實現人事檔案信息管理的數字化與網絡化

奚亞娟

[摘 要]隨著紙質檔案的數字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質檔案的傳統方式，為干部管理、教育培訓、黨員發展、工資改革、職稱評審、提供準確的依據，提高了工作質量和效率，減輕了檔案人員的工作量，保護了檔案原件。

[關鍵詞]人事檔案；信息管理；數字化；網絡化

人事檔案是指記述和反映職工個人經歷、德能勤績、工作表現，及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著職工的綜合信息，是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據。隨著我國人事制度的不斷深入，人事檔案作為個人和社會實踐的載體，利用率不斷提高，但是，目前大多數單位人事仍以手工方式管理為主，這種方式已不適應當今數字化時代的需要，人事檔案數字化建設宜迫在眉睫。

一、人事檔案化建設的必要性

首先，人事檔案數字化是適應數字化建設的客觀需要，數字化是以網絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具——計算機技術、網絡技術、通訊技術，有關的所有信息資源進行全面數字化；并用科學規范的管理對這些信息資源緊張整合和集成，以構成統一的用戶管理、統一的資源管理和統一的權限控制；最終實現全面的信息化。從而達到提高管理水平和效率的目的。高質量的數字化干部人事檔案建設，可以為科學的管理提供有力的支撐。其次，對于組織人事部門整合人才資源、改進工作方式、提高工作水平有著重要意義。是實現了手工檢索到電腦檢索的轉變，提高了工作效率。閱檔人員登錄局域網，點擊電子檔案目錄就可以準確找到所要查閱的檔案材料，省去了逐卷逐頁查找的時間。同時實現了從翻閱紙質檔案的查閱電子檔案的轉變，有利于紙質檔案的保護，電子檔案建立后，減少了紙質檔案翻閱次數，延長了使用壽命。最后，國外人事檔案的數字化給我的借鑒。現在很多國家實現了人事檔案的現代化、數字化管理。

二、建立人事檔案科學管理業務系統

1.建立人事檔案工作管理系統。我們可根據所管理檔案的情況、采用科學的分類與編號方法，建立人事檔案管理信息庫，實現編號、查找和批閱的計算機管理，并相應的查詢通知單等，以減少檔案工作人員的手工操作。

2.建立工資管理系統。工資變動涉及的面廣，調資時依據的條件較多，如：任職文件、立功受獎、享受待遇文件資格證、正常升檔表格等，我們可以編寫通用工資管理系統，實現工資管理自動化，調資時只要我們輸入待定的條件，便可迅速地查詢出符合調資條件的人員，并逐個地計算出每個人的工資，并且自動作一些數字處理，如工齡工資隨年份自動正常升檔，效益補貼等自動增加等。

3.建立組織工作管理系統。利用此系統可掌握本系統、本單位內黨員和黨組的整體情況，包括黨員的教育培訓，黨組織的建設、機構設置等，黨費管理方面可打印出統計報表、黨費清單和黨費收繳單等。

4.建立人才交流信息系統。建立本系統、本單位人才信息庫，用以掌握本系統、本單位內各類人才的供給需求情況，及時按要求向外提供人才和從外部引證所需人才等。

5.建立人員考察報告綜合系統。一名員工的表現如何，主要是從他的德、能、勤、績、廉等方面加以考察，并劃分為若干個具體內容，并將具體內容分解成秘度不同的各種類型，針對具休內容的各個方面標以代碼，只要提供準確的代碼，計算機便可自動生成符合條件的資料，供干部人事部門的參考。

6.建立為領導提供計劃性檔案信息。人事檔案工作人員要有超前意識，提供檔案信息要站在領導的角度和高度來觀察問題、分析問題，根據領導工作實際、現有人才資源信息，拿出相應的措施，有計劃、有步驟地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文檔管理系統。在日常人事工作中可以根據一定的分類標準，建立一個文件管理系統，包括文稿的產生時間、主要內容、保管期限等、需要時能快速地按要求提供不同時期、不同內容的文件資料。

三、建立人事檔案網絡的對策

人力資源信息是一個國家、地區、行業經濟高速發展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國人事檔案網絡滯后，計算機管理人事檔案不成熟，缺乏一支既熟悉人事檔案工作又精通計算機業務的專業隊伍，人事檔案部門網絡意識淡漠的現狀，應采取如下對策：

1.立足國情，從實際出發。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個人事部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作。現代人力資源信息網絡的建設需要大量投資，人事檔案信息高速公路“在我國還不具備開通的條件”。網絡建設要從實際出發，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。

2.搞好建設，抓基礎工作。人事檔案整理、檔號編制的規范化、人事檔案數據庫的建立，都是建網的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。

3.必須實現人事檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數據庫的設計一致或兼容，同時要求人事檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規范化。

4.搞好數據庫的建設，實現網絡化。數據在人事檔案業務建設中是一項最費時、費工的工作。數據庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。

5.加強隊伍建設。現代人力資源信息網的建設需要有高素質、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息利用知識和信息經濟學知識.不然的話，就會因為從業人員的素質不高而影響人事檔案資源的有效利用。

隨著計算機技術的不斷進步，計算機在人事信息管理中的應用也將不斷發展、提高，它將越來越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的發展趨勢。

參考文獻：

[1]章樹成.強化干部人事檔案的基礎建設[J].蘭臺世界；2005（01）.

[2]鄭丹.人事檔案信息化管理初探[J].山西檔案.2006（S1）.

[3]楊秀峰.淺談如何做好干部人事檔案的管理工作[J].雁北師范學院學報，2004（04）.