建筑工程中檔案管理工作的重要性分析

吳靜

【摘要】城市建設的快速發展，使與之相輔相存的檔案工作與之同步發展成為城市建設發展中的重要環節。怎樣使兩者同步而發揮檔案管理工作的最大經濟效益成為當今的重中之重。本文通過分析當前建筑工程檔案工作存在的現狀及存在的問題，作出相應的對策。使之檔案工作為建設社會主義和諧優質社會而服務。

關鍵詞：建筑工程，檔案管理，重要性

城市建設的發展日新月異，大量的建筑工程檔案，一文一字記載著這個每個工程的發展過程。它不僅是城市發展研究的依據，更是城市經濟建設與社會生活中的憑證與參考價值的體現。建筑工程檔案管理創新與發展是一個相對的、動態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容，新時期檔案管理創新與發展是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容。

1、 建筑工程項目中檔案資料監控及管理中的常見不足

對建筑工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關資料進行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。

1.2資料不夠準確

資料上的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數據。

1.3資料收集與整理不夠及時

對建筑工程相對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀錄以及開工報告等。對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

2、 建筑工程項目中檔案管理應關注的要點

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續性等特點決定的。

2.2注重收集設計基礎資料

設計基礎資料中的地質、地形、水文、氣象以及各種技術咨詢服務等是設計、施工和工程實施過程的重要依據，具有實用價值大、份數少、利用率高的特點，應列為檔案管理的重點。

2.3注重完整、準確的竣工圖紙

檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進行審核?？⒐D的完整性和準確性具體體現在真實的反映項目竣工時的實際情況和過程、圖物相符、技術數據準確可靠、簽字手續完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業，對竣工圖紙與現場實際情況進行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準確性和歸檔的質量。

3、 建筑工程項目中檔案資料管理及監控措施

3.1與工程建設同步，進行全程監控

3.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量

一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應檔案管理相應的要求及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。

3.1.2立項時應當加強資料監控

工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，同時，招投標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。

3.1.3對新設備的檢驗加強監控

新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產設備所提供的使用手冊又不足，這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗制度并貫徹執行，對開箱權限予以明確。

3.1.4發揮合同的法律效應

檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現場辦公制度

要在主動做好對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務，檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作。

3.2.2加強工程檔案管理隊伍建設

在建筑工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質。首先，要配備檔案管理專業水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩定，且對檔案管理人員進行大量業務指導和培訓，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

3.2.3加強檔案管理法制建設，提高依法治檔的意識

目前工程檔案法規主要有《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線管理辦法》，我館要嚴格依法治檔，及時催交收集不按時歸檔的 建設檔案，對檔案丟失、偽造、及未及時移交的現象提出書面的整改意見。

3.2.4 竣工驗收備案與檔案管理工作相結合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期監督機制是十分必要的。

3.2.5 推進工程檔案信息化建設，實現網絡化的信息運輸

“數字化檔案館”被更多的加入日程，完善紙質檔案文件級目錄數據庫和聲像檔案目錄數據庫建設；逐步實現檔案的全文數字化、檔案的在線接收、在線管理。檔案館在自己建立的網站上舉辦展覽，開放檔案目錄，公布政府部門的現行文件，開展檔案的全文檢索和閱覽服務，接受社會廣大群眾提交的查檔預約單，及與用戶之間的互動和交流，將有效滿足利用者的需求。

4 結語

建筑工程檔案管理工作在城市建設中發揮著極其重要的作用，有著極其重要的基礎性地位，是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。同時，保證建筑工程檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

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