探析高校圖書館電子閱覽室的管理

盧蘭濤

高校圖書館電子閱覽室已成為各院校圖書館建設最重要的核心設施之一，電子閱覽室的軟、硬件建設、服務管理水平也就成為了衡量現代化數字圖書館綜合水平的重要指標之一。電子閱覽室的管理效率直接關系到電子閱覽室的生存和發展。本文探討新時代的環境下，如何提高電子閱覽室的管理水平，采用適用于大多數高校圖書館電子閱覽室建設的切實可行的工作流程和行之有效的管理方法。

1.正確認識圖書館電子閱覽室

圖書館電子閱覽室或多媒體閱覽室， 是指圖書館內利用計算機終端、通信設備、網絡設備為讀者提供利用電子資源的場所。電子資源主要包括、聯機資源、網絡資源、數據庫、光盤資料等。它也是集電子資源檢索、閱覽、服務于一體的， 以網絡服務器和終端設備為支持的， 以遠程網絡檢索系統為擴展的網絡環境下的多功能、現代化閱覽室。電子閱覽室是閱覽電子資源進行學習和科研的場所，它區別于網吧和機房。不同于網吧， 是因為電子閱覽室不是以盈利為目的， 是為了方便廣大讀者在網絡環境下進行學習和科學研究； 不同于機房， 是因為它僅僅是圖書館的一個下屬的閱覽室， 有限的信息設備資源只能滿足檢索瀏覽下載學術信息資料， 網上交互式學習以及特色的視聽服務等需求。不可能安裝各種專業的學習軟件， 這是電子閱覽室的性質所決定的。

2.高校電子閱覽室在管理上存在一些問題

2.1 讀者利用計算機信息檢索能力不足

高校圖書館面對的讀者基本上是在校的學生和教師，占絕大部分的學生群體是圖書館的主要服務對象。而剛入校的大學生，基本上是經過高中學習進入高校的。普遍來說，計算機的內容雖然在中學教育中受到了越來越廣泛的關注，但是由于不是高考內容，所以在客觀上也沒有讓學生在進入大學之前計算機的操作水平達到標準。鄭州大學西亞斯國際學院圖書館電子閱覽室工作人員每年花大量的時間精力對大一新生進行大量的計算機基礎輔導，使其具備使用計算機檢索的能力，些新生的計算機操作能力近乎于零，這項工作耗費了大量的時間和精力，很大程度影響了圖書館電子閱覽室的利用效率。

2.2 讀者無法正確認識電子閱覽室，而是當做網吧

圖書館電子閱覽室和社會上的網吧是有本質區別的，但是有些學生讀者不這么認為，這些學生學習能力不強，也沒有信息檢索的意識和動力。西亞斯圖書館電子閱覽室曾做過統計，顯示在電子閱覽室上機的讀者，進行信息查閱檢索的讀者占不到百分之三十。造成這種現象的原因也是多方面的，其中一個重要的原因是對圖書館電子閱覽室的功能定位不清楚，把電子閱覽室等同于網吧，過多的進行娛樂活動。與網吧的本質不同是，電子閱覽室承擔著館藏電子資源利用的重任，是輔助科研的非盈利的場所，是為教學服務的單位。讀者們不清晰的定位造成了電子閱覽室功能缺失。

2.3 校園網存在很多問題

互聯網的發展影響了整個世界，它把世界上各個角落的生活著的人們都通過網絡聯系到一起，這是人類歷史上的有劃時代意義的里程碑，人類第一次有了地球村的感覺。互聯網上傳輸著海量的信息，這些信息極大方便人們的同時，也給人們帶來了不少的困擾。首先是網絡上信息良莠不齊，泥沙俱下，使用者很難做到去偽存真，容易被虛假、無用信息所干擾。互聯網上充斥著不健康的信息，這些信息內容涉及暴力、色情、反社會反人類、不道德的倫理觀念等等。對涉世不深的年輕人具有極大地危害性。校園網由于自身的建設，也會有帶寬不足速度慢，網絡設備不足，用網高峰期負載不夠等方面的問題。

2.4 電子閱覽室安全存在的隱患

電子閱覽室一般放置終端電腦數量在幾十臺到上百臺之間，還有管理機，服務器，交換機等設備，安全問題就顯得尤為重要。首先，用電安全是第一位的，大量的電腦終端，服務器，不穩定的電壓會造成電腦的損壞，嚴重影響電腦的使用壽命。電子閱覽室所處的位置也很重要，例如如果上一層是有空調的房間，你就要擔心漏水問題，整個電子閱覽室都將處于危險之中，西亞斯學院曾面臨這一問題，好在及時做出了調整，沒有造成實質性的損失。靜電問題也是一個讓人很頭疼的問題。大量的電子設備會引發很多的靜電，而靜電處理不好可能造成大面積設備損壞，導致嚴重的損失。另外，還有防盜安全的隱患，近年來，很多高校都發生了電子閱覽室電腦配件失竊的現象，利用電子閱覽室安全上的漏洞，不發分子夜間潛入電子閱覽室，盜走大量計算機配件。這樣的事情時有發生，防盜也逐漸成為保證電子閱覽室安全的重要部分。這些之外，還有防火等方面的安全隱患，也時刻困擾著工作人員，大量電腦設備集中放置在并不寬敞的空間內，火災隱患也是非常值得注意的。

2.5 學校投入不足，造成設備軟件落后

建設電子閱覽室需要大量的資金和人力投入，但是由于電子閱覽室不是以盈利為目的，很多高校都取消了電子閱覽室收費的項目，純為教學科研服務。一方面有利于學校教學，但是沒有了經濟效應，也造成學校輕視電子閱覽室的重視程度的降低和后期電子閱覽室電腦設備的更新換代。有的情況下，學校思維可能停留在設備能用就行的層面。而相比較而言，網吧的硬件設備能得到及時更新的原因，也是因為經濟效益。

2.6 工作人員的自身素質不夠，急需提高

電子閱覽室是現代化數字圖書館的重要工具，對在其工作的人員自身的素質要求也很高。工作人員不但要具有信息化檢索知識要有相當的認識和理解，也要學習一定的計算機知識，要求要熟練使用使計算機和管理軟件，還要能輔導上機讀者，提供技術和信息檢索的幫助。但是一般來說，高校圖書館電子閱覽室是安排家屬的后院。大多數傳統看法，圖書館電子閱覽室是個技術含量不高的崗位，就是登記上機而已，而沒有認識到，這個崗位也是很需要專業素質的。傳統的觀念的影響使得崗位的人員素質受到制約。

3.關于電子閱覽室管理上可以改善的思考

3.1 加大力度對在校學生進行信息檢索培訓和電子資源利用培訓

鄭州大學西亞斯國際學院圖書館利用新生入學教育的機會，向剛入學的大學生介紹電子閱覽室，并進行信息檢索的培訓。并組織學生到圖書館參觀，真實感受圖書館電子閱覽室。西亞斯每年的讀書節，有一個活動是“電子資源宣傳周”，在為期一周的活動期間，圖書館信息技術部工作人員聯系各個購買的數據庫的培訓講師，來到學校，直接面對面讀者，詳細的為讀者講述數據庫的使用方法。現在這個活動已經舉辦了九屆，收到了很不錯的效果，通過培訓，使得大量的讀者了解和利用了圖書館電子資源，很大程度上提高了電子閱覽室的利用率。在活動期間，對讀者的培訓一般分為理論上機相結合的方式進行，培訓的效果從現在看來還是很不錯的。很多參與培訓的學生對電子閱覽室的認識從無到有，再從淺入深。西亞斯以電子閱覽室為前沿陣地，定期不定期的舉辦多種電子資源的培訓。制作宣傳海報在各個專業院系張貼，還制作了精美的電子資源的宣傳手冊。這些都是讓讀者能夠了解電子閱覽室和館藏電子資源。

3.2 建立和完善電子閱覽室規章制度

“沒有規矩不成方圓”，規章制度的重要性不言而喻。有了規章制度的保證，電子閱覽室才能井然有序的運轉，才能保證電子閱覽室的安全。早在電子閱覽室建立之初，西亞斯圖書館信息技術部工作人員就制定了《電子閱覽室管理規則》，后來在實踐中，根據實際情況不斷出現的變化做出了及時的調整，歷經數年的變化，不斷完善，現在施行的《電子閱覽室管理規則》，已經可以說是面面俱到。制定了規章制度，是否嚴格的執行，則是很重要的另一方面。如果有了制度而不去執行，則就讓花費心血而制定的制度變成廢紙一張。執行的過程中，如果不能嚴格的執行，則也會讓制度的魔力黯然失色。所以，既要制定完善的制度，也要嚴格的執行。才能讓電子閱覽室的正常運轉得以保證，給讀者提供高質量的服務。

3.3 加強電子閱覽室工作人員管理并提高工作人員的自身素質

在電子閱覽室的管理中，核心是人。這個人指的是在電子閱覽室的工作人員，他們的素質決定了電子閱覽室的管理水平。由于傳統觀念和現實情況的影響，一般電子閱覽室的工作人員都不是科班出身的具有良好基礎的專業人員，這是無法改變的現實情況。但是我們可以憑借后天努力改變，這時，對工作人員的業務和他們的自我學習提高變得很重要。西亞斯圖書館信息技術部老師每年把對電子閱覽的工作人員的培訓上崗作為一個很重要的內容，通過必要的培訓，使工作人員具備崗位所需求的專業技術知識。并通過必要的疏通引導和獎懲措施，使工作人員通過業余時間來提高自己的技能水平。對工作人員的監督，也是一項必要的工作，通過監督，發現工作中出現的問題，及時作出指正改進，遇到好的提高工作效率的工作方法，加以鞏固。對電子閱覽室工作人員的嚴格要求，是對他們自身素質的提高很有利的一個方面，也是對讀者的認真負責的態度。

3.4 積極促進電子閱覽室設備的更新換代和優化軟硬件管理

電子閱覽室是一個非營利單位，它是為教學科研服務的，所以容易受忽視。由于經濟效益的考慮，對于并不能帶來只管利潤的電子閱覽室，容易成為消減成本的犧牲品。計算機作為電子消費設備，現在市場上的更新換代很快，基本上一代電子產品的使用壽命，就是5-7年的時間，到期后，則從多方面逐漸出現很多問題，而且越來越嚴重。首先是售后，基本上不會再有售后服務，出現的技術問題，只能自己嘗試解決。再者是產品老化，硬件故障頻發，使得維修工作變得繁重。還有硬件水平落后，軟件系統進化，導致運行速度變慢，不能流暢使用。這些問題都會對電子閱覽室的利用造成很大的影響。電子閱覽室需要及時的進行軟硬件升級，并在必要的時候，進行更新換代，保證電子閱覽室的先進性。電子閱覽室軟硬件優化配置，是根據硬件基礎，來選擇適合的優良的軟件系統，并不需要最好最貴，只需要經過測試最合適就行，但是有一個硬性要求，必須滿足讀者的需求。這樣的軟硬件配置，既能充分發揮硬件的性能，也能滿足讀者的需求。

3.5 建立健全電子閱覽室安全管理機制

電子閱覽室的安全運營，需要一套行之有效的安全管理機制。包括日常巡視、設備檢查、隱患排查、突發事件處理等等。這些都要形成文字，形成有章可循的文本。一套合理的并且有效的管理，除了明文規定的制度外，還依賴于工作人員的負責認真的工作態度。日常巡視，可以發現讀者在上機過程中的種種問題，隨時作出反應，使得發生的事故能夠得到及時處理，消滅在萌芽狀態。電腦設備的定期檢查也很重要，故障設備得到及時的維修和維護。隱患排查工作可以避免事故的發生，防患于未然。對于一些已經發生過的事故，及時的總結經驗教訓，寫成日志，使得再次發生此類事故時，能夠快速做出反應，使造成的損失降到最低。這些安全機制的建立健全，對于電子閱覽室的管理很有幫助，使電子閱覽室的管理如虎添翼。

4.電子閱覽室的管理改進

綜上所述，高校圖書館電子閱覽室的管理改革并非是一朝一夕的功夫，必須從各個方面入手，精耕細作，常備不懈。從實踐中總結經驗，遇到問題及時解決，并在規章制度上進行修補，以期更加完善。電子閱覽室的管理改進還需具有前瞻性，著眼于未來圖書館的發展，緊隨時代的步伐。在電子閱覽室的管理中，人是關鍵的因素，也起著核心的作用，電子閱覽室管理的成敗，與工作人員是分不開的。人的思想決定了管理的思路，人的素質決定了管理水平的高低。所以，在管理中人才的培養是至關重要的一環。