探討文書檔案的科學化管理

王麗巖

[摘 要]隨著社會的進步，文書檔案管理模式的更新變化，如何利用更新的管理模式、先進的計算機技術等以提高文書檔案的科學化管理，筆者從事檔案管理工作多年，結合實際工作并針對當前發展新形勢，提出對文書檔案管理工作的幾點科學化管理方式，希望具有價值的參考意義。

[關鍵詞]文書檔案；科學化管理；方式

引言

文書檔案是文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動。文書信息作為一種資源，越來越被人們所重視，隨著社會的進步與網絡技術的發展，也帶動文書檔案信息服務內容與方式的變化。文檔管理開始面臨著許多有待解決的問題。根據文書檔案其工作特點以及環境的因素，只有采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求。

1.文書檔案科學化管理方式

1.1重視文書檔案信息服務觀念的創新

由于檔案信息利用與傳播面臨著商品經濟和信息社會的雙重打冷戰，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，強化檔案信息開發與利用服務。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為此，在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，要根據檔案信息利用服務的現狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

1.2文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離，由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運，使文書檔案得到科學處理和有效控制。

1.3掌握現代化管理技能，利用現代化技術整理檔案

隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式；使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作等操作過程均由計算機進行處理。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。又可發揮計算機管理優勢，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。

1.4對檔案管理工作者的要求

我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結構老化、現代管理人才和計算機管理專業人才缺乏，現代化的檔案管理工作不僅需要懂專業知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能和高尚的職業道德修養，從而確保文書檔案的準確性。對檔案管理工作者的要求有以下兩點：一是對檔案工作者加強職業道德教育、強化責任意識和服務意識，增強檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性。

2.文書檔案科學管理的優點

2.1作業效率大幅度提高

文書檔案實施科學化管理后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.2文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

2.3電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，紙張的文書檔案耐久性取決于纖維素的性質，在一定的條件下容易受到破壞，如檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如小容量的U盤大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3.總結

在檔案管理工作中應用現代信息技術，使文書檔案管理工作走上科學化的管理模式，是新時期對檔案工作的基本要求，也是文書檔案事業發展的必然趨勢。只有采用先進的管理技術進行檔案管理的深化以適應檔案現代化管理的需求，才能更好地服務于文書工作，提高其效率性和正確性，

參考文獻：

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