紐約公共圖書館的法人治理結構*

羅珊珊

（北京大學信息管理系 北京 100871）

紐約公共圖書館的法人治理結構*

羅珊珊

（北京大學信息管理系 北京 100871）

紐約公共圖書館在總館層面建立理事會,作為最高決策及監督機構。理事會成員包括表決理事、榮譽理事和終身理事，其職責各有區別。理事會設立若干常務委員會和特殊委員會，負責監督各部門的具體工作情況，并為理事會決策提供專業建議。其法人治理體系已經形成了較為完善的內部分權制衡機制和外部監督約束機制。

公共圖書館 法人治理結構 管理體系 運行機制

紐約公共圖書館（New York Public Library）歷史悠久，于1895年正式成立，現已成為美國最大的公共圖書館系統，共有88個分館、4個學術研究中心，覆蓋了紐約曼哈頓、布朗克斯和斯塔滕島等地，每年都能吸引超過1800萬的到館讀者以及來自200多個國家的數百萬網絡用戶。其法人治理結構經過長期探索，已經發展得相當成熟。

1 法人治理的基本架構

紐約公共圖書館體系龐大，下屬80多個分館，但各分館的具體業務工作有較高的相似性，因此，為了提高工作效率，實現對各分館的統一管理，紐約公共圖書館只在總館層面設置了理事會（Board of Trustees）。理事會作為圖書館的最高決策及內部監督機構，具有決定圖書館整體發展戰略及發展規劃、對重大事項進行決策、對各分館及分部門的工作進行指導與監督等權力。

理事會根據專家委員會擬定的候選名單，通過投票，選舉并任命各分館的管理層人員，由各館的管理層人員負責各自館內具體工作的領導及監督工作。圖書館的管理層人員主要應當包括：理事會主席（Chariman）及副主席；行政主管（Presidents）；首席圖書館管理者（Chief Library Officer）；安德魯·梅隆基金會主管（Andrew W. Mellon Director）；負責公共服務的副行政主管（Vice President for Public Service）；首席運營官（Chief Operating Officer）；首席財務官（Chief Financial Officer）；一個或多個高級行政主管（Senior Vice Presidents），副行政主管（Vice Presidents）及助理行政主管（Assistant Vice Presidents）；秘書長（Secretary）；財務主管（Treasurer）；法律顧問（General Counsel）；首席投資官（Chief Investment Officer）以及相應的秘書長助理，財務主管助理和其他理事會選出的管理人員。理事會還可以推選一個或多個可對圖書館事務提出建議，但無需對圖書館事務承擔相應責任的榮譽管理人員。各管理人員分工明確，分別負責圖書館不同類型事務的具體執行及管理職責。一方面，各分館的管理人員在遵照理事會制定的內部章程及相關規定的情況下，保留一定的自主決定權，可自行對館內的各項具體工作作出決策；另一方面，各分館的管理人員需定期向理事會匯報館內的工作情況，特別在遇到涉及圖書館長期發展的戰略性問題時，必須向理事會請示，不能擅自作出決定。

2 理事會的構成

為了確保理事會決策的公正性及科學性，理事會的產生需要經過嚴格的篩選及任命機制，一般都是通過選任制或委任制的方式，推選杰出的圖書館工作人員、政府部門代表及社會人士作為理事。

一般而言，理事會包括25-48名的表決理事（Voting Trustees）以及若干名名譽理事（Honorary Trustee）和終身理事（Life Trustee），其具體數目由理事會通過投票方式決定［2］。

三類理事的產生方式不同，其職責也有差異。

表決理事一般是由提名委員會提名，經理事會投票表決產生，任期三年，可連任。其中，有4名當然理事（Trustees serving ex officio）是來自政府相關部門的授權任命。為了充分反映各利益相關方的訴求，理事會的成員包括圖書館館長、市長、審計官、議會發言人等。但考慮到具體工作安排的原因，市長、審計官及議會發言人不一定親自參與到理事會的各項活動中來，可任命代表，代為行使表決理事的權利及義務。名譽理事是由連續擔任兩屆理事、持續服務兩個三年任期，期間對圖書館及社會有著突出的工作貢獻、卸任時年齡在70-75歲的理事組成的，任期為一年。而終身理事則是理事會考核已經卸任的理事的工作表現進行任命的，并無任期時長的限制。

從具體職責看，在理事會的日常會議上，只有表決理事才擁有投票表決權，名譽理事和終身理事雖然能參與相關事宜的討論，但并不能對其進行投票表決。而在各理事會下屬的委員會會議上，除了明確規定“終身理事無權參與執行委員會、審計委員會、投資委員會、提名委員會、發展與政策委員會及薪酬委員會的投票決議”這一特殊情況外，名譽理事和終身理事同其他委員會成員一樣，都擁有一票表決權。

此外，為了確保每次會議的參會理事總能達到法定人數，理事會的理事被簡單分為三個不同的組，每組在人數規模上大致相同。每年的年度選舉會議上都會有一組，即大約三分之一的理事需要重新競選。這就保證了在未來一年的理事會日常會議過程中總有足夠數量的理事能參與投票表決。

3 理事會決策機制

理事會在進行決策的過程中，一方面需要確保各利益相關方的利益訴求都能夠得到體現，保證決策的民主性，另一方面需要考慮圖書館長期發展的利益，保證決策結果的科學性。因此，除了規范理事會的推選機制及決策方式之外，理事會還會定期對各理事進行專業培訓。所有的理事在就職期間都會參與統一培訓，了解自身的具體職責，掌握決策過程中需要的與圖書館事務相關的基本知識。考慮到各理事的情況各不相同，根據其自身情況，培訓方式包括自行閱讀有關的指南或手冊，集中參與培訓課程或講座或者在線參與培訓課程等。

此外，理事會還設立了常務委員會（Standing Committee）與特殊委員會（Special Committee），負責監督管理層及各業務部門的具體工作，并為理事會決策提供專業建議。常務委員會作為理事會的常設機構，對各部門工作進行考核審查，并將審查結果反饋給理事會，為理事會的科學決策提供可靠的實踐依據。根據具體事務的類型劃分，設有以下幾個委員會：執行委員會（Executive Committee），審計委員會（Audit Committee），資金規劃及設施管理委員會（Committee on Capital Planning and Facilities），薪酬及人力管理委員會（Compensation and Talent Development Committee），發展委員會（Development Committee），財政委員會（Finance Committee），投資委員會（Investment Committee），提名委員會（Nominating Committee），項目規劃及政策委員會（Program and Policy Committee）。各委員會分工明確，各自負責不同領域具體事務的定期審核匯報及決策建議工作。

常務委員會一般只能由表決理事和終身理事組成，但理事會可任命非理事擔任任意常設委員會或其下屬小組委員會的顧問、不投票成員。特殊委員會則是理事會根據特殊事務增設的機構，在特殊事務處理完畢之后即可解散。但不論是常務委員會還是特殊委員會，其成員一般都是由理事會在年會上指定的，額外的指定或任命可在任意一次理事會的后續會議中進行。

委員會的每次會議都會記錄在案，并向圖書館的秘書長提供副本。同時，委員會主席本人或其授權的代表人員應當定期向執行委員會和理事會全體理事提供對其相關舉措建議的口頭或書面報告，為理事會的各項具體決策提供專業的參考意見。

4 監督機制

為了確保圖書館的各項業務的規范化及有序化，紐約公共圖書館不僅通過內部機構的分工與制衡來提高圖書館工作的業務效率，還通過外部的監督約束機制對其工作表現進行評估。

4.1 內部分權制衡機制

內部分權制衡制度具體主要體現在職能分工機制、用人機制、薪酬分配機制和績效評價這幾方面。

在職能分工機制方面，總體上看，紐約公共圖書館是由理事會進行決策，交由圖書館管理層及其下屬部門執行具體業務操作，全過程再由理事會及委員會共同監督。上至理事會、委員會，下至管理層各高級管理人員，圖書館都在其內部章程中對其具體職責范圍作出了明確規定，使各部門及其工作人員能夠各司其職。

在用人機制方面，理事會理事、委員會委員以及各高級管理人員一般都應當由提名委員會擬定候選名單，再經理事會投票決定進行任命。整個過程公開透明，確保人才得到重用。

在薪酬分配機制方面，理事會成員屬于社會公益職位，不接受任何形式的薪酬補助，但可接收作為圖書館管理人員或工作人員等非理事職位服務的工作報酬。并且，為了確保理事會成員沒有機會借職務之便謀取私利，薪酬委員會、審計委員會、財務委員會等都有比較嚴格的規定，對理事的行為進一步進行了規范。

在績效評價機制方面，除了各部門上級領導對其的直接評估之外，理事會設置的各類常設委員會分別負責審核各部門的具體業務，并針對其評估表現，向理事會匯報并提出相關建議。

這些機制促使內部各部門及工作人員能夠明確自身的職責范圍，并能夠有效對其進行績效評價與監督，促使各業務部門工作效率能夠有效提高。

4．2 外部監督約束機制

圖書館的外部監督約束力量主要來自政府相關部門及社會群眾。

政府對圖書館進行監督的方式主要有兩種：

（1）派遣代表作為理事會成員，參與到圖書館業務的決策與監督工作中。紐約市市長、審計官、議會發言人等都可親自參加或者派人參加圖書館理事會的各項工作中，監督圖書館是否依照有關法律規定正常運轉。

（2）審核圖書館年度財務預算報告、財務報表等財務報告，以此確定需要向圖書館投入資金的數目。紐約公共圖書館的日常運營及維護資金主要來自基金會收入、社會捐贈及政府投入，并且以政府投入為主。因此，在圖書館定期公開的年度財務預算報告、財務報表等文件上，會具體羅列出各類資金來源的數目，以及該年度圖書館需要支付的各類項目運作、基本建設等所需費用，政府可以根據這些財務報表對其工作進行監督。

社會群眾則主要通過圖書館定期公開的財務報表、年度報告等文件，對其工作成效進行監督，并且可通過直接給理事會主席及其他高級主管寫信、網絡留言等方式行使監督權力。而且，理事會的會議除某些涉及保密事宜的特殊會議之外，社會公眾可根據圖書館首頁公布的會議時間及地點，到會議現場參與會議的討論。

綜上所述，紐約公共圖書館通過法人治理的方式對圖書館進行管理，一方面使得決策權、執行權和監督權相互分離，推動了業務效率的提高；另一方面，使得圖書館管理有章可循，使其變得更加規范化。雖然紐約公共圖書館在推行法人治理結構的過程中也曾遭遇困境，但在歷經多次對理事會的組織結構及管理章程的調整之后，逐步形成了目前比較完善的管理體系，這對于其他圖書館的管理機制改革無疑有著重要的參考價值及借鑒意義。

［1］About The New York Public Library［EB/OL］.［2013-06 -30］.http://www.nypl.org/help/about-nypl.

［2］New York Public Library bylaws［EB/OL］.［2013-11-20］. http://www.nypl.org/sites/default/files/nyplbylaws.pdf.

［3］Handbook for Library Trustees of New York State［EB/ OL］.［2013-06-30］.http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trus tees/handbook/index.html.

［4］President and Leadership［EB/OL］.［2014-01-05］.http:// www.nypl.org/help/about-nypl/president-and-leadership.

［5］Ethics and Conflicts Policy for Trustees and Officers［EB/ OL］.［2010-05-12］.http://www.nypl.org/sites/default/files /trustee_officer_policy_amended051210.pdf.

［6］Past Annual Reports［EB/OL］.［2013-06-30］.http://www. nypl.org/help/about-nypl/annual-report/past-reports.

The Corporate Governance Structure of the New York Public Library

The New York Public Library has a single Board of Trustees in the main Library,which is charged with the full power to manage and control the property and affairs of The New York Public Library.The trustee,including Voting Trustee,Honorary Trustee and Life Trustee,have different duties.The Board of Trustees establishes several Standing Committee and Special committee to oversee the daily work of different departments,and to offer professional advice.The corporate governance system in the NYPL has a sound supervision system both internal and external.

public library；corporate governance；management system；operating mechanism

G259

A

1003-6938（2014）02-0017-03

羅珊珊（1990-），女，北京大學信息管理系碩士研究生。

*本文系國家社科基金重大項目“加快公共文化立法，提高文化建設法制化水平研究”（項目批準號：12&ZD032）研究成果之一。

2014-04-20；責任編輯：魏志鵬