解析學校檔案信息資源管理工作的改善途徑

李建華

摘要：檔案信息資源管理將檔案管理活動的各種要素都納入管理的范疇。學校檔案信息資源不僅是學校發展的重要原始資料，對其檔案的愛護程度標志著學校的整體水平并影響著學校各項工作的順利開展。正因為學校檔案信息資源很重要，所以應該加強其檔案信息資源的管理，而這就要求我們加強學校檔案信息資源管理研究。

關鍵詞：學校；檔案管理

檔案信息資源管理是信息資源管理的一種。檔案信息也是一種重要的信息資源，它具有準確性、可靠性、系統性等優勢。檔案信息資源實際上來源于檔案的信息化建設，檔案信息化建設是指：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。正是由于檔案信息化所以才形成了檔案信息資源，而狹義的檔案信息資源管理主要指檔案部門從事檔案信息內容的輸入、加工處理、輸出等環節的管理工作。如何把檔案信息資源管理工作做好，筆者認為應通過以下途徑來進行改善。

一、加強組織領導，健全管理機制

要改變學校檔案工作的被動局面，首先是要提高學校領導及檔案管理部門負責人對檔案工作重要性的認識，把檔案管理工作納入到學校重要工作的議事日程，當成頭等大事來抓，進一步解放思想，更新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角，在更高的層面上來籌劃學校檔案工作的建設方案，積極尋找檔案工作與學校中心工作的結合點，實實在在地幫助解決檔案工作中存在的問題和困難，使學校檔案工作適應學校快速發展的需要。二是以檔案館或綜合檔案室為中心，建立一支由專職檔案工作人員組成、職責明確、聯系密切的檔案工作網絡。三是根據學校各類檔案形成的特點，對文書、教研、會計、聲像及其他門類檔案，以“誰形成、誰負責、誰歸檔”為管理原則，建立標準化、規范化的檔案管理系統，從源頭上保證檔案管理的全面性，為實現信息資源開發，檔案加工科學化、合理化，做好基礎工作。四是變被動服務為主動服務，健全檔案工作制度，用制度的強制性和嚴肅性來規范檔案工作，圍繞學校中心工作，積極開展檔案信息服務。

二、加大檔案基礎設施建設力度，實現檔案管理現代化

沒有足夠的檔案館建設，設備更新，是不能適應學校快速發展要求。因此，只有加大檔案基礎設施建設力度，建設檔案館（室），購買計算機、攝像機、照相機、編輯剪裁、防盜等設施，同時，加快檔案管理信息化建設步伐，提高管理工作效率，整個檔案工作的管理才能煥然一新，才能達到方便、快捷、準確提供利用的目的。目前，教育行政管理部門已把加快學校信息化建設提高到了前所未有的高度，這對學校檔案管理信息化建設提出了新的更高要求，各學校要對學校檔案管理工作給以足夠的財力支持，高度重視檔案資源信息化管理，努力實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發和利用，實現檔案信息資源的共享。

三、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

檔案隊伍素質的高低直接影響著學校檔案事業的興衰。因此，建立一支政治過硬、結構合理、業務優良的檔案隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保證。首先，廣開進人渠道，加強人才引進工作。制定優惠政策，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次高、具有現代科學技術知識和技能的檔案專業人員，逐步建立一支數量充足，年齡、學歷、職稱結構均較合理，專業技術覆蓋面廣的高素質、復合型檔案人才隊伍。第二，加強檔案工作人員政治思想素質培養。學校檔案管理人員直接保管著學校的重要機密，沒有較高的政治素質，沒有強烈的責任感是無法擔此重任的。因此，檔案工作者必須始終保持正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，有強烈的事業心，高度的責任感，有較強的政治鑒別力，這是作為檔案人員應具備的首要素質。第三，加強檔案人員職業道德素質的培養。提高檔案管理人員的職業道德素質，有利于塑造檔案工作者良好的職業形象，提高檔案服務工作水平。檔案工作人員要有愛崗敬業，樂于奉獻的精神；認真負責，遵紀守則的作風；求真務實，忠誠無私的態度。樹立優質服務理念，做好本職工作。第四，加強檔案人員綜合能力培養。檔案工作涉及到的知識非常廣泛，隨著檔案管理方式的現代化，檔案工作者必須掌握一定深度和廣度的專業知識，具有完成本職工作必備的管理能力和促進檔案管理不斷發展的良好業務素質。同時，檔案管理自動化需要檔案人員具有較高的數據庫知識、計算機操作技能、網絡技術。因此，學校要盡可能地為檔案工作人員提供繼續教育的機會，調動他們刻苦學習和鉆研業務的積極性。不斷豐富、更新知識結構，全面提高綜合素質，適應時代對檔案工作者的要求。

四、開發檔案信息資源，為學校和社會發展服務

學校檔案館（室）要圍繞學校為中心工作，開發檔案信息資源，提高檔案為中心工作服務的廣度和深度。一是加強檔案史料的征集工作。檔案館（室）藏資源建設是學校檔案事業發展的永恒主題，因此，必須加強檔案史料的征集工作，要在老教職工中，在畢業學生中進行廣泛征集，必要時，可在社會上進行廣泛征集，不斷豐富館（室）藏資源。二是提供檔案閱覽、咨詢、檢索、翻譯和復制服務。這項工作是學校檔案館（室）最基本的服務工作。檔案部門應開辟專門的對外服務窗口，建立數字化快速查詢系統，提供檔案信息檢索與查詢，為學校師生和社會服務，如學生成績單查詢等。三是開展檔案陳列、展覽服務。檔案管理者應充分利用收藏檔案的優勢，定期舉辦各種形式的、不同專題的檔案展覽，發揮檔案的宣傳與教育功能。例如，建立校史室，使其成為學校對外宣傳的一個窗口，成為對全校師生進行愛黨、愛國、愛校教育的基地。四是開展檔案編研服務。檔案室應根據收藏檔案特點和特色，有選擇、有目的地開展檔案編研工作，為學校中心工作服務。為學校文化大發展大繁榮發揮檔案館（室）應有的作用。如編寫校史、大事記、年鑒、名人名家及杰出校友介紹等

五、學校檔案信息資源的技術管理

隨著信息技術的飛速發展，每天產生大量的信息，面對數量巨大的檔案信息資源，僅憑手工進行加工、整理與管理是遠遠不夠的，還應該采取技術手段對學校檔案信息資源進行管理，包括檔案管理軟件的應用，辦公自動化平臺的應用等等。要求學校應充分利用現代信息技術，加強學校檔案信息資源的技術管理，加強設備設施與網絡環境建設，加大資金投入力度，實現學校檔案信息資源的價值。

六、結束語

總而言之，檔案管理工作是學校日常管理工作中的重中之重，是學校管理工作中不可分割的一部分，這就要求所有檔案管理工作的從業人員在做好本職工作中的收集，整理，分類歸檔的前提下，還要做好將整理好的檔案資料實現其資源化，以方便提供給使用者相對快捷的服務。而要實現這一目標就必須將當前的檔案管理工作以現代化的手段實現檔案管理科學化，管理方法高效化，檔案程序正規化，同時確立出完善的檔案管理機制，將檔案的利用價值充分地發揮出來，從而達到推進學校教學事業向前發展的目的。

參考文獻：

[1]王莉.談學校檔案管理現代化建設[J].鎮江高專學報.

[2]周楓.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案.