論稅務系統檔案的集約化管理

王艷

隨著稅制改革的不斷深入和稅收事業的持續發展，稅務檔案的種類和數量不斷增加，新的載體形式不斷出現，這對稅務檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。

目前，各地的稅務檔案在初期一般采取分散和粗放式管理。各稅務分局、稽查局的業務檔案分開管理，缺少統一的部門協調，檔案種類多、載體多、管理雜亂，給稅務檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。如今，這種管理方式已經不適應稅收事業發展的需要。要想維護稅務檔案的安全性和完整性，最大限度地提高檔案的利用率，必須對稅務檔案進行集約化管理，實現檔案管理效能的最大化。

一、檔案集約化管理的優越性

為了有效解決稅務檔案的粗放式管理，更加科學的服務稅務工作，集約化管理是一條必經之路。對檔案進行集約化管理，具有以下優越性：

（一）檔案集約化管理有利于提升檔案管理水平。檔案集約化管理使稅務各種檔案門類更加齊全，運轉更加有序，基本實現了檔案管理的制度化、規范化、標準化和信息化。最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅評估、稅務檢查等方面的積極作用。檔案集約化管理是對稅務檔案工作管理體制、機制的創新，對于整合檔案資源，拓展服務領域，提升檔案管理水平，有效推進稅務檔案工作的發展有著不可估量的作用。

（二）檔案集約化管理有利于檔案資料的開發利用和保護修復。檔案集中管理增加了檔案資料的存儲量和系統性，提高了檔案資料的傳遞和交流速度，可以更好地為領導決策和其他人員服務。檔案進行集約化管理后，檔案管理部門可以對系統的征管資料信息進行嚴格篩選、綜合、歸納和提煉，為決策者提供決策依據。對檔案進行集中管理，還有利于用戶方便及時地檢索到完整準確的資料。

（三）檔案集約化管理有利于各類檔案密級的執行。只有由檔案管理部門的檔案專業人員實行統一管理、專業化管理，才能準確把握檔案的密級，有效掌握檔案機密遞減規律，確保檔案的保管和利用。

（四）檔案集約化管理有利于更好地實施信息管稅。稅務檔案反映了稅務部門征管工作的動態和工作成績，是最重要的信息資源之一。根據信息論的觀點，信息具有系統性、序列性和傳遞性，稅務部門的信息化建設要求快速、準確的信息檢索、提取、傳輸和顯示，進而構建整個信息系統。對檔案進行集約化管理，不但有利于檔案工作的信息化，也有利于信息管稅的實施。

（五）檔案集約化管理有利于發揮檔案主管部門的業務指導、監督和管理作用。實行檔案集中管理，檔案資料、管理人員和管理部門相對集中，便于檔案主管部門對檔案管理工作進行業務指導、監督和管理，從而提高檔案管理人員的業務水平和工作積極性，提升檔案的質量和管理水平。

（六）檔案集約化管理有利于實現檔案的“六個統一”。“六個統一”即統一資源管理，統一質量標準、統一管理系統、統一開發利用、統一技術服務、統一檔案管理制度。

二、完善檔案集約化管理的應對措施

檔案管理是稅務部門的重要基礎工作之一，必須克服局部觀念、封閉觀念，樹立整體觀念、開放觀念，實現檔案的規范化、科學化管理，為稅收事業發展提供保障。筆者認為，主要可以采取以下幾個方面的措施加強檔案集約化管理：

（一）全面規劃、整體控制。相對獨立的檔案管理中心成立以后，逐步將原來分散在各稅務分局、稽查局的檔案全部移交入檔案管理中心。力求將檔案管理中心成為檔案的保管基地和利用中心，實行集約化管理，實現對檔案的整體控制，促進稅務各類檔案從專業化管理到綜合化管理的轉變，逐步實現檔案管理的科學化、規范化和集約化。

（二）科學管理、制度規范。為了使稅務檔案管理工作有章可循、有法可依，在檔案管理中心成立以后，必須著手建立起一整套統一的規章制度，作為整個系統開展檔案管理工作的規范和標準。檔案管理不僅應當執行上級制定的各項規章制度和國家標準，還應依據本單位具體情況，制定本單位切實可行的檔案管理標準及制度，包括檔案室工作職責、檔案人員工作守則、檔案材料收集、管理制度等，從制度上保障稅收檔案的集中化管理，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。

（三）結合分類、集中保管。檔案集中管理以后，可能會出現“貌合神離”的現象，即形式上集中，實質上仍然維持原來的檔案管理板塊，各自為政。要從整體優化的指導思想和便于利用的工作原則出發，把檔案在實體上構成一個統一的、科學合理的類別體系。為此，需要采用一種既能反映單位稅收征管活動、又能滿足各方面利用需要的綜合分類法，使檔案資料構成緊密聯系的有機整體。另外，在接收各稅務分局、稽查局實體檔案的同時，還要將分散在各單位的檔案電子數據庫統一集中到檔案管理中心的檔案管理系統中，對檔案電子數據進行再整合，規范錄入格式和檔號規則，實現全系統檔案信息資源的高度集中。同時，在集中全系統檔案實體資源和電子信息資源的基礎上，還要實現服務方式、服務手段的高度集中，并依托現代信息技術，完善檔案信息資源推送服務方式，最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅信譽評估和稅務稽查等方面的積極作用。

（四）全面開發、信息共享。檔案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用開發檔案信息資源；另一方面，要逐步建立健全檔案管理的網絡體系，并作為檔案信息系統納入單位信息系統予以管理，實現信息共享，更好地服務稅務事業發展。在具體工作中，一要搞好檔案的編目和檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，實現多渠道、多角度檢索；二要探索檔案信息資料開發利用的手段和形式；三要積極開展檔案資料的編研工作。

（五）加強培訓，提高素質。檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質、強烈的事業心和高度的責任感，還要掌握檔案學基礎理論和稅收業務專業知識以及計算機應用、辦公自動化、信息管理等技能，能夠適時、全面地提供稅收征管信息，為稅收事業發展建言獻策。為適應這一變化，必須對檔案管理人員進行培訓，培養檔案管理復合型人才。可以對檔案管理中心的專職檔案員以及分散在各稅務分局、稽查局、機關各部門的兼職檔案員進行全面培訓、統一管理，提高全體干部職工的檔案管理意識，營造關心、支持檔案工作的良好環境。

（六）升級系統，提升效率。當前大部分的電子檔案管理系統使用時間不長，還處于邊使用邊升級更新的狀態。根據檔案管理中心幾個月來實際使用的情況來看，某些功能配置方面還有待改進，如文書檔案等導出目錄還需更改，條形碼掃描的批量掛接暫時還無法使用，控件還需改進，分類類型還不是很齊全，影印系統與檔案系統的掛接導入也不是很穩定，上傳文件速度較慢等等，這些問題都有待得到進一步更新解決。

（作者單位：江蘇省蘇州地方稅務局）endprint