基建檔案管理中存在的問題與對策

張海燕

[摘 要]基建檔案的管理是工程建設的基礎，對于工程施工的管理以及竣工驗收等都會起到重要的作用，能夠從某種程度上反應工程的質量。對于基建檔案的管理來講，要貫穿于項目的始終，與項目的進度保持一定的一致性。本文從基建檔案管理的作用出發，在分析其存在問題的基礎上討論提高其管理水平的有效措施。

[關鍵詞]基建檔案；管理；問題與對策

一、基建檔案的作用

基建檔案是對工程項目全過程的一種記錄，能夠很好的反映工程的進度以及工程施工等的真實面貌。因此，基建檔案最為顯著的特點在于其完整性以及準確性，并且具有一定的系統性。該種檔案是從項目的醞釀、決策以及投建等過程所形成的，其中會涉及到工程項目的立項、審批、設計、施工及后期的竣工驗收等方面的內容，為工程的驗收管理以及后續的維修養護工作提供了有效的依據。為了更好的保證工程項目的質量及后續使用的安全性，在項目建設時，要將相關的圖文資料進行整理和保存，做好相應的歸檔工作。

實踐中，基建工程相關的建設用地審批文件工程招投標文件以及預算等文件，對于施工項目的合法性、施工成本的控制以及相關設備的安裝使用等都起到一定的積極作用。這種檔案能夠很好的記錄工程施工的情況，為施工環節的有效控制以及應急措施的應用提供有力依據，而這也為工程的維修等工作的開展奠定了有利的基礎。

二、基建檔案管理中存在的問題

在當前的基建檔案管理中還存在許多的問題，這主要體現為以下幾個方面：

首先，一些企業中基建檔案管理的意識仍比較淡薄。實踐中，工程建設單位及施工單位等對于基建檔案管理作用的認識上存在一定的偏差，從而對檔案管理工作重視相對不足，很多情況下會在工程施工完成驗收后才進行相關資料的搜集、整理、歸檔工作。這種后期完成檔案的整理，給工程檔案管理帶來了諸多的困難，會使得一些數據和資料等存在真實性等的缺陷，也會受不同階段負責人等因素的影響拖延資料歸集整理的時間，從而影響了檔案管理的整體水平。

其次，檔案管理的制度不完善。這種制度上的不完善在很大程度上削弱了基建工程檔案管理的整體水平，實踐中，一些企業處于成本的考慮很少會設立專門的基建檔案管理部門，也缺乏專門的人員來負責檔案文件的管理。制度的缺失以及管理人員專業水平的不足，使得檔案管理工作中存在許多不科學不完善的地方，從而會影響管理工作的開展。

最后，檔案管理的質量較差。企業中基建檔案管理工作制度不科學和不完善使得檔案的接收管理等工作無法有效的開展，而企業中存在的檔案移交管理中獎懲制度的不完善都會影響管理人員的工作積極性，最終影響管理的整體質量。

三、基建檔案管理的有效措施

為了使基建檔案更好的發揮其積極作用，企業應針對當前存在的一些問題采取有效措施來提高其管理水平。具體而言可以采取以下幾種措施：

第一，明確不同部門基建檔案管理工作的職責和制度。實踐中，為了保證基建檔案管理水平和質量，建設單位應該明確各個參建單位的職責并且在相關的合同中列明其檔案歸檔和管理的職責等，以保證基建檔案的完整性以及歸檔的及時性，實現其管理水平的整體提升。

第二，要明確建設單位的職責。對于建設單位而言，為了更好的保證基建檔案管理工作的有效性，在項目施工中，要適當的提前介入，完成與參見單位工作交接等事項。此外，還可以根據項目的實際情況來了解檔案的保管情況，明確其現場管理的有效措施，使得項目相關資料得到有效的管理，使得檔案完整、統一、有效。

第三，加強竣工驗收管理。項目竣工時，要以設計施工等材料為基礎來開展驗收工作以保證工程能夠達到設計要求。就該階段的檔案管理而言，要注重與項目管理部門等的協作，加強對工程相關資料的審核，完成竣工圖紙、文字等資料的審查工作，并且該種資料進行及時的歸檔，使基建檔案更為完善，提高其整體質量。

第四，提高檔案管理人員的整體素質。企業在建立基建檔案管理制度時，要注重專業人員的引進和培養，依托單位的實際情況，設立相應的監督管理部門，并且建立相應的培訓制度，使得檔案管理人員的專業技能得以提升，從而使得檔案管理水平能夠有極大的提升。此外，還要注重檔案管理人員業務能力等的培養，通過內部培訓的開展，使其認識到檔案管理的重要性，注重自身專業能力和業務素養等的綜合提升，從而實現企業基建檔案管理水平和質量的綜合提升。

四、結語

基建檔案對于項目以及工程管理有著重要的作用，但是在當前的企業中，對其認識存在一定的偏差，管理人員的專業素養較差從而造成了管理水平相對較低等問題。為了使檔案管理各項工作更為規范，使其更好的為企業的發展服務，實踐中，我們要從企業的角度出發，加強相關檔案管理制度的建設，并完善企業內部培訓機制，使檔案管理人員的業務素質和專業技能等都有較大的提升，能夠更好的完成檔案管理工作，提高其管理的水平和質量。

參考文獻：

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