機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理問題及對策分析

安莉

摘要：隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的改革和深入，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也越來越受到重視，它具有豐富的科學(xué)依據(jù)與參考價值。然而，很多機關(guān)事業(yè)單位都忽視了它的重要性，從而使其失去了原有的職能，并在管理上存在著很多問題。因此，本文通過對其問題的分析提出了相應(yīng)的有效措施，來提高機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；工人檔案；管理問題；對策

前言

機關(guān)事業(yè)單位工人檔案是記錄機關(guān)事業(yè)單位活動中不同時間段工人所發(fā)生事宜的文件性資料，它客觀的見證并反映了機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與進步，也成為機關(guān)事業(yè)單位工作延續(xù)與發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展與進步，機關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理工作也逐漸走向了信息化的時代，而且計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已應(yīng)用到各機關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理工作中，也大大提高了機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理工作人員的工作效率。但是，在機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理工作中依然存在著不科學(xué)且不規(guī)范的地方。因此，要加強對機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

一、當前機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）對工人檔案管理工作缺乏重視。工人檔案是工人在漫長的社會活動中逐漸形成的記錄性資料，它具有真實性和參考價值，是對歷史的記載也影響著今后的發(fā)展。因此，檔案的重要性是顯而易見的。但是，目前在很多機關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理中都存在著忽視檔案管理的問題，從各階層領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員都缺乏對檔案管理的重視，造成管理人員工作不負責(zé)任且態(tài)度不積極的情況發(fā)生，而且在檔案管理中缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，導(dǎo)致檔案零散亂放、亂擺，失去了其應(yīng)有的價值和作用。

（二）檔案管理制度不健全，檔案分散管理現(xiàn)象嚴重。很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作都未按照國家的相關(guān)標準來執(zhí)行，并且在等級評審中也只是提出要求而未落實實施。隨著機關(guān)事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展，有很多機關(guān)事業(yè)單位只是設(shè)立了相關(guān)的檔案室，將所有的機關(guān)事業(yè)工人檔案統(tǒng)一規(guī)劃管理，但其他相關(guān)機關(guān)事業(yè)單位檔案還未實行統(tǒng)一存放管理，并依然由原業(yè)務(wù)部門各自管理，造成了檔案分散管理的局面。

（三）機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理。當前，機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理人員上存在這樣的問題：一是缺少高層次的管理人才，將原有的人員經(jīng)過短期培訓(xùn)后仍就上崗工作，導(dǎo)致管理人員跟不上檔案管理發(fā)展的步伐；二是年齡結(jié)構(gòu)不合理，目前管理檔案的人員多以年齡偏大或即將退休的人員居多，其接受能力比較差而且缺乏創(chuàng)新意識，造成管理人員老齡化的情況，缺乏中青年管理人才的培養(yǎng)導(dǎo)致青黃不接；三是缺乏復(fù)合型人才，目前檔案的管理缺乏既懂業(yè)務(wù)又懂管理的人才，致使專業(yè)人才與復(fù)合型人才比例失調(diào)，造成復(fù)合型人才的缺乏。

（四）檔案管理手段落后。目前有很多機關(guān)事業(yè)單位對檔案的加工和檢索依然延用著最早的手工翻閱和查找，嚴重阻礙了檔案管理的發(fā)展，而且這種方式本身就會對檔案造成破壞，再加上存儲設(shè)施陳舊、條件較差和長期的存放都對檔案長久的使用有影響。尤其是三級以下機關(guān)事業(yè)單位存在此問題更加嚴重，這也影響了檔案作為參考依據(jù)的重要意義。

（五）事業(yè)單位在意識上缺乏對檔案管理的重視。盡管做好檔案管理對事業(yè)單位工作的開展有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率， 但是落實到具體工作上往往沒有那么容易，事業(yè)單位的很多工作人員并不重視這項工作，因為它不會在短時間內(nèi)創(chuàng)造利潤，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領(lǐng)導(dǎo)對這項工作也很少督促，對檔案的管理工作重視度不夠。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理的對策

（一）改變觀念，提高對檔案管理工作的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，信息化的管理必然會成為檔案管理工作的載體，所以，機關(guān)事業(yè)單位的各層領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都要提高對檔案管理工作的認知與重視，并且機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案管理的資金投入，用行動來說明檔案管理的重要性。讓大家認識到檔案管理不只是資料的存放和保管，將其應(yīng)用到機關(guān)事業(yè)單位工作中，并且它也會為機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在做決策時作為依據(jù)，使其發(fā)揮其應(yīng)用的作用和職能。同時，檔案管理工作人員一定要培養(yǎng)自己的自主意識，加強責(zé)任心，積極的宣傳檔案管理的意義并做好檔案管理工作。

（二）建立健全檔案管理制度。俗話說“無規(guī)矩，不成方圓”，只有制定健全的檔案管理制度才能提高檔案管理工作的效率，而且它也是一項嚴格的管理依據(jù)。只有這樣才能強制改掉管理工作人員的散漫、不負責(zé)任，有效的促使檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。在制度的制定中應(yīng)參照相關(guān)的法律法規(guī)來進行，同時根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的實際管理情況，設(shè)立出科學(xué)、規(guī)范的管理制度。保證檔案的歸檔、保存、借閱等各流程都有據(jù)可依，而且對不同科室的檔案門類及載體等都要全面考慮，使其在日后的使用中與機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)同步進行。

（三）加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)。對于檔案管理來說，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。所以，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視并加強對檔案管理人員隊伍的建設(shè)。首先要讓檔案管理人員了解并認識到檔案的作用與價值，及其對機關(guān)事業(yè)單位事業(yè)、社會和人類發(fā)展帶去的重大意義。通過這樣的方式來促使管理人員的自覺性、主動性和積極性；其次要對檔案管理人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，并將現(xiàn)代信息化的檔案管理技術(shù)列入到培訓(xùn)內(nèi)容中，使其成為高素質(zhì)綜合型人才；另外就是加大大學(xué)生的招聘，從中選拔既有檔案管理經(jīng)驗、又精通計算機技術(shù)的人才，來壯大檔案管理人員的隊伍。

（四）加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進檔案管理信息化建設(shè)。在信息化的時代，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本院的情況為檔案管理部門購置、配設(shè)計算機、掃描儀和打印機等先進的設(shè)施，并選購適合檔案管理的系統(tǒng)軟件來輔助檔案管理人員進行工作，使其可有效的處理檔案的立卷、檢索和統(tǒng)計等。同時，由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用具有開放性。因此，工作人員要加強安全防范意識，增加對檔案信息的安全防范，避免文件丟失或被破壞。從而使機關(guān)事業(yè)單位工人檔案的管理工作進入信息化的應(yīng)用時代。

（五）各單位領(lǐng)導(dǎo)和員工要提高對檔案管理的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到事業(yè)單位的檔案管理工作從長遠來看還是節(jié)約成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益的事情，想要引進人才，必須做好這項工作。領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，根據(jù)他們的工作量和工作效率發(fā)薪金，并建立獎懲制度，工作優(yōu)秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當?shù)膽土P，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責(zé)任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質(zhì)。

三、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作中重要的組成部分，而目前，很多機關(guān)事業(yè)單位都存在著管理及認識上的誤區(qū)，導(dǎo)致檔案管理的不合理。因此，本文通過對其管理現(xiàn)狀的分析，提出了加強相關(guān)機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理事業(yè)的相應(yīng)對策來提高機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理的工作，從而實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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