的要求》第4.3.3.4條規定，實驗室“應制定程序來描述如何更改和控制保存在計算機系統中的文件”，因此，在實施電子文件受控前，實驗室應按照CNAS-CL01《檢測和校準實驗室通用能力的要求》和《實驗室資質認定評審準則》的要求建立電子文件受控的管理程序。

管理程序中應明確受控電子文件的范圍、各相關人員/部門的職責、發布的方式、修改的處理、定期審查的要求、歸檔保存的要求，保證受控電子文件的發布、使用、修改、保存歸檔的全過程都受到有效控制。

四、受控文件的發布、使用

1.電子文件受控的條件

電子文件受控的必要條件是在OA平臺或業務管理系統中加入一個受控文件的模塊，與一般的通知、公告、郵件不同，該模塊應能保證電子文件有四種管理模式：

a.能按權限設定使用人群：該模式主要控制文件發放范圍，保證使用文件的人群符合設定的范圍。

b.不能下載、不能打印、僅能打開閱讀：實驗室很多受控文件，只是提供學習，不得隨意修改，也不能隨意外傳，如，質量手冊、程序文件、規章制度，這類文件應面向實驗室所有人通過網絡學習，不能下載、打印、修改，以防文件失控。

c.能打印：按管理體系文件的層次，記錄的格式是體系文件的第四層次文件，屬于受控文件。記錄格式在日常工作中會經常使用到，因此，這類受控文件應設定為特定人員使用并可以打印的文件。

d.文件的上傳發布只能由有權限的人實施。

只有在OA平臺或業務管理系統中有具備上述四種管理模式的模塊，才能實現電子文件的受控。

2.電子文件的發布、修改、作廢回收

為保證電子文件的受控，實驗室應指定文件管理人員發布文件，記錄好文件名稱、版本號、唯一性標識號、批準人、發布時間、網上發布時間、發布范圍、是否為可打印模式等信息，防止使用無效或作廢的文件，并作為電子文件受控的記錄。

電子文件的修改，不能在電子版上直接修改，而是采取另外發布文件新版本的方式進行修改，原電子文件按作廢文件處理。修改后文件的發布，按前述發布的方式進行。如果文件是可打印文件，文件管理人員應通知到每一個有權打印的人員，防止誤用已打印的原文件。

作廢文件應由文件管理人員回收。因為受控電子文件不能下載，因此，作廢文件由文件管理人員直接從網絡上卸載，并做好記錄即可。

五、受控電子文件的定期審查

CNAS CL01-2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》第4.3.2.2條規定，實驗室制定的文件控制程序應確保“定期審查文件，必要時進行修訂，以保證持續使用和滿足使用要求”，受控的電子文件作為受控文件的一部分，也應該按規定的程序進行定期審查。

受控電子文件的審查，應該和紙質版受控文件一樣，對文件的有效性、適用性進行審查。定期審查一般以審查系統中在用的電子文件為主，考慮到電子文件的特殊性，還應對受控文件的完整性進行審查，以保證文件的有效、適用和完整。

六、歸檔保存

和紙質版電子受控文件一樣，受控的電子文件也應歸檔保存。歸檔保存的電子文件，除了應符合紙質版文件保存的規定外，歸檔前，應由電子文件形成部門保證其真實性、完整性、有效性，同時，應對電子文件是否帶有病毒進行檢查。

電子文件應保存在耐受性好的載體上，一般應至少保存二套，一套供封存保管，一套供查閱使用。歸檔保存的文件應定期進行機讀檢驗，發現問題立即采取補救措施。

七、結束語

電子文件的受控管理，是實驗室無紙化辦公的基礎，是提高辦公效率的方式之一，希望通過電子文件的受控管理，使實驗室的管理水平和工作效率得到提高。

作者簡介：黃星海（1966—），男，江蘇人，大學專科，高級工程師，現供職于南京市產品質量監督檢驗院。