淺談期刊回溯建庫遇到的問題

何平平

【摘 要】本文結合我館實踐，就利用匯文系統編目模塊，論述了在回溯建庫工作中所遇到的問題。

【關鍵詞】圖書館;回溯建庫;期刊

1 回溯建庫的重要性

回溯建庫就是圖書館運用集成的高性能軟件系統，將館藏書目文獻資源數字化，使其成為計算機可讀的、有組織的相關文獻信息的集合。現代信息環境下，書目數據庫不僅是圖書情報自動化管理的基礎，還是網絡環境下實現信息資源共享的基礎。期刊作為圖書館館藏文獻的重要組成部分，具有連續性、時代性、新穎性的特點，是讀者進行學術研究、科研探討的首選文獻，因此，期刊回溯建庫在網絡環境下的圖書館建設中具有非常重要的意義， 有的高校根據目錄卡片來建庫或先進行書卡核對，再根據卡片建庫。我圖書館是根據文獻實體來建庫。這樣著錄的結果準確、翔實。建庫的結果與書庫中的文獻實體完全一致。但需要把刊搬出來，工作量比較大。因為根據文獻實體來建庫雖然任務艱巨，但是通過這種方式書目信息著錄全面，質量有保證，同時還能給每本刊貼上條形碼，利用匯文系統的功能，把館藏信息添加到書目數據庫中。

2 回溯建庫過程中常見的問題

1）發生主鍵唯一沖突。例如財產號、條碼號、索書號等數據是數據庫中最為基本的具有唯一性的數據，不可重復使用。一旦誤輸入而發生重復，系統經自檢發現后，就無法存盤，出現“主鍵唯一沖突” 提示。在數據轉換過程中，經常會發生將館藏記錄添加到別的條目下的錯誤，一旦形成這樣的錯誤，對以后的工作會造成很大的麻煩。

2）題名相同版本不同的誤套錄。

如《北京教育》普教版和，《北京教育》高教版 《作文通訊》初中版和《作文通訊》高中版，遇到這問題，建庫人員就要根據自己的工作經驗和對期刊的認識理解以及本館期刊的訂購、編目情況綜合考量，及時調整，盡量避免出錯。

3）期刊在出版過程中出現改名現象。

有些刊名變化的情況非常復雜，改名、分出、交叉的變化可達幾十次。如《國外社會科學文摘》曾使用《現代外國哲學社會科學文摘》刊，對于這種情況，根據CNMARC的著錄規則，建立一條新的記錄，同時對原刊作停刊處理，還需在3-字段詳細著錄改名時間、改名前的名稱、繼承刊的名稱等。這樣，既明確揭示了相關期刊記錄之間的關系，使讀者全面了解期刊的變化情況，更好地利用期刊;又保證了讀者無論是從哪種刊名進行檢索，都能迅速找到所需的信息。如果期刊更名后，內容發生比較大的變化，或出版形式有了改變，原分類號已無法正確反映期刊的學科屬性，那么必須重新分類給號。如果期刊更名后，內容沒有發生大的改變，一般沿用原分類號。

4）還有就是兩期合并，如《新西部》2011年的第二，三兩期就是合并成一本，也要注明清楚，這樣才能給讀者準確無誤的檢索出要的刊物每一期是否存在。

5）停刊，有的期刊由于搞源，經費等原因，停了，這在回溯建庫時要注明。

6）同一刊物由于存在各種版本，有的期刊有社科版、自然版，數據往往同時兩條，要仔細查看 091 字段、092 字段、220 字段字段等，不要張冠李戴。

7）光盤問題

我們認為，購進的期刊光盤既然是館藏，自然不可排除于期刊庫之外。但對于其中每種刊物收錄情況的反映和記錄如何進行，值得討論。最好的做法是將購進的期刊光盤全文數據庫中的收錄情況與現有館藏進行核對，將光盤中收錄而現有期刊庫中缺藏的刊物予以記錄，并將它們的詳細書目信息按規范建入館藏期刊數據庫中，以使建成的期刊庫能完整、準確地反映真實的收藏情況。這樣做雖然比較麻煩，但起到的作用則不僅僅只是真實揭示館藏，而對未來優化和調整館藏結構都提供了很好的依據。我們完全可以按購進的光盤數據庫的收錄情況對原有訂購刊物從品種到數量進行增減，去除重復訂購，補充缺藏期刊，一方面可節省經費，另一方面又可使館藏質量不斷提高。

8）非正式出版的期刊，非正式出版的期刊是指不具備國際標準書號;和沒有統一刊號的刊物。館藏中有相當一部分是非正式出版物，但因為它們所發表的學術信息與我院教學科研有密切的關系，一向是我館的收藏對象。因此在著錄過程中要根據各校各館的具體情況，通過對照實物，將書目信息及時增加到數據庫中去。

由于回溯建庫工作量大，同一種期刊往往不能集中在同一臺計算機輸入，多臺同時進行， 編目員在執行管理軟件的“查重”菜單項時操作不規范，會產生重復著錄現象。一個好的數據庫必須做好重復數據的控制，編目時要求多途徑查重。積極利用和發揮系統提供的輔助錄入和自動查重功能， 在確定無數據的前提下再執行錄入操作，避免重復錄入;發現有重復現象，要及時處理好。

以上種種情況表明，期刊書目數據庫建設是一項復雜的工程，與手工目錄相比具有很多新的特點。只有深人研究期刊的特點及機讀目錄中所面臨的各種新問題，并采取標準化、規范化的對策，才能真正建設好高質量的期刊書目數據庫。

【參考文獻】

[1]錢紅.期刊回溯建庫前的準備工作[J].內蒙古科技與經濟，2005（2）.

[2]劉春遠.對我館期刊回溯建庫的認識與實踐[J].信息資源建設與管理，2006，4.

[責任編輯：楊玉潔]