應用Word排版學位論文的技巧及常見問題處理

楊杏華

【摘要】為了提高學位論文的質量，規范學位論文寫作，學位授予機構對研究生的論文格式都有統一的要求。本文針對廣大碩士研究生的實際需求，對論文排版過程中常遇到的一些問題，如使用分頁符插入頁眉和頁腳，目錄的自動生成等操作方面的處理技巧進行了討論。

【關鍵詞】Word排版；學位論文；頁眉和頁腳；排版技巧

引言

學位論文是學位申請人為申請研究生學位而撰寫的學術論文，它集中表明了作者在研究工作中獲得的新成果，是評判學位申請人學術水平的重要依據和獲得學位的必要條件之一。

隨著計算機的普及應用，通過軟件撰寫學位論文是必經的步驟。微軟公司的辦公自動化Microsoft Office 軟件是廣大研究生最常用的文檔處理應用軟件。筆者從2006年就開始排碩士研究生論文，本文根據自己多年對研究生論文排版經驗，以Word 2003為例，探討了在論文中如何使用樣式，如何自動生成目錄，如何在奇、偶頁插入不同的頁眉、頁腳，和在排版中遇到的一些其他問題的解決方法。

1.樣式的應用

將標題、文本或段落的各項格式設置保存起來就是樣式。樣式主要針對一些格式相同的標題和正文而言，不要每到一處就手動設置一遍，而且使用樣式可以自動生成學位論文的目錄，自動生成的目錄內容和頁碼可以隨著正文內容的改變而自動改變，這樣就大大提高了排版效率，起到事半功倍的效果。

各高校對學位論文的排版格式有具體要求，并有詳細的樣例說明。因此排版時要認真對照樣例要求建立新的樣式。應用了新樣式編寫學位論文可以大大減少工作量和出錯率。還可以自動生成各種目錄和索引。

很多學生都是把上一屆學生的論文拷貝過來，然后在此基礎上修改，這樣很不好，因為上屆的學生論文在排版上不一定符合樣式要求，會存在很多格式上的錯誤，有些錯誤還很難修改。所以還是建議大家自己按照學位論文的要求新建樣式。

2.分節符在頁眉頁腳編制上的使用

2.1 奇偶頁不同的頁眉的編排方法

學位論文通常要求，奇、偶頁的頁眉不同，生成奇、偶不同的頁眉是大部分學生頭疼的問題。我們可以利用“分節符”來解決這個問題。

這樣就在光標所在的位置插入了一個分節符，分節符下面的文字屬于另外一節了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，用鼠標雙擊頁眉，就會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“鏈接到前一個”按鈕，單擊這個按鈕調整為“彈起”狀態，這樣就斷開鏈接，即設置各章的頁眉互相獨立，然后修改頁眉為第二章的標題內容，完成后關閉工具欄。同理，偶數頁和其余各章的頁眉也一樣設置。

2.2 頁腳的制作方法

學位論文正文前面有“中、英文摘要”、“中、英文目錄”，通常要求是這些頁面用“羅馬字”（I，II，III，IV）編頁碼，正文第一章開始用“阿拉伯字”（1，2，3，4 ……）編頁碼。設置正文的第一章和目錄不屬于同一節，將光標移到第一章，單擊“視圖—頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態，插入頁碼。第二章是另一個獨立的“節”，再插入頁碼時在“頁碼格式”選項欄的“頁碼編排”中選中“續前節”，這樣頁碼就會順延下去，以此類推，處理后面章節的頁碼設置。

3.目錄的提取

Word的自動生成目錄功能為我們省了很多時間，但是操作不好的話就會適得其反--浪費時間。

將光標放到想插入目錄的空白頁位置（一般放在文章前面），在“插入”-“引用”-“索引和目錄”工具標簽欄中，單擊“目錄”按鈕，此時默認的是“來自模板”，選擇你想要顯示的標題級別（一般是三級），設置完畢單擊“確定”按鈕即可自動生成目錄。

注意自動生成的目錄的字體大小和行間距不一定是你想要的，這時候可以選中全部目錄，更換字體大小，然后在“格式”-“段落”里設置“行間距”（我校為固定值20磅）即可。

中文目錄可以自動生成，而學位論文要求有對應的英文目錄，比較好的方法是把中文目錄復制，然后對應中文翻譯成英文，而后面的頁碼不變。這樣生成的英文目錄格式很漂亮。但是這樣生成的英文目錄的頁碼在打印時候會變得亂七八糟。根據多年的排版經驗，此時可以選中目錄，然后按“Ctrl+F11”鍵，再保存，即可鎖定目錄，使頁碼不變化，如圖3所示。如果今后論文修改了，頁碼有變化，可以按“Shift+Ctrl+F11”鍵來解鎖，這樣又可以自動更新頁碼了，更新好了不要忘記再鎖定。

4.結束語

論文的排版是讓許多學生頭痛的問題，因為論文需要經過“盲審”、“答辯”到最后“上交”三個過程，一般情況下，每個過程都要修改一次，每一次修改都面臨著排版問題，根據本人用Microsoft Word軟件近十年的排版經驗，對排版中經常出現的幾個問題給出了一些排版技巧和解決的辦法，希望對廣大學生在編寫學位論文時有所幫助。

參考文獻

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