加強高校二級學院辦公室管理的新策略

文/曾才彬

二級學院是高校中一個基本的教學與管理機構，承擔了教學、科研和學生管理等具體工作。作為其所屬的綜合性管理部門，二級學院辦公室是學院組織協調的橋梁和紐帶，同時也是學院內外交流的窗口，其管理水平的高低直接關乎學院，甚至學校的整體發展。目前來看，伴隨著我國高等教育改革發展不斷深化的新形勢，二級學院辦公室工作遇到了越來越多的挑戰，也存在一些問題，如管理理念陳舊落后；工作人員整體綜合素質不高；工作人員隊伍專職化程度太低；缺乏完善的規章制度。因此，新形勢下二級學院辦公室必須進一步轉變思想觀念、更新工作方法，提高辦公效能，以適應我國高等教育改革的迫切需求。

一、轉變思想觀念，樹立創新、服務的管理理念

辦公室創新不僅是管理方法的創新，更是理念和過程的創新。二級學院領導和辦公室人員要不斷吸收和借鑒先進的、符合實際的先進管理經驗，改變舊有的思想觀念，不斷總結、完善、提高。服務工作是整個高校和二級學院辦公室工作的中心點、出發點和落腳點。為領導服務、為部門服務、為教學服務、為師生員工服務，這些服務工作都不能停留在口頭上、表面上。因此，二級學院辦公室全體人員必須提高服務意識，耐心、細致、熱情地將面對的大量具體、瑣碎的問題逐一妥善加以解決。在繁瑣平凡的工作中為高校的教學、科研默默耕耘，從而達到管理育人、服務育人的最佳效果。

二、加強學習、交流，提高辦公室管理工作人員的綜合素質

要想提高辦公室管理的工作質量和效率，充分發揮辦公室的重要作用，就必須要提高辦公室管理人員的綜合素質，其主要包括以下方面：

（一）思想素質。辦公室管理工作人員一定要具備高尚的思想品質和政治素質，不斷加強政治理論學習，了解掌握黨的政策，貫徹黨的教育方針，在黨中央“人才強國”戰略的實施中，更好地掌握有關教育、人才培養方面的政策法規等。同時還要熟悉學校和二級學院各種規章制度，提高自身對工作的思想認識，樹立起正確的工作思想和人生價值觀，用發展的眼光看待自身的工作，面對工作中遇到的難題，應該冷靜分析，抓住問題的本質來解決。

（二）業務素質。辦公室管理工作人員的業務素質越高，辦公室的管理水平、管理質量也就越高。要加強各種形式的業務培訓，組織工作人員出去參加社會上的學術交流活動，請經驗豐富的優秀管理專家進來交流，讓他們有機會經常和外界同行切磋辦公室工作的經驗，開闊視野、提高業務能力。辦公室工作人員除了做好行政方面的事務，還應結合所屬二級學院專業方面的工作，有針對性地學習和提高自身業務水平。這樣在涉及到學院人事工作、科研和學科工作、學生工作等時，工作人員均能夠較好地完成工作任務，從而提高二級學院辦公室的工作效率。

三、提高認識，建立專職辦公室工作隊伍

二級學院辦公室管理隊伍的人員多由新引進的青年教師、輔導員或其他行政管理部門人員轉職而來，而且大多數高校沒有制定完善的二級學院辦公室工作人員專職化發展政策。特別對于新引進的青年教師、輔導員，因其將在一年或兩年后回到專職教師隊伍或輔導員隊伍，也就導致了隊伍的不穩定。因此高校應該提高認識，加強二級學院專職化辦公室隊伍的建立，有目的地選拔、培養辦公室工作人員，促進辦公室工作隊伍的正規化管理。

四、加強管理，建立健全辦公室相關規章制度

建立健全辦公室相關規章制度，就是針對辦公室的管理將各類辦事流程、行為準則等以條文的形式確定下來，這是提高二級學院辦公室管理的規范化、制度化的關鍵。為此，二級學院要明確辦公室工作職責，將辦公室各項工作納入管理規范之中，對辦公室的管理制度不斷進行修訂和完善，使二級學院辦公室的管理和發展在規章制度的前提下有序推進，實現辦公資源的效益化，工作人員行為的規范化，切實提高學校和二級學院的管理水平。