淺談高職院校檔案前端質(zhì)量控制管理

文/曲耀春

高職院校的檔案是辦學歷史的見證，是全體教職工智慧的結(jié)晶，是評價教育教學質(zhì)量和科研成果的重要依據(jù)。高職院校的檔案質(zhì)量控制作為檔案工作中需要重點掌握的管理手段，必須要與教育教學職能活動同步實施檔案前端控制，這既是確保檔案質(zhì)量、提高檔案管理效率的前提保障，更是提升檔案管理總體水平的關(guān)鍵。

一、影響高職院校檔案前端質(zhì)量控制的主要因素

（一）缺乏系統(tǒng)的質(zhì)量管理標準。高職院校檔案質(zhì)量包括內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。內(nèi)在質(zhì)量是指檔案形成的真實性、準確性和完整性；外在質(zhì)量是指檔案形成時的介質(zhì)、書寫字跡以及規(guī)范整理后達到國家標準。當前，檔案質(zhì)量管理僅僅是強化檔案質(zhì)量內(nèi)在和外在的某幾個指標，而未形成檔案質(zhì)量管理標準的全方位優(yōu)化。

（二）缺乏全面的質(zhì)量管理機制。學校檔案管理與其他教育教學職能活動具有伴生性和依附性。在高職院校檔案管理中，“歸檔”環(huán)節(jié)既為檔案的接收環(huán)節(jié)，也是檔案的最終呈現(xiàn)形式。按照職能分工，檔案部門缺乏對歸檔前文件材料質(zhì)量的有效控制，檔案的原始屬性又決定了交接后的檔案難以再進行更改。

（三）缺乏對檔案質(zhì)量管理內(nèi)涵的認識。隨著高校檔案工作的不斷規(guī)范，高職院校檔案制度建設(shè)取得了長足發(fā)展，但是，這些制度多數(shù)局限于檔案最終環(huán)節(jié)的管理和控制，而輕視文件資料產(chǎn)生環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。職能部門或?qū)⑽募|(zhì)量視為簡單的“摳摳字眼”，或單純依賴事后的審核、檢查和把關(guān)，或認為質(zhì)量管理是檔案管理部門分內(nèi)的事，與己無關(guān)，沒有形成全員質(zhì)量意識。

（四）缺乏檔案超前控制實質(zhì)性的實踐。近年來，檔案超前控制提得很多，但是，檔案超前控制工作與全面質(zhì)量管理的結(jié)合并不夠，執(zhí)行起來比較困難。包括文檔一體化管理，網(wǎng)上適時歸檔等，這些措施可以對檔案質(zhì)量管理起到控制與反饋的作用。但在實踐操作中，只是相對簡化了歸檔流程，對檔案質(zhì)量關(guān)鍵環(huán)節(jié)仍起不到有效的管控，文件不合格因素無法及時消除。

二、高職院校檔案質(zhì)量前端控制的實施流程

質(zhì)量控制過程，可分為計劃、實施、檢查、處理4個階段8個具體步驟，構(gòu)成一個循環(huán)過程，被稱為“八循環(huán)”，又稱“戴明循環(huán)”。從管理本身來看，管理并無領(lǐng)域的區(qū)分，就高職院校檔案質(zhì)量控制而言，戴明循環(huán)在檔案全面質(zhì)量建設(shè)中的應(yīng)用是可行的。具體步驟如下：

第一步：發(fā)現(xiàn)問題。即經(jīng)過調(diào)研，統(tǒng)計分析檔案管理過程中反映的質(zhì)量問題，確認質(zhì)量狀況。首先要從公文擬撰開始，包括從各部門、每位工作人員的自身查找問題，使其自覺地樹立檔案質(zhì)量意識。

第二步：分析原因。即找出產(chǎn)生質(zhì)量問題的原因。

第三步：找出關(guān)鍵性因素。即找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

第四步：制訂糾正偏差的措施。即對文件質(zhì)量影響最大的因素采取對策。對策應(yīng)包括解決問題的方法、組織保障、執(zhí)行人、具體步驟和措施、完成時間、檢驗效果的手段等。

第五步：執(zhí)行對策。即動手解決實際問題，組織實施解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。

第六步：檢查效果。即再次尋找問題，以多種方法檢查檔案質(zhì)量實際情況和收到的效果，尋找存在的問題和不足。

第七步：總結(jié)經(jīng)驗。即總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，并將其納入標準。把檔案質(zhì)量管理成功的經(jīng)驗和失敗的教訓都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

第八步：總結(jié)教訓。即找出遺留問題，轉(zhuǎn)入下一個循環(huán)。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。

通過上述8個步驟往復不間斷運行的過程，每一次循環(huán)的結(jié)束就是下一次循環(huán)的開始，每次循環(huán)都有新的目標和內(nèi)容，都意味著文件質(zhì)量在新的基礎(chǔ)上會獲得新的提高，從而形成檔案質(zhì)量閉環(huán)管理，達到檔案質(zhì)量全面提升。

三、高職院校檔案前端質(zhì)量控制的實現(xiàn)途徑

（一）建立檔案質(zhì)量保障體系。制訂各類標準和制度并認真實施標準，建立嚴密、高效的管理網(wǎng)絡(luò)，明確各環(huán)節(jié)、各工作人員在文件質(zhì)量控制中的任務(wù)、職責和權(quán)限。建立靈敏有效的文件質(zhì)量信息反饋機制，及時、有效地掌握文件質(zhì)量動態(tài)，加強質(zhì)量分析，對文件質(zhì)量實施有針對性的調(diào)控。同時，要加強質(zhì)量考核，獎優(yōu)罰劣，形成一個質(zhì)量監(jiān)控管理的有機整體。

（二）全面提高各級各類工作人員的素質(zhì)。形成科學的培訓制度，使各類工作人員都能得到有效的思想教育、政策法律教育和基本技能、專業(yè)技能、文件技能的訓練。應(yīng)堅持不經(jīng)文件工作崗位培訓不上崗的制度。特別是領(lǐng)導者重視和積極參與對文件質(zhì)量控制至關(guān)重要，領(lǐng)導者過問并親自動手解決問題，自覺接受質(zhì)量控制措施的約束，文件質(zhì)量控制才能真正落在實處。

（三）明確崗位質(zhì)量責任。檔案管理分工中要特別注意使領(lǐng)導者與具體工作人員間工作量分擔均衡，采取措施解決領(lǐng)導者文件負擔重、具體工作人員不能更多地參與決策和輔助決策的問題。文件工作人人參與、分散進行的特點，使文件質(zhì)量控制不可能做到每時每刻“人盯人”的方式進行，而必須在一定程度上依賴于激發(fā)崗位責任感，依靠“自覺”創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)，而以各種方式明確工作人員的崗位質(zhì)量責任，則非常有利于激發(fā)這種“自覺”。

（四）建立穩(wěn)定的工作人員隊伍。要采取措施，解決好文件工作人員隊伍不穩(wěn)定的問題，要承認“文件專家”的存在和他們的作用，并使他們樂于長期在崗位上發(fā)揮這種作用。

（五）改善工作環(huán)境。應(yīng)在客觀物質(zhì)條件允許的情況下，認真改善辦公環(huán)境。事實證明，這些措施更具根本性，能更直接、快捷、有效地提高文件質(zhì)量。