可行性圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)

寧勇 劉戀

摘 要：本文通過對圖書館辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的幾個(gè)誤區(qū)，以及建設(shè)中所存在的問題進(jìn)行闡述，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對建議，希望在圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)工作中，形成一套可行的建設(shè)體系，希望能對建設(shè)辦公自動化起到一定的積極作用。

關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng)；圖書館辦公；可行性建設(shè)

1 圖書館辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的幾個(gè)誤區(qū)

1.1 強(qiáng)調(diào)獨(dú)立開發(fā)與功能齊全

目前，部分圖書館管理人員有一個(gè)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的誤區(qū)，過于強(qiáng)調(diào)辦公自動化系統(tǒng)的獨(dú)立開發(fā)，要求能夠隨時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，滿足于圖書館自身的辦公需求。這樣的做法不太科學(xué)合理。因?yàn)椋?dāng)前辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，已經(jīng)非常成熟，整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)涉及到的技術(shù)較多。如果強(qiáng)調(diào)獨(dú)立開發(fā)，是不可能獨(dú)立開發(fā)出一套優(yōu)秀的辦公自動化系統(tǒng)軟件。并且現(xiàn)在的辦公自動化系統(tǒng)融合許多管理理念，對于一名程序員開發(fā)人員來說，對于這些管理理念并不熟悉。而且獨(dú)立開發(fā)一套辦公自動化系統(tǒng)，耗時(shí)、耗力、耗財(cái)，雖然可能在一定程度上可以進(jìn)行隨時(shí)改進(jìn)，但是對于工作人員對系統(tǒng)的掌握并不是一件好事，這對于使用者來說會有得不償失的結(jié)果。對于功能方面來說，目前許多成熟的辦公系統(tǒng)，已經(jīng)發(fā)展的很成熟，許多功能都是可以進(jìn)行無限擴(kuò)充。但對于正常的圖書館辦公工作來說，并不是需要許多的功能，而且一套功能繁雜的系統(tǒng)，反而會影響到工作人員的使用，同時(shí)也增大了系統(tǒng)的維護(hù)成本。

1.2 強(qiáng)調(diào)“以貴為好”想一步到位

目前，許多圖書館并不具備自己開發(fā)辦公系統(tǒng)的能力，所以會對外進(jìn)行采購。但是在采購過程中，經(jīng)常會以價(jià)格的高低來衡量系統(tǒng)的優(yōu)劣。這樣的理念是錯(cuò)誤的，價(jià)格低廉的系統(tǒng)，有可能是一個(gè)小公司或者是個(gè)人開發(fā)的系統(tǒng)，在整個(gè)系統(tǒng)中存在許多的漏洞與BUG。而且售后服務(wù)也難以得到保證。價(jià)格高的系統(tǒng)，雖然在功能和穩(wěn)定性上較強(qiáng)，但是這些系統(tǒng)大多都是一些附加功能，這些功能增強(qiáng)了設(shè)計(jì)成本，從而造成辦公系統(tǒng)的價(jià)格高漲。所以通過價(jià)格來衡量系統(tǒng)的低劣是不對的，主要判斷一個(gè)產(chǎn)品優(yōu)劣，要看它是否適合需要。有的圖書館管理人員，認(rèn)為價(jià)格高的系統(tǒng)，是可以一步到位，一勞永逸的。這也是一種非常錯(cuò)誤的理念。在進(jìn)行軟件選擇的過程中，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級的軟件。所有的辦公自動化軟件，目的是為了提高辦公效率，而不是根本意義上去解決管理問題，只是利用一種較為先進(jìn)快捷的方式來幫助工作人員更有效地完成工作。

2 圖書館辦公自動化建設(shè)存在的問題

2.1 辦公系統(tǒng)培訓(xùn)不到位影響對系統(tǒng)的使用

辦公系統(tǒng)的投入使用，需要針對使用人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。許多圖書館在自動化系統(tǒng)培訓(xùn)時(shí)，采用的是脫離上機(jī)操作，經(jīng)常以理論講解來代替實(shí)踐操作。這樣的培訓(xùn)方式對于工作人員來說，難以形成良好的實(shí)操記憶。對于系統(tǒng)的使用受到了一定程度的影響。

2.2 辦公系統(tǒng)了解不足導(dǎo)致功能使用受到影響

辦公系統(tǒng)的目的，在于利用快捷方面的功能提高人們辦公的工作效率。當(dāng)前有許多圖書館的功能是被閑置的，這樣本質(zhì)上對于工作效率的提高，沒有達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)與水平。多數(shù)圖書館辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)管理與文檔管理等方面的功能沒有使用，僅是局限于文字處理方面的工作。使用過程中，沒有對系統(tǒng)進(jìn)行仔細(xì)的了解，許多的工作處理還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式。這些功能不使用，從一定程度上影響到了業(yè)務(wù)的開展以及領(lǐng)導(dǎo)的決策。

3 突出誤區(qū)以及解決問題的幾點(diǎn)建議

3.1 領(lǐng)導(dǎo)需要提高自動化辦公系統(tǒng)建設(shè)的重視程度

在自動化辦公系統(tǒng)建設(shè)中，圖書館內(nèi)的工作人員都是需要進(jìn)行使用的必要工作工具，這樣才能體現(xiàn)出辦公系統(tǒng)的使用效果。在辦公自動化系統(tǒng)流程中，許多業(yè)務(wù)都是與領(lǐng)導(dǎo)的決策相聯(lián)的。因此，圖書館領(lǐng)導(dǎo)需要起帶頭作用，促進(jìn)普通工作人員的使用積極性和主動性，從而保證辦公自動化系統(tǒng)的使用效果。

3.2 對系統(tǒng)進(jìn)行仔細(xì)規(guī)劃與了解，提升全員的操作水平

辦公自動化系統(tǒng)可以說，只是圖書館使用的多個(gè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)系統(tǒng)。整個(gè)系統(tǒng)是以數(shù)字化和電子化體現(xiàn)的。但是在辦公系統(tǒng)中，一些專業(yè)軟件是不可能被其替代的。比如：財(cái)務(wù)、人事等方面的專用軟件。但是可以對系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃整合，充分發(fā)揮出辦公自動化軟件在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢。要發(fā)揮出系統(tǒng)應(yīng)有的水平，隨著單位的管理水平、工作人員的操作使用水平的提高，使用效果也將逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)圖書館的自動化辦公系統(tǒng)使用達(dá)到一定的階段和水平之后，會出現(xiàn)一些管理問題和業(yè)務(wù)需求，這樣的發(fā)展過程對于推動系統(tǒng)發(fā)展有非常重要的推動力。

3.3 依照系統(tǒng)特點(diǎn)進(jìn)行協(xié)同實(shí)施并進(jìn)行優(yōu)化

在進(jìn)行辦公系統(tǒng)的實(shí)施過程時(shí)，需要依照系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行合理的分工。相互配合完成系統(tǒng)的建設(shè)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門，需要配合技術(shù)部門做好技術(shù)方面的指導(dǎo)和輔助，以便技術(shù)部門進(jìn)行需求調(diào)研和試用。通過與開發(fā)方或者是技術(shù)部門的溝通，為系統(tǒng)的開發(fā)提出一份良好的建議文件。辦公自動化系統(tǒng)的本質(zhì)是一套管理信息系統(tǒng)軟件，在其需求調(diào)研和開發(fā)使用過程中會發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互沖突的地方。當(dāng)與原來管理方式出現(xiàn)沖突時(shí)，應(yīng)對圖書館的管理水平進(jìn)行分析，并且優(yōu)化出合理的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來實(shí)現(xiàn)。爭取把出現(xiàn)的問題與管理沖突，在進(jìn)行調(diào)試與試用時(shí)解決。

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