淺談如何開展SMS管理體系內(nèi)部審核

【摘要】SMS體系是一項先進、科學、系統(tǒng)的管理方法，對保障水上安全，保護水域環(huán)境具有事前預防的特點。

SMS內(nèi)部審核目的在于及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正，從而改進和完善SMS管理體系。

【關(guān)鍵詞】 SMS體系，內(nèi)部審核

SMS體系審核作為監(jiān)督保障機制中的重要環(huán)節(jié)，對體系的有效運行和持續(xù)改進意義重大。能有效提高船舶安全營運和防污染管理工作和船舶安全管理質(zhì)量。做好內(nèi)部審核，提高審核質(zhì)量應該抓好以下幾個方面的工作。

1、領(lǐng)導重視，準備充分

SMS體系的內(nèi)部審核工作需要領(lǐng)導的高度重視和全員的積極配合，內(nèi)審是通過監(jiān)督機制檢驗體系是否有效運行的重要手段，是提高體系運行質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

1.1、制定審核方案：應充分考慮船舶的工作狀態(tài)，與上次審核的時間間隔期和下次外審時間周期。通常船舶活動審核宜選在施工準備階段或施工結(jié)束階段，此階段是船員最集中的階段，也是最能反映船舶安全和防污染管理工作開展情況的階段；審核具體時間宜選定在外審前的1至2個月，通過內(nèi)部審核查找體系運行中存在的問題和不足，并有針對性地制定糾正措施。

1.2組成審核組：在內(nèi)審前，指定人員應任命審核組長及內(nèi)審員，組成審核組。在任命審核組長時，應主要考慮以下因素：

1.2.1資 格—參加過專業(yè)培學習，接受過外部審核，直接從事SMS體系管理工作。

1.2.2業(yè)務范圍—審核組長應選與被審對象無直接的責任關(guān)系具有獨立性。

1.2.3工作經(jīng)驗—組織過內(nèi)部審核，具有較豐富審核的經(jīng)驗。

1.2.4組織協(xié)調(diào)能力—內(nèi)審組長應具有較好的組織、管理和協(xié)調(diào)溝通能力。

在選擇審核員時，應主要考慮以下因素：

1.2.5資 格—具有SMS體系或相關(guān)工作經(jīng)驗，經(jīng)指定人員任命的內(nèi)審員。

1.2.6業(yè)務范圍—內(nèi)審員的專業(yè)盡可能與被審單位的業(yè)務相適應。

1.2.7專業(yè)知識—內(nèi)審員對被審單位的專業(yè)知識應有一定了解，基本熟悉其管理流程。

1.3審核前準備工作：審核前應組織審核員認真學習體系文件，熟悉程序文件，撐握審核要點。根據(jù)審核員的專業(yè)進行分工，準備相關(guān)記錄表格，強調(diào)審核紀律，并通過多種形式進行宣傳，強調(diào)SMS體系審核的重要意義。組織召開SMS體系內(nèi)審首次會議，聽取被審核單位對體系運行工作的匯報，并由組長宣布審核程序和審核員的分工。

2、強化培訓，提高素質(zhì)

內(nèi)審員的審核技巧和素質(zhì)對提高審核質(zhì)量具有決定性的作用，培養(yǎng)一批精干高效的審核隊伍是開展好內(nèi)部審核的必要條件。

2.1內(nèi)審工作的成效很大程度上取決于內(nèi)審員的素質(zhì)，因此，加強內(nèi)審員的培訓學習尤其重要。一般較為典型的辦法有以下幾種：

2.2.1參加培訓學習。定期組織審核員參加相應的專業(yè)培訓班，加深I(lǐng)SM規(guī)則的理解學習體系運行管理。

2.2.2審核員輪換。輪流安全排審核員擔任副組織長協(xié)助組長工作，在安排通用項目的審核進對審核員進行交叉安排，相互學習和交流工作經(jīng)驗。

2.2.3參與外部審核。在接受外部審核時，盡可能安排內(nèi)審員配合外審員工作，學習外審員的工作流程、工作方法以及他們對問題的判斷等。

2.2內(nèi)審工作通常時間緊、任務重、要求高。提高內(nèi)審員的積極性也比較重要，內(nèi)審組要充分做好審核員的思想工作，通過評選優(yōu)秀內(nèi)審員、參加風險抵押，充分肯定內(nèi)審員的工作成績等形式提高內(nèi)審員的工作積極性。

3、嚴格審核，注重實效

活動審核涉及的對象、范圍、強制性標準等很多內(nèi)容與船舶安全檢查、船舶檢驗相同，但審核更多時候應該緊扣規(guī)則，結(jié)合SMS文件要求，從管理層面發(fā)現(xiàn)問題。

3.1在船舶審核開始前應對船舶、船員證書/證明、法定文件、船舶資料完整性、有效性，船員的配員是否滿足強制要求等基本情況進行審核。

3.2緊扣崗位職責，通過詢問、交談，結(jié)合查閱記錄等方式開展對關(guān)鍵性操作、關(guān)鍵性設備的維護保養(yǎng)等具體要求執(zhí)行情況的審核，必要時可結(jié)合實際操作、演示。

3.3在活動審核中對船長的審核是關(guān)鍵，應側(cè)重SMS在船舶整體實施情況和監(jiān)控檢查兩個方面，例如何時組織開展相關(guān)培訓、對船員的監(jiān)督和考核、是否理按期開展了管理復查等管理措施。

3.4審核記錄要簡明扼要并注重抽樣性和可追溯性，實際審核經(jīng)驗告訴我們，現(xiàn)場審核應嚴格控制記錄的時間，以便利用更多的時間來進行審核調(diào)查。在查看活動記錄時重點要根據(jù)審核員在詢問過程中的判斷選擇具有代表性的活動決定抽樣記錄，一般抽樣量控制在30%左右，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實存在的，具有可追溯性。

4、認真總結(jié)，有效整改

內(nèi)審結(jié)束后，組長應親自編寫內(nèi)審報告，分析被審單位SMS管理體系運行情況是否符合體系文件要求，體系文件中的各項規(guī)定是否得到有效貫徹并是否有助于推進安全和防污染管理目標。

4.1列出SMS體系運行過程中存在的問題清單，與被審核單位進行溝通，并在末次會議上通報不符合項規(guī)定情況報告，提出糾正措施的建議。在末次會議結(jié)束后，擬定并下發(fā)不符合項糾正措施表，明確整改時間。

4.2判斷單位的體活動是否按程序文件要求得到了有效實施與保持；判斷程序文件的有效性和符合性，提出下一年度的安全管理目標，指出SMS體系可改善和提高的方面。

【結(jié)語】

在進行SMS內(nèi)部審核時，審核員應根據(jù)具體環(huán)節(jié)和審核現(xiàn)場實際情況，靈活運用審核技巧，客觀公正地開展審核活動。同時，做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量，為編寫審核報告提供客觀、準確的依據(jù)，使SMS體系運行符合安全管理體系文件要求。

【參考文獻】

[1]《國內(nèi)安全管理規(guī)則文件匯編》

作者簡介：汪金豹（1976—），男，輪機管理專業(yè)，國家注冊安全工程師，從事工程施工、船舶安全管理。