電力基建工程檔案管理中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的應(yīng)用

【摘要】電力基建工程的檔案管理是基建工程施工中不可缺少的環(huán)節(jié)。在工程施工中的作用非常重要，是企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的必要條件，企業(yè)管理者應(yīng)給予重視與關(guān)注。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、基建檔案工作管理的重要性分析

基建工程的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性的工作。企業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展必須要做好的工作，檔案工作管理者應(yīng)該用高度的歷史的責(zé)任感來對待這項(xiàng)工作，在工作重要始終貫穿嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度，建立全面、標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案管理系統(tǒng)。

（一）基建檔案實(shí)施全過程管理是由其歷史性決定的

基建檔案包括了電力工程基本建設(shè)的所有資料，是生產(chǎn)建設(shè)穩(wěn)定進(jìn)行與不斷發(fā)展的基礎(chǔ)，這些特點(diǎn)決定了基建檔案的基礎(chǔ)性與歷史性。所以在基建檔案的管理上要認(rèn)真、仔細(xì)不遺漏任何一個(gè)細(xì)節(jié)，要用科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化，使其更好地為基建工程服務(wù)。

（二）基建檔案在工程中決定了要重視其管理工作

基建檔案真實(shí)的記錄了基建工程全施工過程的記錄，是供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)供熱以及穩(wěn)定的發(fā)電提供了詳實(shí)可靠的資料，是管理者能夠更好的管理企業(yè)的重要參考，所以應(yīng)當(dāng)把規(guī)范、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則貫穿檔案管理的始終。

（三）檔案管理工作的重要性還在于基建檔案的珍貴性

電力基建工程檔案管理的對象是基建工程的原始資料，是基建工程建設(shè)的歷史。這是資料之所以珍貴的原因所在，因?yàn)槠湔滟F所以在管理的時(shí)候就要認(rèn)真、細(xì)心，才能夠妥善的保存與管理工程建設(shè)中的文件。

二、電力基建檔案的管理現(xiàn)狀以及工作中存在的問題

隨著我國電力事業(yè)的不斷發(fā)展，電力基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)越來越完備，與此相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也在不斷增加，對電力基建檔案的要求也隨之提高，檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化程度也得到了極大發(fā)展。但是在電力工程建設(shè)中，檔案管理還存在著一些不足，電力基建工程的檔案管理工作的不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）歸檔文件不完整

工程量大、施工工期長是電力基建工程施工的一大特點(diǎn)，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視建筑工程的質(zhì)量、工期與安全工作，卻忽視了基建工程的檔案管理工作，使許多工程建設(shè)的重要?dú)w檔文件的不夠完整。另外電力基建工程的單項(xiàng)工程可能由不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，文檔的整理工作由進(jìn)行單項(xiàng)工程施工的單位負(fù)責(zé)，而這些施工單位的流動(dòng)性比較大，檔案管理工作往往由工程部的工作人員兼職，并不設(shè)立專業(yè)管理人員，這些兼職人員對檔案達(dá)標(biāo)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及基建業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案的管理既不夠標(biāo)準(zhǔn)也不夠規(guī)范，所以想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范的、完整的歸檔文件，是非常不容易的。

（二）工程檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制不完善

由于基建項(xiàng)目的檔案管理工作完全依靠施工單位的重視，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制使檔案管理工作得到有效地監(jiān)督，所以在工程施工的過程中經(jīng)常發(fā)生歸檔文件散失甚至是損毀的現(xiàn)象。許多的施工單位都不重視文件的歸檔工作，在工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)階段就沒有及時(shí)跟進(jìn)基建工程整理、歸檔，檔案管理沒有做到與基建工程同步，應(yīng)在設(shè)計(jì)階段進(jìn)一步加強(qiáng)基建工程檔案的管理。在工程的施工階段，施工單位也不注意工程檔案管理工作，一些個(gè)人或者是部門常常隨意散落施工的技術(shù)資料或者是文件，沒有指定專人或者是部門對基建檔案進(jìn)行管理，他們的注意力集中在工程的安全及質(zhì)量的管理以及提高施工效率，縮短施工工期上，這種現(xiàn)象并沒有引起監(jiān)理部門的重視，在工作規(guī)范中不能明確提出對檔案管理進(jìn)行有效地的監(jiān)督。

（三）不能為科學(xué)的進(jìn)行檔案管理提供足夠的保障，

由于相關(guān)的部門以及領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，致使檔案管理工作缺乏相應(yīng)的設(shè)備與資金，從事檔案管理工作的相工作人員的整體素質(zhì)也不夠高，還有部分電力企業(yè)的檔案室是臨時(shí)設(shè)置的，相關(guān)的安全設(shè)施與條件也不符合檔案管理的要求，而有檔案室的一些電力企業(yè)缺乏配套的設(shè)備等，在諸多因素的影響之下，導(dǎo)致電力基建檔案管理與基建工程脫節(jié)，不能滿足工程建設(shè)的發(fā)展的要求。

三、在電力基建工程檔案管理中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式

（一）對施工工程的前期文件進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理

施工單位要設(shè)置專職檔案管理人員進(jìn)行基建工程在前期的調(diào)查研究階段、申報(bào)工程全過程中產(chǎn)生的文件，這些文件是施工工程項(xiàng)目合法進(jìn)行的重要證據(jù)，是項(xiàng)目前期的非常關(guān)鍵性文件，如果前期不注意收集管理，就會(huì)增加后期收集工作的難度。在資料收集與管理的過程中可能會(huì)遇到經(jīng)手文件的人員比較多，以及用時(shí)較長的問題，所以檔案管理人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，與較高的素質(zhì)采用標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的模式管理檔案。檔案管理人員要及時(shí)掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)展，對施工產(chǎn)生的文件按照時(shí)間等順序進(jìn)行歸檔管理，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，使施工前期的檔案管理做到規(guī)范換與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）設(shè)備招標(biāo)階段的檔案管理

在設(shè)備招標(biāo)階段由于參與的工作人員與單位較多，為檔案管理工作增加了難度。這一階段歸檔的文件種類非常多，主要有中標(biāo)通知書、澄清文件、招標(biāo)文件、評分表、投標(biāo)文件、評分表等，如果檔案的管理不科學(xué)極容易出現(xiàn)不規(guī)范簽字以及收集的資料不健全等現(xiàn)象，所以要引入科學(xué)的管理模式，對檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)檔案管理人員要參與工程的招標(biāo)評標(biāo)活動(dòng)，對工程施工涉及到的文件資料進(jìn)行有效管理，特別要注意細(xì)節(jié)管理文件的簽字與各種功能表格都要統(tǒng)一的規(guī)范。如果因?yàn)槟承┰虻挠绊懖荒芗皶r(shí)參與工程招標(biāo)，沒有及時(shí)對相關(guān)文件進(jìn)行歸檔那么在待招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束以后，積極主動(dòng)地聯(lián)系相關(guān)部門，辦理檔案移交工作。在移交的過程中要注意檢查文件資料是否符合范化檔案管理模式要求，在符合要求的條件下辦理移交工作，然后對相關(guān)文件進(jìn)行歸類、登記。

（三）設(shè)備資料的歸檔管理

檔案管理人員要先與設(shè)備合同的訂購部門及時(shí)溝通，對施工工程購進(jìn)設(shè)備的廠商情況以及購進(jìn)設(shè)備的數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)的了解，然后編制出采購設(shè)備的臺賬，保存好訂購合同，參與設(shè)備的開箱檢驗(yàn)工作，完整收集有關(guān)購進(jìn)設(shè)備的相關(guān)的檔案，不能參與設(shè)備的開箱驗(yàn)收也要參與開箱驗(yàn)收單的填寫工作，填寫完成之后把有關(guān)材料分類歸檔。

（四）施工中材料合同的管理

要做好這一階段的檔案管理工作，檔案管理人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度主動(dòng)與市場以及供應(yīng)物質(zhì)部門聯(lián)系溝通，及時(shí)掌握合同的簽訂進(jìn)程，在合同簽訂完成之后，及時(shí)進(jìn)行合同的移交，在移交的過程中要認(rèn)真檢查合同的簽字蓋章是否符合相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容方面有無缺漏等，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的地方要及時(shí)予以糾正，檢查無誤后才可以歸檔。

（五）有關(guān)項(xiàng)目施工資料以及安裝文件資料的歸檔管理

要采用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的模式進(jìn)行安裝各種文件檔案以及項(xiàng)目施工的管理，以保證施工工程竣工以后能夠順利的進(jìn)行移交。要做好這項(xiàng)工作檔案管理人員一定要做好檔案資料的積累工作，要協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行資料收集、強(qiáng)化施工記錄以及協(xié)助相關(guān)部門建立完善的管理制度，檔案管理人員在工作中一定要發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)職能以及檢查職能，定期檢查監(jiān)理以及施工單位的各種資料管理、質(zhì)量管理的執(zhí)行情況，明確歸檔要求，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的地方要通知其進(jìn)行整改。

四、結(jié)語

總而言之，電力基建工程檔案管理決定了整個(gè)電力基建工程是否能夠順利完成。正因如此，要有針對性的注入標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式，正確、高效處理當(dāng)前電力基建檔案管理中存在的問題與缺陷，切實(shí)規(guī)范電力基建工程檔案管理工作，推動(dòng)電力基建工程的有效實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]黃愛芹.電力基建檔案整理的常見問題[J].檔案管理，2012（05）.

[2]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理規(guī)范操作指南[M].北京：中國電力出版社出版，2010.

作者簡介：林慶花（1967—），女，廣東汕頭人，申報(bào)中級檔案館員，研究方向：檔案管理。