信息時代對辦公室人員工作能力的挑戰

文/岳彩萍

辦公室既是一個單位的綜合管理部門，又是一個具體的辦事機構；它擔負著上傳下達、對外交往、對內服務等大大小小很多繁重瑣碎的工作；它既是單位的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心，也是各項工作正常運轉的中樞機構。所以，在如今這個信息時代，它的職能除了參謀、助手、協調、服務、后勤保障、督辦等方面工作外還涉及檔案信息資料的收集和管理等方面，這就要求辦公室工作人員不僅要具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗，還要適應如今這個信息時代辦公現代化的需要，才能確保各項工作的正常運轉。那么，在如今這個信息時代，辦公室工作人員應具備怎樣的能力，才能適應現代辦公的需要呢？

（一）培養學習能力，迎接新的挑戰。辦公室人員要樹立“活到老學到老”的思想，與時俱進，努力掌握新知識，使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問題的能力、調查研究能力、綜合協調能力，不但要學習文書學、邏輯學、應用寫作、檔案管理、行政管理、保密守則、秘書學等相關知識，還要學習歷史、哲學、法律、金融、財稅、科學、社會保險、人力資源等方面的知識，更要學習現代化辦公所需的電腦知識，不斷拓寬知識領域，更新知識結構，增強分析、應對、解決各種所面臨問題的能力和綜合協調能力，提高自身的業務水平，迎接辦公室工作在新環境下的新挑戰。

（二）努力提高行文、辦事能力。行文、辦事是辦公室日常工作的主要特點。如今這個信息時代，給行文、辦事帶來了很多方便。

在行文方面:文件的草擬、審核、簽發、復核等，都可以利用現代辦公設備，在網絡上進行；同時還可以從網上搜索相關資料，擴大知識量，提高公文的正確率和可信度，提高工作效率；并可以豐富文件的內容。

在辦事方面:辦公室的日常事務，值班工作、電話接待工作、來客接待工作、印章的管理和使用、開具各種證明信函等等，其中的很多工作如今也都可以利用網絡來完成；如購置辦公用品，儀器設備，可以利用網絡選購，比較質量、價格，并且從網上購買、送貨上門，這樣既節約了人力物力，并且直觀方便。而且辦事效率也提高了。而單位內部的各種通知、公示或告示等，也可通過本單位內部的公共郵箱進行發布及收集反饋等。

（三）增強檔案信息資料的管理能力。檔案信息工作也是辦公室工作的重要內容，既能對領導的工作起到參謀、參考作用；也能對本單位的工作不斷地總結經驗、汲取教訓，以利不斷改進，起到很大作用；還具有積累、記錄、保存本單位的歷史、榮譽、成就等檔案資料的作用。在網絡環境下，各類檔案信息生成的大量電子文檔，因載體小，承載信息量大，檢索、利用極為方便，是對紙質文檔的有力補充。

利用網絡，可以提高檔案信息資料收集的完整性和時效性。而網絡化管理，又可以實現圖書、情報、檔案、資料的一體化管理。并且還可以通過互聯網及時地獲取外部信息，準確、全面地收集和分析有管理、發展意義的各種相關信息，從而更好地滿足對信息多方面、深層次的需求，以利于發揮本單位強大的整體效應，進而為本單位在改革開放大潮中進一步提高市場競爭力作出更大的貢獻。

（四）提高信息分析處理能力。在如今這個信息時代，辦公室工作人員的信息能力主要是指在工作實踐活動中所應具備的對日常工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。這主要包括4個方面的內容:一是信息獲取能力。辦公室工作人員除了充分利用好內部信息網絡以外，還應認真建立并掌握自己的信息渠道，善于開發日常工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取本單位相關工作所需的信息。二是信息選擇能力。當今時代是一個信息時代，增強信息選擇意識是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦公室工作人員每天接觸的各種公文、請示、批示、報告等材料中含有大量信息，辦事人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的篩選、取舍，把最有用的信息提供給領導以為參考。三是信息預測能力。辦公室工作人員通過自己對有關情況、資料的熟悉、占有、掌握程度以及對信息的敏感度，應能夠對事物的發展做出正確的判斷、推理和科學的預測、合理的評估，為領導決策提供參考。四是信息處理能力。主要是指對本單位相關信息的加工、開發、傳輸、存貯以及吸收等能力。

（五）提高創新能力，應對激烈競爭。在如今這個信息時代，辦公室工作創新，主要是指理念創新、辦公技術創新和思維創新。就是要針對新情況、新問題，樹立以決策為中心，以人為本、傳統與開拓創新相結合的新型服務理念；熟練使用辦公自動化技術、網絡技術、數據庫技術等先進的辦公設備、辦公手段，以實現辦公室工作的信息化、數字化，提高工作的效率和質量。而且，要始終關注經濟和社會發展的趨勢，做到計劃性和靈活性相結合。這樣，不僅能使辦公室的工作不斷出新，也能在做領導的參謀時，使本單位的工作得以不斷出新、更上層樓，進而促使本單位的各項工作紅紅火火，不斷發展壯大。

（六）增強適應能力，跟上單位發展步伐。辦公室人員要根據網絡信息時代社會經濟的發展和單位改革的實際，從自身素質和能力上主動適應單位發展的要求，面對知識經濟時代的挑戰，增強主動性，從業務技能、工作環境、管理機制等各方面增強自己的適應能力。網絡信息時代社會經濟的發展的主要特點是工作和生活節奏越來越快，市場化程度越來越高，高科技信息通訊與辦公設備層出不窮、更新迅速，這就要求作為協調和服務機構的辦公室工作人員適應不斷變化、日新月異的工作環境；而單位改革則屬于改革開放形勢下的大趨勢，事業單位轉企、公務員改革、“三公”公開、退休制度改革等都是很多單位所面臨的單位改革的新形勢，而與之密切相關的各單位的辦公室，更要認真領會吃透上級的有關方針政策，為本單位領導有效實施這些方針政策當好參謀，服好務。

（七）提高溝通能力，加強內部交流。在如今這個信息時代，溝通是指利用高科技進行的溝通。即:可以充分利用內部局域網的眾多溝通功能，發布內部文件的網上公告板，及時將那些周知性的事宜加以公布；或將一些文件、報告等信息通過內部局域網發往單位的各個部門；也可通過E-mail，不僅可以像傳真機一樣傳送文件、數據、表格，還可以增加內容的色彩信息，增強信息的保密性，同時便于內部交流，也便于接收者修改并存儲于計算機內。而且重要的是，其費用比傳真機便宜，并且使原先一對一單調的語音溝通立體直觀化。比如，有關福利條款的修訂，關于節假日的休息日程安排等信息，包括很多規章制度、考核標準等的征求意見稿；不論是常規的還是非常規的，都可以快捷地把信息傳送到每個員工手里。

還有內部局域網提供的電子郵件服務，這也是內部員工相互通信的快捷通道。與互聯網上提供的電子郵件相比，公司內部網提供的電子郵件服務更加具有針對性，不僅可以用于一對一，還可以實現單對多、多對多的通信與溝通；而且可以采用標準的通信格式。內部網絡為企業管理人員與員工的對話提供了絕佳的平臺，實現了管理人員與員工間的平等溝通。而QQ作為一種即時通信軟件，源于國際流行軟件ICQ。由于該軟件是共享的，因此目前它既可在內部網也可在互聯網上使用。QQ的主要功能有語音聊天、視頻聊天、傳輸文件、發送語音郵件、接收郵件、查詢網絡資訊和使用聊天室等。有些單位甚至要求每位員工一上班就得打開內部網的QQ，既證明你已出勤；也可使需要與你有工作上的溝通交流的同事方便與你溝通、交流，使需要通知和發布相關信息的辦公室與各部門領導及該部門相關的同事方便溝通、交流。以提高工作效率。但正如一切事物都具有兩面性一樣，這種溝通方式也有它的缺點，即不像面對面聊天或促膝談心那樣直接、溫暖、親切，而且也使單位內部的人與人之間的交流、溝通都顯得非常虛幻、有距離感，同時也顯得有些冷冰冰的。如何使這種“雞犬之聲相聞，老死不相往來”般的溝通交流更加人性化、消除距離感，變得親切、熱情。只有在利用內部局域網這種新的信息傳遞方式傳遞各種信息的同時，不斷地豐富傳遞方式，或探索出更有感情色彩的傳遞載體形式。

信息是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展進步，信息的價值將不斷飚升。世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒就曾預言過:“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界。”在這個快速發展的信息時代，辦公室工作人員更應掌握好網絡信息化的相關知識，提高信息素養和信息能力，才能全方位地為本單位領導及整個單位做好服務，很好地完成自己本職的各項日常工作，以適應如今這個信息時代對辦公室工作所提出的更新及更高的需要。