公務活動中口頭匯報的禮儀技巧

文/張茹

在公務活動中，口頭匯報是公務人員將有關的工作資訊經(jīng)過分析、研究、總結后向上級或全體下級及時、準確的進行面對面的、座談式的告之、溝通或切磋的必要環(huán)節(jié)。匯報和接受匯報的雙方以禮相待、遵守程序并執(zhí)行禮儀，對于個人而言，是上下級雙方增進了解的良好機會，有利于上級在下級面前樹立威信，下級在上級面前展示口才、能力和形象。對于工作而言，可以上情下達或下情上通，掌握工作進展、解決困難和問題，為上級決策指導和下級跟進執(zhí)行提供依據(jù)。

一、周密的準備

凡事預則立，不預則廢。在匯報前，匯報雙方應有的放矢地做好必要的禮儀性準備。

（一）時機。例行匯報需按部就班，特殊匯報應力求短小精煉。確定匯報時間應事先征求上級的意見，并預估和遵守時間。匯報的時間不宜過長，以免耗費不必要的精力。用餐、休息、休假時不宜匯報工作，對方忙于其他事務時應避免打斷。

（二）地點。由上級屈就下級來聽取匯報是不禮貌的行為，因此，匯報的地點一般由上級確定，下級不宜擅自決定。常設在會議室、辦公室等正式場合，不宜在餐廳、走廊、電梯或嘈雜的場所匯報要事，不宜公開的事情應回避眾人。匯報場所應整潔干凈，桌椅座位按照會議中的位次進行擺放，準備必要的茶具、紙筆、材料等用具和設備。

（三）主題。主題要鮮明，不易太多，防止內容分散、主次不分、勞而無功。要提前確定匯報的主題，以便圍繞具體的內容來搜集材料、梳理思路。應站在對方的角度來設想可能提出的問題和質疑，抓住中心，列好提綱，力爭做到內容翔實而不空洞。

二、謙恭的態(tài)度

態(tài)度決定人的內心情緒和行為表現(xiàn)。匯報和接受匯報的雙方愉快的合作和融洽的氣氛會激發(fā)參與的熱情、提高工作效率、促進工作的順利開展。

（一）謙恭。尊敬是禮儀的根本原則。匯報中，無論對方的態(tài)度怎樣，都應將尊重對方放在第一位，匯報者和匯報對象任何一方的傲慢、責難、逞強都是失敬之舉。匯報者應謙虛謹慎、沉穩(wěn)冷靜、不驕不躁，不要抬高自己打擊別人，不要面露慍色、惱羞成怒、使人難堪。聽取匯報時應認真嚴肅、殷切謙和、平易近人、專心致志，不宜隨時發(fā)火、喜怒無常、冷淡無情。

（二）誠實。實事求是、客觀公正。下級不能在上級面前打同級的小報告，要老老實實、誠心誠意地還原工作的原貌，不能為了圖表揚怕批評而好大喜功或專講上級愛聽的話。同樣，上級將工作情況切切實實地向大家交待會贏得下級的體諒與支持。

三、翔實的內容

為了使對方了解情況、通曉過程，內容的翔實是匯報的重要因素。

（一）精煉。匯報伊始，可首先進行簡短的禮貌性寒暄，對領導的幫助和信任表示感謝，對他人的付出和努力給予認可，對自身的不足表達歉意等，以使匯報有良好的開端。匯報過程中，對事情的發(fā)展背景和過程不宜講得太細，成績不必過多渲染，問題和解決方案應重點分析；內容應突出中心、擇其要點、結構鮮明、精煉概括；論證說明要邏輯嚴密，論證充分。匯報結束，可誠懇地請求批評指正。

（二）準確。匯報的材料要真實準確。弄虛作假、請功擺好、欺騙隱瞞是對上級和群眾的最大不敬。匯報的具體內容要客觀、公正、確切，不對材料和事實進行修飾和加工，不拔高成績、不掩飾過錯，對時間、地點、人員、數(shù)據(jù)等描述準確，對事情的發(fā)展過程和例證要交待明白，不講套話、假話、空話、廢話。

四、得體的形象

有了思想和內容上的禮貌性準備，匯報過程中就要注意和把握好行為規(guī)范中的諸多禮節(jié)性細節(jié)與技巧。

（一）著裝和儀表。正式的匯報應著正裝且儀表整潔，以給人精神振奮、精明干練、端莊大方之感。不可穿得過于隨意與邋遢，否則過于懶散、放松的氣質會使匯報的氣氛過于松散、懈怠，降低匯報質效。匯報雙方要多注視、常微笑，不時地互換交流理解、鼓勵、友好、熱情的眼神和表情，通過態(tài)度、表情、眼神、語氣等以示對匯報的濃厚興趣和積極態(tài)度。

（二）傾聽和言辭。匯報中貴在洗耳恭聽，尤其是不順耳的話也要聽得進去。認真聽、認真記、認真分析，不隨便打斷對方的思路，不追問對方的疏漏。可以委婉地啟發(fā)和提示，使切入的話題變得流利、順暢；也可以及時肯定和鼓勵，使匯報富有建設性并趨同一致。對匯報人的談話應盡量給予當場答復或適時的回應。匯報者要吐字清晰、語氣和語調溫和、聲音大小恰當適中，多使用敬語、雅語和謙語。談成績時忌趾高氣揚，談缺點時忌閃爍其詞，激動時忌粗門大嗓，求證時忌支吾敷衍，辯論時忌爭吵沖撞。

（三）舉止和行為。匯報時的體態(tài)要文雅大方、彬彬有禮。誠惶誠恐、靦腆木訥、面紅耳赤、撅嘴皺眉、閉目養(yǎng)神、手勢夸張、語無倫次、走調失聲等都影響匯報和聽取的質效。受邀時，應聽從安排、講究次序、保守秘密；歡迎時，應主動讓座、整理材料、端茶倒水；交流時，應身體前傾、點頭示意、掌心指引；告別時，應感謝賜教、誠懇挽留、期待祝愿。

綜上所述，口頭匯報是一種經(jīng)常性的溝通協(xié)調、統(tǒng)一思想的工作模式，只有遵守規(guī)范和禮儀秩序才能充分發(fā)揮其促進和推動工作的作用。