招標文件范本固化在電子招投標中的重要性

趙文廣

(河南交通職業(yè)技術(shù)學院,河南鄭州 450005)

招標文件范本固化在電子招投標中的重要性

趙文廣

(河南交通職業(yè)技術(shù)學院,河南鄭州 450005)

招標文件在整個招標領(lǐng)域中起著至關(guān)重要的作用,它是招標活動的規(guī)則。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,電子招投標已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域,但是如何能夠使招標文件、投標文件的編制更加快捷、方便、安全已經(jīng)迫在眉睫。而金途招標文件編制工具的誕生為電子招投標的發(fā)展解決了重要的問題。

招標文件 范本固化 編制工具 電子招投標

1 傳統(tǒng)招標文件

1.1 什么是招標文件

招標文件是什么？從不同的角度可能有不同的答案。首先，招標文件是招標人制定的本次招標活動規(guī)則，正式發(fā)布以后在投標人購買了招標文件參與投標之后就成為招標人/招標代理機構(gòu)和投標人在本次招標項目進程中的共同規(guī)則，這是從法律意義上講的；從招標進程上講，招標文件是招標活動的總綱和劇本。

圖1 金途電子招投標系統(tǒng)

圖2 金途文件編制工具登錄界面

圖3 添加節(jié)點

圖4 添加自動填充

圖5 添加數(shù)據(jù)采集點

圖6 文件導出

圖7

圖8

1.2 招標文件在招標工作中的地位

在招標工作中，招標文件的地位已然不可撼動。招標文件闡明了需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件既是投標商編制投標文件的依據(jù)，又是采購人與中標商簽定合同的基礎(chǔ)。因此，招標文件在整個采購過程中起著至關(guān)重要的作用。招標人應(yīng)十分重視編制招標文件的工作，并本著公平互利的原則，務(wù)使招標文件嚴密、周到、細致、內(nèi)容正確。編制招標文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，應(yīng)有有關(guān)專家參加，必要時還要聘請咨詢專家參加。

1.3 招標文件的主要作用

招標文件的目的是通知潛在的投標人有關(guān)所要采購的貨物和服務(wù)，合同的條款和條件及交貨的時間安排。起草的招標文件應(yīng)該保證所有的投標人具有同等的公平競爭機會。根據(jù)單一項目招標文件的范圍和內(nèi)容，文件中一般應(yīng)包含：項目的概括信息；保證技術(shù)規(guī)格客觀性的設(shè)計文件；投標的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術(shù)規(guī)格和數(shù)量清單，在一些特殊情況，還應(yīng)附有性能規(guī)格，投標保證金保函，預付款保函和履約保函的標準樣本。一旦編寫的招標文件出現(xiàn)失誤，會對整個招標工作帶來巨大的困擾。

招標文件編寫是一項復雜繁瑣的工作。要想快速完整地把招標文件編寫出來，而且還不能出現(xiàn)任何錯誤，必然需要一位十分專業(yè)的人員，利用大量的時間來完成。編寫過程中一旦需要他人來接替，交接工作也比較麻煩。

招投標是建設(shè)工程等多個行業(yè)中普遍采用的一種競爭性采購方式。隨著改革的不斷深入和相關(guān)法律法規(guī)的逐漸完善，如何能更好的提高效率和降低交易成本，盡量減少在招投標領(lǐng)域中人為因素的影響值得讓人深思。與此同時，伴隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國的招投標網(wǎng)絡(luò)化提供了良好的平臺，電子招投標應(yīng)運而生。

2 電子招投標

2013年5月1日，《電子招投標辦法》正式實施，標志著我國電子化招投標的發(fā)展跨躍了一個新的里程碑，同時表明了國家對電子化招投標的態(tài)度。其內(nèi)容有前瞻性，是高技術(shù)的體現(xiàn)，將傳統(tǒng)招投標業(yè)務(wù)融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、安全認證技術(shù)，實現(xiàn)招投標過程的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

在政府大力倡導和扶植下，電子化招標已然勢在必行。

2.1 電子招投標中文件的編制方式

在電子招投標日益完善的今天，傳統(tǒng)的編制招標文件方式已無法滿足現(xiàn)階段的要求。文件編制成為電子化招投標發(fā)展的一個瓶頸，已經(jīng)大大影響了招投標電子化的發(fā)展進度。而招標文件編寫人員已迫切需要一種能與電子招投標相接軌的編寫方式。

那么在電子化招投標中，對文件的編制有何種需求呢？

電子招投標系統(tǒng)中還有大量關(guān)鍵數(shù)據(jù)需要與招標文件進行交互，如：項目名稱、招標人/招標代理、開標時間等。這些數(shù)據(jù)也是整個招標活動中最為重要，而且還重復出現(xiàn)。此外，對文件的編制并不是從一張白紙開始的。國家九部委單獨或聯(lián)合公布的標準招標文件范本就為文件編制者提供了一個很好的模版，各省市也可以按照自己的需求對其做適當?shù)恼{(diào)整。而各招標項目的編寫人員也只需按照對應(yīng)的模版填寫對應(yīng)的內(nèi)容即可，無需再做大幅度的改動。

既然如此，與電子化招投標系統(tǒng)相配套的文件編制方式，大可以從這些特點入手。以標準招標文件范本為模版，利用電子文檔的特有優(yōu)勢，使招標文件從電子招投標系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)；或者系統(tǒng)從招標文件獲取數(shù)據(jù)；再對每一個章節(jié)加以定位；對不可修改的文本內(nèi)容加以限制，可以適當調(diào)整的內(nèi)容部分放開權(quán)限；最后為生成的文件進行電子簽章，并加密，以確保招標文件的安全性。而這一過程，即為范本固化。

2.2 金途文件編制工具

金途文件編制工具是金途集團為金途電子招標投標系統(tǒng)配套研發(fā)的一套標書編制工具軟件。該軟件一套共三款，分別為標準文件編制工具、招標文件編制工具及投標文件編制工具。(見圖1)

2.2.1 標準文件編制工具

其中標準文件編制工具用于標準文件范本固化。可在原有的普通標準文件范本的基礎(chǔ)上為其添加節(jié)點、自動填充、數(shù)據(jù)采集等功能。而后招標人或招標代理以此已固化的范本來編制招標文件，可以方便地與金途綜合電子招投標系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，如：定位至某章節(jié)，自動填充項目名稱、招標人名稱及開標時間，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以從招標文件中獲取招標文件價格等等。

2.2.2 招標文件編制工具

金途招標文件編制工具用于編制招標文件，在金途電子招投標系統(tǒng)中添加完項目，并由主管單位審批后，即可在此根據(jù)標準文件范本來編寫招標文件。依照標準文件范本的設(shè)定，其中有一些數(shù)據(jù)會通過金途電子招投標系統(tǒng)自動填充(如：項目名稱、招標人名稱、開標日期等)；同時還有一些數(shù)據(jù)需要在招標文件中填寫，從而讓金途電子招投標系統(tǒng)來獲取(如：招標人驗收時間，投標文件價格等)。(見圖2)

2.2.3 投標文件編制工具

投標文件編制工具用于編制投標文件，投標人在金途電子招投標系統(tǒng)購買完招標文件并下載后，即可在此根據(jù)招標文件規(guī)定來編寫投標文件。其中有一部分數(shù)據(jù)是從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中自動獲取的。用戶只需要在相應(yīng)位置填寫相應(yīng)內(nèi)容即可。

3 金途文件編制工具的主要功能點

而范本固化的工作，主要是由標準文件編制工具來完成。其功能如下：

3.1 添加節(jié)點

以每章節(jié)為單位為招標文件范本添加節(jié)點，通過點擊節(jié)點目錄就可以輕松跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)章節(jié)，而且一些特殊節(jié)點還是金途電子招投標系統(tǒng)用于識別并獲取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵。如：招標公告節(jié)點、投標邀請書節(jié)點、商務(wù)標節(jié)點、技術(shù)標節(jié)點、財務(wù)標節(jié)點、投標書節(jié)點。(見圖3)

3.2 數(shù)據(jù)自動填充

在需要填充特定數(shù)據(jù)的位置設(shè)置自動填充點，在編寫招標文件時將標準文件導入招標文件編制工具后，招標文件就會從金途電子招投標系統(tǒng)中自動獲取數(shù)據(jù)并填充至該位置，招標文件編寫人員無需再將數(shù)據(jù)寫入。如：招標人名稱、招標代理名稱、開標時間。(見圖4)

3.3 數(shù)據(jù)采集

標準文件中某一位置添加某一類型的數(shù)據(jù)采集點，在編寫招標文件時將標準文件導入招標文件編制工具后，在招標文件中可以填寫該數(shù)據(jù)，而后金途電子招投標系統(tǒng)會自動從招標文件相應(yīng)位置獲取已填寫的數(shù)據(jù)，如：招標人驗收時間，招標文件價格等。(見圖5)

3.4 文件導出

可以將文件導出為加密的格式，如此一來除了服務(wù)器上保存的文件外，還可以將文件保存至本地。(見圖6)

此外還有插入表格、插入圖片等基本功能。而招標文件編制工具及投標文件編制工具中還可以對文件進行電子簽章并打包生成加密文件。(見圖7，8)

綜上所述，在與電子招投標系統(tǒng)配套的文件編制方式中，范本固化的作用可見一斑。若實現(xiàn)范本固化，則文件編制工作會變得輕而易舉，而且能使文件保持高效、統(tǒng)一、準確、易控制。能輕易地突破電子化招投標的瓶頸，大大提高電子化招投標的發(fā)展速度。

電子化招投標的發(fā)展趨勢不可阻擋，而且必然要有一套與之接軌的方式來編制招標文件或投標文件，與之相應(yīng)的文件編制方式也必將通過新的技術(shù)來實現(xiàn)。范本固化也是目前為止最為方便快捷的方法。電子招投標技術(shù)日漸成熟的今天，范本固化也終究會推廣至整個電子招投標領(lǐng)域。

[1]《電子招標投標辦法》.2013年2月4日中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會20號令.

[2]《電子招標投標系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》.2013年2月4日中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會20號令.

[3]《中華人民共和國招投標法》.中華人民共和國主席令21號.

[4]《中華人民共和國招標投標法實施條例》.2011年11月30中華人民共和國國務(wù)院令第613號.