新建本科院校提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量的探討

劉艷菊

[摘 要]新建本科院校教學(xué)檔案管理具有來(lái)源分散性、專(zhuān)業(yè)細(xì)化、形式多樣性、等特征。為此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理應(yīng)解決幾個(gè)問(wèn)題：檔案的完整性、管理的規(guī)范化、創(chuàng)新性和網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]新建本科院校；教學(xué)檔案；管理質(zhì)量

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，它是高校教學(xué)工作的歷史記載，是服務(wù)學(xué)院教學(xué)、規(guī)范教學(xué)管理的重要資料。新建本科院校教學(xué)檔案管理工作關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，關(guān)系到良好校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)的形成，是高等學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范化的基本要求。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，促進(jìn)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的作用。

一、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案管理沒(méi)有形成規(guī)范化

新建本科院校在教學(xué)檔案管理上很大程度還處于過(guò)去高職高專(zhuān)的經(jīng)驗(yàn)性階段，規(guī)范化程度較低。一是大多數(shù)新建本科院校特別是二級(jí)學(xué)院（系、部）沒(méi)有正確的教學(xué)檔案管理觀念，不重視教學(xué)檔案管理工作，許多二級(jí)學(xué)院（系、部）沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職教學(xué)檔案管理人員，教學(xué)檔案資料均由各學(xué)院（系、部）資料室人員或教學(xué)秘書(shū)代管。這些兼職教學(xué)檔案管理人員，對(duì)教學(xué)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)教學(xué)檔案材料的收集不及時(shí)、不主動(dòng)，甚至被動(dòng)等待，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整、不系統(tǒng)，甚至?xí)斐稍诮虒W(xué)評(píng)估中因丟失材料而緊張補(bǔ)救的被動(dòng)局面。二是教學(xué)檔案管理制度不健全，缺乏有效的管理機(jī)制。學(xué)校只是大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔材料的內(nèi)容，沒(méi)有明確規(guī)定歸檔的時(shí)間、要求和獎(jiǎng)懲措施。三是歸檔范圍的內(nèi)容過(guò)于抽象，教學(xué)檔案材料的形成對(duì)象和移交對(duì)象不夠明確，導(dǎo)致了部門(mén)之間相互推諉責(zé)任。四是沒(méi)有教學(xué)檔案利用的保障機(jī)制，教職工借閱、傳閱教學(xué)檔案比較隨意，既不妥善保管也不及時(shí)歸還，從而造成教學(xué)檔案資料流失，不利于教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用。

（二）教學(xué)檔案管理信息化程度偏低

當(dāng)今人類(lèi)社會(huì)正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，電子化教學(xué)檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要媒體，相比之下，新建本科院校教學(xué)檔案信息化管理手段滯后。一方面，教學(xué)檔案由于涉及的專(zhuān)業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁、工作細(xì)，各教學(xué)部門(mén)若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，將造成全校在教學(xué)檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資料共享等諸多不便。另一方面，隨著高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的教學(xué)信息以及對(duì)這些教學(xué)信息的需求也快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)這樣的形勢(shì)。

（三）教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值體現(xiàn)不充分

教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)兩個(gè)方面：一是在教學(xué)評(píng)估工作中，教學(xué)檔案材料作為重要的評(píng)估材料，是衡量新建本科院校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量等是否符合本科院校教學(xué)水平的重要標(biāo)志；二是在日常教學(xué)管理工作中，教師可以通過(guò)查詢(xún)教學(xué)檔案、利用教學(xué)檔案進(jìn)行深化教學(xué)內(nèi)容、改革教學(xué)方法和手段。但傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法手段落后，主要通過(guò)手工操作，以紙張、案卷為載體進(jìn)行收集、歸檔、檢索等，教學(xué)檔案收集不及時(shí)不完整、整理不規(guī)范，教學(xué)檔案數(shù)字化水平低，難以充分實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

二、新建本科院校提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

（一）建立教學(xué)檔案管理完整性

對(duì)新建本科院校來(lái)說(shuō)，相對(duì)于其專(zhuān)科階段，這一點(diǎn)更為突出。為了實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保教學(xué)檔案的統(tǒng)一性、完整性和系統(tǒng)性，學(xué)校檔案工作也要緊跟教育規(guī)律，建立一個(gè)覆蓋面較廣、查詢(xún)便利的教學(xué)檔案完整系統(tǒng)。首先，廣泛宣傳。在每個(gè)新學(xué)期開(kāi)學(xué)工作部署時(shí)，就要在全校范圍內(nèi)廣泛宣傳，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教師對(duì)教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。其次，統(tǒng)一安排。根據(jù)教學(xué)工作要求和各專(zhuān)業(yè)的教學(xué)安排，制訂整個(gè)學(xué)期教學(xué)檔案材料的歸檔計(jì)劃，具體落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)檔案材料的歸檔日程，向各系部、科室提出教學(xué)檔案材料的收集、整理和歸檔工作的要求。再次，建章立制。建立健全教學(xué)檔案歸檔制度，確保教學(xué)檔案的完整與安全。教學(xué)檔案管理工作作為學(xué)校整體教學(xué)管理工作中的重要組成部分，要以真實(shí)、完整、齊全為目標(biāo)，重點(diǎn)抓好教學(xué)檔案材料的歸檔工作，使得教學(xué)檔案完整。最后，分解到人。教學(xué)系、部制訂好本單位的教學(xué)檔案歸檔計(jì)劃，將歸檔材料收集整理按大類(lèi)分工到責(zé)任人，并根據(jù)每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)將每項(xiàng)教學(xué)文件都分解落實(shí)到各位教師，規(guī)定移交時(shí)間，明確責(zé)任。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性

教學(xué)檔案管理的規(guī)范性最起碼的要求就是保證材料從收集、整理到編目這一系列工作中，力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一、減少隨意性，使分散、龐雜的檔案信息變得規(guī)范有條理，利于檢索，為檔案的充分利用提供便利條件。要達(dá)到這個(gè)基本要求，就必須依法治檔，因?yàn)樗彩切陆ū究圃盒５拇髮W(xué)制度建設(shè)中不可缺少的一部分。教學(xué)檔案的專(zhuān)業(yè)性、周期性和歷程性，需要占用大量的時(shí)間與經(jīng)費(fèi)，為了保證教學(xué)檔案的齊全及規(guī)范，就必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度作為保障。為此，學(xué)校應(yīng)該出臺(tái)相應(yīng)的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事，循規(guī)操作。因此，檔案管理部門(mén)首先要加大檔案普法力度，利用多種形式向教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的人員進(jìn)行檔案法的宣傳工作，與他們建立良好的協(xié)作關(guān)系；其次，在執(zhí)法過(guò)程中，要強(qiáng)化檔案監(jiān)督職能，增加執(zhí)法力度和有效性；還要建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位職責(zé)，建立起行之有效的檢查評(píng)比制度。

（三）教學(xué)檔案管理要體現(xiàn)創(chuàng)新性

教學(xué)檔案管理的目的在于利用。教學(xué)材料收集整理成為檔案，最終形成為可再生利用的教學(xué)信息資源。信息資源的有效利用是組織成功的關(guān)鍵要素。如何開(kāi)發(fā)好教學(xué)信息資源以增強(qiáng)組織的靈活性和適應(yīng)性，是一個(gè)重要的課題。在當(dāng)前信息化、強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新的時(shí)代，新建本科院校應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化管理手段，開(kāi)創(chuàng)科學(xué)化現(xiàn)代化的檔案管理新局面。一方面，可以充分利用高校的有利條件，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)出各類(lèi)可行的軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)上建立教學(xué)檔案信息收存網(wǎng)站；利用校園網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上服務(wù)，為教職員工提供教學(xué)檔案資源。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的自動(dòng)化管理。另一方面，可以建立教學(xué)檔案的便利查詢(xún)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的全文檢索，提高檔案信息的利用率。通過(guò)提高教學(xué)檔案的管理水平，充分發(fā)揮其激勵(lì)和教學(xué)決策參考價(jià)值，更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

（四）提高教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)今檔案管理的發(fā)展方向是檔案資源信息化、檔案管理現(xiàn)代化。為滿(mǎn)足新形勢(shì)的需要，新建本科院校需要研發(fā)一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，并且充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)和手段，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，將“死檔案”變成”活檔案”，把文字檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。新建本科院校檔案部門(mén)要以教育教學(xué)為中心，努力更新思想觀念，加強(qiáng)檔案信息資料的需求研究，把一些重要的檔案信息制成專(zhuān)題資料，一方面利用校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò)來(lái)豐富檔案信息量；另一方面加大信息編研的范圍，提升開(kāi)發(fā)檔案信息的高度。高校檔案管理部門(mén)要與其他職能部門(mén)協(xié)作，合理調(diào)配和整合分散的信息資源，建立完善的高校檔案信息資源庫(kù)。把檔案文獻(xiàn)資源信息化，并且充分利用網(wǎng)絡(luò)的輻射特性，拓寬檔案文獻(xiàn)資源交流的渠道，使得新建本科院校的檔案文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)共建共享，使檔案文獻(xiàn)資源建設(shè)達(dá)到新的層次。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

比較陳舊的管理方式在新建本科院校教學(xué)檔案管理中占主導(dǎo)地位，其管理方式基本以手工管理為主，院系檔案管理人員多數(shù)由秘書(shū)兼任，對(duì)教學(xué)檔案資源的研發(fā)相對(duì)落后，工作起來(lái)效率非常低。如此落后的管理方式，無(wú)法滿(mǎn)足教育發(fā)展和高校教學(xué)工作的開(kāi)展，因此，要想提高教學(xué)檔案管理的信息化速度，就要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)檔案管理人員要求比較高，其應(yīng)具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息處理和網(wǎng)絡(luò)管理等技能；這種檔案新載體的誕生，需要檔案管理人員具備良好的專(zhuān)業(yè)保護(hù)意識(shí)和特殊的保護(hù)水平；檔案大量的公開(kāi)和信息量的增加，需要檔案管理人員應(yīng)有較高的檔案鑒別、信息提取、信息篩選、信息反饋的鑒別和編研能力。新建本科院校檔案部門(mén)要利用組織培訓(xùn)和參觀交流等方法來(lái)全面提升檔案管理人員的素質(zhì)，快速創(chuàng)建一支數(shù)量眾多、年齡職稱(chēng)結(jié)構(gòu)比較合理的、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，來(lái)滿(mǎn)足高校檔案信息管理的需要。

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